Warth & Klein Grant Thornton – Festlegung der strategischen Neuausrichtung der Archivierung

Warth & Klein Grant Thornton AG

Das Unternehmen:

Die Warth & Klein Grant Thornton AG (im Folgenden kurz WKGT) ist eine Wirtschaftsprüfgesellschaft mit Hauptsitz in Düsseldorf und Niederlassungen in neun weiteren deutschen Städten. Zu den Haupttätigkeitsfeldern von WKGT zählen die Wirtschaftsprüfung, Steuer- und Rechtsberatung sowie Beratung in den Bereichen Corporate Finance & Advisory Services und Private Finance. WKGT ist in zahlreichen Branchen vertreten, unter anderem in den Sektoren Automotiv, Maschinen- und Anlagenbau, Transport und Logistik. Das Unternehmen beschäftigt über 1.300 Mitarbeiter an 10 deutschen Standorten.

Projektaufgaben:

Erstellung von Lösungsszenarien und Festlegung der strategischen Neuausrichtung der Archivierung.

Projektzusammenfassung:

WKGT entschied sich im Jahr 2017 zur Neuausrichtung der Archivierung und initiierte ein entsprechendes Projekt. Ziel des Projekts sollte es sein, die bisherige Archivierung noch sicherer und effizienter aufzustellen. Der Sicherheits- und Effizienzgedanke sollte dabei im Rahmen der Projektierung sowohl der physischen Archivierung als auch bei der IT- seitigen Abwicklung verwirklicht werden. Zur zielkonformen Realisierung dieses Vorhabens beauftragte WKGT Vallée und Partner. Für WKGT und Vallée und Partner war es bereits das zweite gemeinsame Projekt. Das erste Projekt fand in dem Jahr 2015 statt. Die Erkenntnisse aus jenem ersten Projekt dienten dabei als Grundlage für das Folgeprojekt und verhalfen beiden Seiten einen fokussierten Einstieg zu finden.

Im Rahmen der Neuausrichtung nahm Vallée und Partner die aktuellen Gegebenheiten auf, definierte gemeinsam mit WKGT die zu erreichenden Anforderungen und arbeitete schließlich zwei mögliche Lösungsszenarien aus. Ein Szenario zielte dabei auf die eigenständige Abwicklung durch WKGT ab, wohingegen das zweite Szenario den Einbezug des spezialisierten Dienstleisters vorsah. Nach fundierter Analyse beider Szenarien, unter besonderer Betrachtung der zugehörigen Sicherheitskonzepte, fiel schließlich die Entscheidung zugunsten eines auf diesem Gebiet qualifizierten und auditierten Dienstleisters. Die Anfertigung der Ausschreibungsunterlagen, die darauffolgende Angebotsanalyse und schließlich die Auswahl des favorisierten Dienstleisters wurden dabei durch das Beraterteam von Vallée und Partner durchgeführt und im Zeitverlauf mit WKGT abgestimmt.

Rückwirkend kann die Wahl des Dienstleisters, nicht nur aus finanzieller Sicht, als voller Erfolg bewertet werden. WKGT kann sich nunmehr umfänglich auf sein Kerngeschäft konzentrieren, flexibel auf Kapazitätsveränderungen reagieren und auf ein bestehendes, nachweißlich erprobtes und kontinuierlich zu auditierendes Gebäude- und Archivsicherheitskonzept zurückgreifen. Auch die IT-seitige Abwicklung sowie die Sicherstellung effizienter Prozesse werden durch die Dienstleister vollumfänglich gewährleistet.

Ziele und Ablauf:

• Erstellung von Lösungsszenarien
• Festlegung der strategischen Neuausrichtung
• Archivierung sicherer und effizienter gestaltet
• Auswahl eines Dienstleisters durch Vallée und Partner