Ihre Experten für ERP Auswahl und ERP Einführung

Ein funktionierendes ERP System ist das Rückgrat der Unternehmens IT und Ihrer Digitalisierungsstrategie. Es bildet die Basis für funktionierende und integrierte Unternehmensprozesse. Komplexe ERP Projekte sind unser Tagesgeschäft.

  

ERP Beratung

Was wir für Sie tun:

PROJEKTSETUP

  • realistische Ziele und Strategie erarbeiten
  • Sinnvollen Projektumfang festlegen
  • Erwartungen managen / Transparenz schaffen
  • Prozess- und ERP-Verständnis schaffen

 
 

PROJEKTTEAM

  • Key User und Projektteam identifizieren

  • Lieferung von realistischen Benchmarks für Ressourcenbedarf und Key User Kompetenzen

  • Motivieren

 

 

ANFORDERUNGS- MANAGEMENT

  • -Projekt-relevante Inhalte/ Kernprozesse identifizieren

  • Definition der Anforderungen an Ihr ERP-System in Workshops

  • ERP-Standardprozesse einbringen

  • Soll-/ Ist-Abgleich

DOKUMENTATION, LASTENHEFT

  • Unterstützung bei der Formulierung in einem Anforderungsdokument / Lastenheft

  • Management der Annforderungen

 
 

ANBIETERAUSWAHL

  • Unsere Marktkenntnis einbringen, um Ihnen alle funktionalen und technologischen Möglichkeiten zu eröffnen

  • Transparenz schaffen

  • Terminorganisation und Moderation der Termine

  • Handlungsgempfehlungen aussprechen

VERHANDLUNGS- UNTERSTÜTZUNG

  • Entwicklung einer kaufmännischen Verhandlungsstrategie und Begleiten der Verhandlungen

  • Vernünftige kaufmännische Konditionen und vertragliche Sicherheit realisieren

 

Sprechen Sie uns unverbindlich an

Christian Gerdes
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Ihr Experte ERP Auswahl und Einführung
Kristian Luersen
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Ihr Experte für ERP Auswahl und Einführung
Markus Lohmann
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Ihr Experte für ERP Auswahl und Einführung

ERP Projekt: Machen Sie sich zunächst startklar für Ihre ERP Auswahl

Natürlich können Sie einen guten Bekannten nach der Software Lösung fragen, die er bereits erfolgreich eingeführt hat. Dann wissen Sie, welche Software Lösung oder welches ERP System zu ihm passt, nicht aber zwangsläufig auch zu Ihnen. Natürlich können Sie sich in der Breite, in Fachzeitschriften, im Internet, in Marktübersichten, auf Messen und Fachveranstaltungen informieren. Dort werden Sie eine Vielzahl von Software Anbietern, Systemen und Lösungen vorfinden, ohne zu wissen, was diese leisten können und was Sie konkret davon benötigen. Ihre Maßnahmen werden dann aber wenig passgenau sein und nicht zielgerichtet wirken können. Es sind nicht Ihre Geschäftsprozesse, die für die Entscheidungen anderer maßgeblich waren. Ihre ERP Lösung sollte zu den Geschäftsprozessen Ihres Unternehmens passen.

Besser ist es, zunächst eine klare Zielsetzung festzusetzen und eine Strategie zu erarbeiten. Analysieren Sie Ihre Anforderungen und Geschäftsprozesse und schreiben Sie auf, was Sie heute und in Zukunft im Bereich ERP benötigen. Damit haben Sie einen Wegweiser, um gezielte Recherchen, Marktsondierungen und Anbietervergleiche durchführen zu können. Das klingt trivial, birgt aber einige ungeahnte Fallstricke. Neben der Komplexität des ERP Marktes, die sich vor allem in wenig vergleichbaren Leistungsversprechen, Lizensierungs- oder Betriebsmodellen äußert, wird häufig die unternehmensinterne Dynamik von ERP Projekten unterschätzt. Haben Sie sich schon mal die Frage gestellt, ob Ihre Mannschaft in der Lage ist die Geschwindigkeit, die Ihnen ein ERP Anbieter im Projekt abverlangt, ohne Vorbereitung mitgehen können? Schafft Ihr Team das neben dem Tagesgeschäft?

Machen Sie sich klar: Ein ERP Projekt beginnt bereits vor der systematischen ERP Auswahl. Identifizieren Sie zu Beginn die betroffenen Bereiche und Mitarbeiter und beziehen Sie diese in geeignete Projektstrukturen ein, z.B. beim Erarbeiten der Anforderungen. Räumen Sie Ihren Mitarbeitern zeitliche Kapazitäten ein, um das ERP Projekt stemmen zu können. Betreiben Sie unter der Mitarbeiterschaft Projektmarketing. Dies schafft Akzeptanz und eröffnet Synergien für die spätere erfolgreiche ERP Einführung, die nach der abgeschlossenen ERP Auswahl auf Sie zukommt.

 

Strategie erarbeiten

Analysieren Sie Ihre Anforderungen und schreiben Sie auf, was Sie heute und in Zukunft im Bereich ERP benötigen.

Projektstrukturen festlegen

Identifizieren Sie zu Beginn die betroffenen Bereiche und Mitarbeiter und beziehen Sie diese in geeignete Projektstrukturen ein.

ERP-Checkliste für Ihren Projekterfolg

Sie sind sich noch nicht sicher, wie Sie ihr ERP-Projekt starten sollen? Laden Sie sich unseren ERP-Checkliste herunter und bereiten Sie sich gut auf Ihr ERP-Projekt vor.

Start der ERP Auswahl: Lastenheft

Eine Anforderungsanalyse soll Aufschluss über Ihren Bedarf und Ihre Möglichkeiten unter Berücksichtigung Ihrer Unternehmensziele geben. Mensch und Organisation stehen bei dieser Betrachtung im Vordergrund, der Bedarf an Technik, als reines Werkzeug, lässt sich daraus ableiten. Dennoch ist es wichtig, offen zu sein und auch bestehende Strukturen und Prozesse in Frage zu stellen. Keine Software tickt wie die Andere, eine Prozessreorganisation in Verbindung mit der Unterstützung durch eine andere Software bietet häufig ungeahnte Potenziale.

Daher ergibt es Sinn, bei der Definition der Anforderungen abstrakt und quer zu denken und dabei die am Markt verfügbaren technologischen Möglichkeiten von ERP Standardsoftware im Hinterkopf zu haben. Es gilt sowohl die Frage nach den Funktionalitäten, als auch nach der notwendigen Technologie zu stellen und Restriktionen und Abhängigkeiten zu der bestehenden Softwarelandschaft herauszuarbeiten. Definieren Sie die Anforderungen an Ihr zukünftiges ERP-System so, dass sie vom ERP Anbieter auch verstanden und verarbeitet werden können. Klassischerweise schreiben Sie die Anforderungen in einem Lastenheft nieder und bringen alle, bis hierhin angestellten, Überlegungen auf den Punkt. Auf dieser Basis sind Sie in der Lage Ihr Vorhaben zu vermitteln und belastbare Kostenindikationen einzuholen. Dieses Vorgehen schließt die vielfach propagierten agilen Methoden nicht aus. Für ein komplexes ERP Projekt wird ein klarer Ausgangspunkt benötigt, von dem aus man auch etwaige agile Teilprojekte ableiten kann. Ob Sie das Ergebnis am Ende Anforderungsdokument oder Lastenheft nennen, bleibt Ihnen überlassen.

Vom Ist- zum Soll-Prozess

Durch den Abgleich der Anforderungen zu heutigen modernen ERP Funktionalitäten entsteht ein klares Bild der anstehenden Organisationsveränderungen in Ihrem Unternehmen.

Lastenheft erstellen

Diese gibt Aufschluss über Ihren Bedarf und Ihre Möglichkeiten unter Berücksichtigung Ihrer Unternehmensziele.

Longlist und Shortlist: Die Besten in die engere Auswahl

Der ERP Markt ist sehr unübersichtlich und umfasst hunderte Anbieter und hunderte ERP-Systeme, die verschiedenste Lösungen im Bereich ERP anbieten. Hier lohnt es zu vergleichen. Wenn Sie eine Ausschreibung durchführen, finden sich unter den Anbietern Softwarehersteller, reine Implementierer, Anbieter mit Konzernstrukturen oder auch kleine Nischenanbieter. Setzen Sie bei Ihrer ERP Software Schwerpunkte für Ihr Unternehmen. Stellen Sie sich an dieser Stelle erneut die Frage, was Ihnen wichtig ist und zu Ihnen passt. Häufig sind dieselben Fragen zu beantworten. Ein Beispiel: Benötigen Sie für Ihren Erfolg explizites Branchen-Knowhow eines Anbieters oder setzen Sie eher auf einen Generalisten, der aber technologisch Vorreiter ist? Haben Sie bei Ihrer Ausschreibung auch im Hinterkopf, dass kleinere Anbieter zwar oft weniger integrierte Funktionalitäten bieten, dafür aber möglicherweise mit besserem Service punkten. Ein Nischenanbieter kann unter Umständen für Sie der passendere Partner für Ihre Software sein.

Ihr Lastenheft (Anforderungsdokument) gibt den Weg für die weitere Eingrenzung der Anbieter vor. So können Sie nun Ihre Longlist von ERP Systemen auf eine kleine Zahl potenzieller Anbieter spezifizieren, die für Sie in die nähere Auswahl kommen. Die so entstehende Shortlist beinhaltet nun ERP Anbieter und Systeme, die bereits die vorausgesetzten Schwerpunkte erfüllen. Vereinbaren Sie Gesprächstermine für ein erstes, persönliches Kennenlernen. Ein Tipp: Geben Sie den Anbietern die Gelegenheit einen Pitch durchzuführen. Mit den so gewonnenen Eindrücken können Sie sich einen weiteren Überblick über die vorhandenen Kompetenzen verschaffen und das ERP-System auf Herz und Nieren testen.

Marktübersicht erlangen

Der ERP Markt ist sehr unübersichtlich und umfasst hunderte Anbieter, die verschiedenste Lösungen im Bereich ERP anbieten.

Pitches durchführen

Erstellen Sie eine klare Agenda für Pitchtermine. Stecken Sie die Erwartungshaltung klar ab.

Genau hinschauen bei der Auswahl des ERP-Systems

Nach dem ersten Kennenlernen (Pitches) haben Sie die Möglichkeit Anbieter auszusortieren, die den von Ihnen gesetzten Kriterien nicht entsprechen. Dies kann neben funktionalen und technischen Aspekten auch der Faktor Mensch/Unternehmen sein. Vergegenwärtigen Sie sich, dass Sie über einen längeren Zeitraum mit dem Anbieter zusammenarbeiten müssen. Wenn es am Anfang schon mit der Kommunikation nicht hinhaut, dann sind das schlechte Vorzeichen. Gehen Sie an dieser Stelle kein Risiko ein, wenn Sie den Eindruck haben, dass beispielsweise Ihre Philosophie oder Kultur nicht mit dem ERP Anbieter harmonisiert. Auch Antipathie zwischen den Entscheidern und Verantwortlichen spielt hier eine Rolle.

Den dann verbleibenden Anbietern wird im weiteren Verlauf das Lastenheft zur Verfügung gestellt und es erfolgt im weiteren Verlauf ein Sparring mit den Anbietern. Ihre potenziellen Anbieter werden dann ein expliziteres Angebot abgeben können. Lassen Sie sich bei Bedarf in ERP Anbieterpräsentationen gezielt die wichtigsten Themen präsentieren. Es sollte Ihnen an dieser Stelle auch ein konkreter Fahrplan angeboten werden. Ermöglichen Sie diesen ERP Anbietern genauer auf Ihre Bedürfnisse einzugehen und Ihre Nachfragen zu beantworten. Das schafft Sicherheit. Erst wenn Ihre Fragen beantwortet sind und die Fakten hinreichend vorliegen, fällen Sie Ihre Entscheidung. Sie haben das letzte Wort. Erst dann wählen Sie ihr ERP-System aus.

Anbieter aussortieren

Sortieren Sie die Anbieter heraus, die den von Ihnen gesetzten Kriterien nicht entsprechen.

Anbieter Briefing

Nach dem ersten Kennenlernen haben Sie die Möglichkeit Anbieter auszusortieren, die den von Ihnen gesetzten Kriterien nicht entsprechen

Verhandlungen mit den ERP Anbietern

Haben Sie ein ERP-System als Favoriten bestimmt, gilt es, die kaufmännischen Rahmenbedingungen festzuzurren, kaufmännische Sicherheit zu erlangen. Eine ERP Auswahl kann auch in der letzten Phase der kaufmännischen Verhandlungen und Klärung vertraglicher Punkte noch eine völlig andere Richtung einschlagen. Hier sollten Sie klare und realistische Vorstellungen haben und diese in die Verhandlungen einbringen. Liegen Ihnen Konkurrenzangebote vor, haben Sie einen gewichtigen Trumpf bei den Vertragsverhandlungen in der Hand, insbesondere, wenn es um die Kosten und Inhalte geht. Dieses Element allein für sich genommen zeigt wie wichtig eine vollständig durchgeführte ERP Auswahl ist. Denn die Argumente aus der ERP Auswahl bleiben Ihnen erhalten. Alternativen, die sie sich eröffnet haben, machen Sie unabhängiger und erhalten Ihnen Ihre Entscheidungsspielräume.

Unterschriftsreif verhandeln

Verhandlung und Klärung vertraglicher Punkte. Vorsicht: Hier ist sehr gute Vorbereitung nötig.

Komplexe ERP Projekte sind unser Tagesgeschäft

Wir unterstützen Sie auf allen Ebenen des komplexen ERP-Auswahl- und ERP-Einführungsprozesses. Dabei sind wir immer anbieterneutral und beraten auf Augenhöhe. Unser Ziel ist es, Sie sicher und in vertretbarer Zeit durch ihr ERP Auswahl- und Einführungsprojekt zu begleiten.

ERP Lebenszyklus

ERP Einführung

Haben Sie sich für eine ERP Software und einen Anbieter entschieden, muss das ERP-System in Zeit, Budget und Qualität sicher eingeführt werden. Die eigentliche ERP Einführung beschreibt die Phase der Implementierung bis hin zum erfolgreichen Go-Live des Systems, dabei kann es mehrere Go-Live Phasen geben. Bei der ERP Einführung lauern verschiedene Tücken. An dieser Stelle treten die meisten Probleme auf, die in der ERP Auswahl hätten vermieden werden können.

Konsequentes Projekt- und Prozessmanagement sowohl auf der Kunden- als auch auf der Anbieterseite, gewinnen in der Einführungsphase noch mehr an Bedeutung. Die Teilprojekte, Projektaufgaben, Zeitpläne und Projektdokumente müssen zwischen den Projektbeteiligten koordiniert und nachgehalten werden. Über allem steht ein konsequentes Projektcontrolling inkl. Zeit-, Budget- und Qualitätsüberwachung. In dieser Phase wird es sich auszahlen, wenn Sie in der ERP Auswahl die richtigen Weichen gestellt, neben einer geeigneten Software, den geeigneten Anbieter und das eigene Projektteam im Unternehmen zusammengestellt haben. Ihr Projektteam besteht aus einem Projektsponsor, einem Projektleiter, einem Prozessmanager und den Key Usern. Die Menschen bringen das Projekt zum Erfolg.

ERP System einführen

Die ERP Einführung beschreibt die Phase der Implementierung bis hin zum erfolgreichen Go-Live des Systems.

Pflichtenheft – Umsetzungsdokument: Analyse, Konzeption und Design

Es haben sich mehrere Projektmethoden zur Einführung von Software etabliert. So sind im Web-Umfeld und insbesondere bei jungen Unternehmen und Startups agile Methoden, wie beispielsweise SCRUM, aufgrund der damit einhergehenden Geschwindigkeit und Flexibilität sehr verbreitet. Diese Vorteile stehen jedoch im Widerspruch zur Planungssicherheit der zu erwartenden Funktionalität und deren Nutzen. Aufgrund dessen haben sich bei der Einführung von ERP-Standardsoftware, insbesondere im Mittelstand, nach wie vor Elemente aus der klassischen Wasserfall-Projektmethode bewährt. In diesem eher konservativen Umfeld trifft man verstärkt auf Begriffe wie Lastenheft oder Pflichtenheft. Diese mögen altbacken klingen, doch behalten sie, häufig abgewandelt und moderner benannt, nach wie vor ihre Logik. Es gilt: Die Last des Kunden wird für den Anbieter zur Pflicht.

Der in der ERP-Auswahl evaluierte Anbieter wird im ERP-Einführungsprozess mit Ihrem Unternehmen Workshops in seinem ERP System durchführen, aus denen sich auf Basis des Lastenheftes eine vertiefende Arbeitsgrundlage, eben das Pflichtenheft, ergibt. Dieses Pflichtenheft ist wesentlich detaillierter als das Lastenheft aus der ERP-Auswahl, da es sich nun auf das ausgewählte ERP System bezieht. Es beschreibt, wie Ihr Anbieter die gesteckten Vorgaben aus dem Lastenheft technisch umsetzen wird.

Die Kombination aus Lastenheft und Pflichtenheft ist Ihre Referenz für die ERP Einführung, daher sollten beide Dokumente dauerhaft gründlich geprüft und einer Qualitätssicherung unterzogen werden.Ein ERP-Anbieter und Sie als Unternehmen sprechen nicht unbedingt in allen Belangen dieselbe Sprache. Auch bei guter Abstimmung kann für einzelne Sachverhalte ein unterschiedliches Verständnis der Dinge vorliegen. Indem diese aufgeschrieben werden, gelangt man zu einer gegenseitigen Vereinbarung, die klar besagt, was umzusetzen ist.

Dauerhafte Prüfung

Lasten- und Pflichtenheft sollten dauerhaft gründlich geprüft und einer Qualitätssicherung unterzogen werden

ERP Schulung Ihrer Mitarbeiter

Die Schulung Ihrer Mitarbeiter ist von herausragender Bedeutung für eine erfolgreiche ERP Einführung. Häufig werden zunächst nur die Key-User geschult und mit den wichtigsten Funktionen des ERP Systems vertraut gemacht. Dies sollte ziemlich früh, während der Implementierung, geschehen. Einerseits werden die Key-User so in die Lage versetzt, selbst Problemstellungen aufzuzeigen und das ERP System zu testen. Des Weiteren können die betreffenden ausgewählten Key User Erfahrungen mit dem neuen ERP-System sammeln, um ihrer späteren Aufgabe der Mitarbeiterschulung und Motivation nachzukommen. So reduzieren Sie Abhängigkeiten und können Schulungen, die beispielsweise bei neuen Mitarbeitern zwangsläufig nötig werden, im eigenen Hause bewerkstelligen. Außerdem bündeln Sie Wissen in Ihrem Unternehmen. Verstehen Sie ihre Key User als Multiplikatoren in Ihrem Unternehmen und bereiten Sie diese gründlich auf ihre Rolle vor. Planen Sie entsprechende Kapazitäten ein.

Schulungen durchführen

Die Schulung Ihrer Mitarbeiter ist von herausragender Bedeutung für eine erfolgreiche ERP Einführung.

Realisierung, Test und Abnahme

Eins vorneweg: Ein realistischer Zeitrahmen ist der Schlüssel zum Erfolg.

Nach der Realisierungsphase, also der Umsetzung des Pflichtenheftes durch den Anbieter, werden mehrere Testschleifen durchgeführt, die Aufschluss darüber geben, welche Auswirkungen die Migration Ihrer Daten und Prozesse in das neue ERP System haben werden. Auch sollte getestet werden, ob alle Anforderungen, wie im Lastenheft und Pflichtenheft vereinbart, umgesetzt worden sind und nichts fehlt. Ein finaler Integrations-, verbunden mit einem Stresstest der einzelnen Umsetzungen auf ihre Funktionsweise und deren Zusammenspiel im Ganzen gehört ebenfalls dazu, um unvorhergesehene Probleme bestmöglich auszuschließen. Durch die Abnahme und der Zustimmung aller Entscheider auf beiden Seiten geben Sie dann das ERP System frei und den Startschuss für das Go-Live.

Gewissenhaft testen

Tests sind die letzten Möglichkeiten einen Abgleich zum Lasten- und Pflichtenheft durchzuführen. Führen Sie dieses gewissenhaft durch.

Go-Live und ERP Optimierung

Mit dem Go-Live ist das ERP Projekt noch nicht beendet, es beginnt die Zeit der ERP Optimierung. Sie benötigen in den ersten Wochen noch Unterstützung durch den ERP Anbieter. Wenn das ERP System reibungslos läuft, sollten Sie ein Projekt-Review durchführen und die Weichen für eine kontinuierliche Verbesserung der Prozesse mit dem neuen ERP System stellen. 

Selbstverständlich lassen sich nicht alle Elemente des ERP Einführungsprozesses in ein paar Zeilen abschließend darstellen, aber Sie haben mit unserem Beitrag einen ersten Überblick über die ERP Einführung bekommen. Es gibt verschiedene ERP Einführungsstrategien über die wir sehr gerne mit Ihnen persönlich sprechen.

ERP optimieren

Der erfolgreiche Go-Live ist der Startschuss für weitere “Tuning-Maßnahmen” innerhalb Ihrer Organisation und des ERP Systems.

ERP-Beratung

Was wir für Sie tun:

UMSETZUNGS- UNTERSTÜTZUNG

  • Sparringspartner

  • externer Projektleiter

  • Wir bleiben an Ihrer Seite bis zum erfolgreichen Go-Live

 

QUALITÄTSSICHERER

  • Wir behalten Lastenheft und Pflichtenheft im Auge und sorgen für die entsprechende Umsetzung

  • Externe Unterstützung bei Konzeption der ERP-Prozessen, insbes. Testszenarien

 

MODERATION / MEDIATION / KOMMUNIKATION

  • Durchführung von Projekt-Reviews

  • Wir übernehmen die Funktion als Moderator, Mediator und Kommunikator in Krisensituationen

 

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Christian Gerdes
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Markus Lohmann
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