Warth & Klein Grant Thornton

11. Juli 2018 | Logistik-Referenzen, Referenzen

„Als Wirtschaftsprüfungsgesellschaft stellen wir, Warth & Klein Grant Thornton, spezielle und sehr hohe Anforderungen an die Dokumentenaufbewahrung und -sicherung. Vallée und Partner hat uns bei der strategischen Neuausrichtung unserer Archivierung hervorragend unterstützt.“

Jörg Eigelshoven, Senior Partner, Leiter des Geschäftsbereichs Private Finance bei der Warth & Klein Grant Thornton AG

Branche: Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Finanz- und Beratungsbranche

 

Projektaufgaben:

Erstellung von Lösungsszenarien und Festlegung der strategischen Neuausrichtung, Ausgestaltung des Ausschreibungsdokuments, Durchführung der Ausschreibung und Auswahl des geeigneten Dienstleisters, Abstimmung der operativen Abläufe und der systemseitigen Verknüpfung.

Projektzusammenfassung:

Neuausrichtung der Archivierung

Die Warth & Klein Grant Thornton AG (in der Folge kurz „WKGT“) ist eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft mit Hauptsitz in Düsseldorf und Niederlassungen in neun weiteren deutschen Städten. Zu den Haupttätigkeitsfeldern von WKGT zählen die Wirtschaftsprüfung, Steuer- und Rechtsberatung sowie Beratung in den Bereichen Corporate Finance & Advisory Services und Private Finance. WKGT ist in zahlreichen Branchen vertreten, u.a. in den Sektoren Automotiv, Maschinen- und Anlagenbau und Transport & Logistik.

WKGT entschied sich im Jahr 2017 zur Neuausrichtung der Archivierung und initiierte ein entsprechendes Projekt. Ziel des Projekts sollte es sein, die bisherige Archivierung noch sicherer und effizienter aufzustellen. Der Sicherheits- und Effizienzgedanke sollte dabei im Rahmen der Projektierung sowohl bei der physischen Archivierung als auch bei der IT-seitigen Abwicklung verwirklicht werden.

Zur zielkonformen Realisierung dieses Vorhabens beauftragte WKGT Vallée und Partner (in der Folge kurz „VuP“). Für WKGT und VuP war es bereits das zweite gemeinsame Projekt. Das erste Projekt fand in dem Jahr 2015 statt. Die Erkenntnisse aus jenem ersten Projekt dienten dabei als Grundlage für das Folgeprojekt und verhalfen beiden Seiten einen fokussierten Einstieg zu finden.

Im Rahmen der Neuausrichtung nahm VuP die aktuellen Gegebenheiten auf, definierte gemeinsam mit WKGT die zu erreichenden Anforderungen und arbeitete schließlich zwei mögliche Lösungsszenarien aus. Ein Szenario zielte dabei auf die eigenständige Abwicklung durch WKGT ab, wohingegen das zweite Szenario den Einbezug eines spezialisierten Dienstleisters vorsah. Nach fundierter Analyse beider Szenarien, unter besonderer Betrachtung der zugehörigen Sicherheitskonzepte, fiel schließlich die Entscheidung zugunsten eines auf diesem Gebiet qualifizierten und auditierten Dienstleisters.

Die Anfertigung der Ausschreibungsunterlagen, die darauffolgende Angebotsanalyse und schließlich die Auswahl des favorisierten Dienstleisters wurden dabei durch VuP durchgeführt und im Zeitverlauf mit WKGT abgestimmt.

Rückblickend betrachtet kann die Wahl des Dienstleisters, nicht nur aus finanzieller Sicht, als voller Erfolg bewertet werden. WKGT kann sich nunmehr umfänglich auf sein Kerngeschäft konzentrieren, flexibel auf Kapazitätsveränderungen reagieren und auf ein bestehendes, nachweißlich erprobtes und kontinuierlich zu auditierendes Gebäude- und Archivsicherheitskonzept zurückgreifen. Auch die IT-seitige Abwicklung sowie die Sicherstellung effizienter Prozesse werden durch den Dienstleister vollumfänglich gewährleistet.

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