ERP - Unser Tagesgeschäft
Ein funktionierendes ERP System ist das Rückgrat der Unternehmens IT und Ihrer Digitalisierungsstrategie. Folglich bildet es die Basis für funktionierende und integrierte Unternehmensprozesse.
ERP Beratung
Was wir für Sie tun:
Vom Projektsetup über das Anforderungsmanagement bis hin zur Umsetzung unterstützen wir Sie. Anfangs helfen wir Ihnen dabei ein geeignetes Projektteam zu identifizieren und zu motivieren, die Anforderungen an Ihr ERP-System zu definieren und ein Anforderungsdokument (Lastenheft) zu formulieren. Abgesehen davon werden wir unsere Marktkenntnisse einbringen, um Ihnen alle funktionalen und technischen Möglichkeiten zu eröffnen und Handlungsempfehlungen bei der Anbieterauswahl aussprechen. Des Weiteren entwickeln wir mit Ihnen eine kaufmännische Verhandlungsstrategie und begleiten die Verhandlungen.
Während der gesamten Geschäftsbeziehung fungieren wir auch als Qualitätssicherer und Moderatoren. Dabei halten wir für Sie Lasten- und Pflichtenheft im Auge und sorgen für die entsprechende Umsetzung. Des Weiteren übernehmen wir die Funktion als Moderator, Mediator und Kommunikator in Krisensituationen.
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ERP Projekt: Machen Sie sich zunächst startklar für Ihre ERP Auswahl
Natürlich können Sie einen guten Bekannten vorher nach der Software Lösung fragen, die er bereits erfolgreich eingeführt hat aber anschließend wissen Sie dann nur, welche Software Lösung oder welches ERP System zu ihm passt, deshalb aber nicht zwangsläufig auch zu Ihnen.
Darüber hinaus können Sie sich aber auch in Fachzeitschriften, im Internet, auf Messen und nicht zuletzt während Fachveranstaltungen informieren. Dort werden Sie eine Vielzahl von Software Anbietern und Systemen vorfinden, ohne zu wissen, was diese leisten können und geschweige denn, was Sie konkret davon benötigen.
Folglich werden Ihre Maßnahmen wenig passgenau sein und obendrein nicht zielgerichtet wirken können. Schließlich sind es nicht Ihre Geschäftsprozesse, die für die Entscheidungen anderer maßgeblich waren. Besser gesagt: Ihre ERP Lösung sollte zu den Geschäftsprozessen Ihres Unternehmens passen.
Folgerichtig ist, eine klare Zielsetzung festzusetzen und eine entsprechende Strategie zu erarbeiten. Dadurch können Sie gezielte Recherchen und Anbietervergleiche durchführen.
Neben der Komplexität des Marktes, die sich vor allem in wenig vergleichbaren Leistungsversprechen, Lizensierungs- oder Betriebsmodellen äußert, wird häufig die unternehmensinterne Dynamik von ERP Projekten unterschätzt.
Haben Sie sich zudem schonmal gefragt, ob Ihre Mannschaft in der Lage ist die Geschwindigkeit, die Ihnen ein ERP Anbieter im Projekt inzwischen abverlangt, mitzugehen?
Ein ERP Projekt beginnt bereits vor der systematischen ERP Auswahl.
- Erstens: Identifizieren Sie betroffene Bereiche und Mitarbeiter und beziehen Sie diese mit ein.
- Zweitens: Räumen Sie Mitarbeitern Kapazitäten ein, um das ERP Projekt stemmen zu können.
- Und am Wichtigsten: Betreiben Sie internes Projektmarketing. Schlussendlich schafft dies Akzeptanz für die spätere ERP Einführung.
Strategie erarbeiten
Analysieren Sie Ihre Anforderungen und schreiben Sie auf, was Sie heute und in Zukunft im Bereich ERP benötigen.
Projektstrukturen festlegen
Identifizieren Sie anfangs die betroffenen Bereiche und Mitarbeiter und beziehen Sie diese in geeignete Projektstrukturen ein.
Start der ERP Auswahl: Lastenheft
Eine Anforderungsanalyse gibt Aufschluss über Ihren Bedarf und Ihre Möglichkeiten – unter Berücksichtigung Ihrer Unternehmensziele. Mensch und Organisation stehen bei dieser Betrachtung im Vordergrund, wobei sich der Bedarf an Technik schlussendlich daraus ableiten lässt. Deshalb ist es wichtig, offen zu sein und auch bestehende Strukturen und Prozesse in Frage zu stellen. Keine Software tickt wie die Andere. Das heißt eine Prozessreorganisation in Verbindung mit der Unterstützung durch eine andere Software bietet häufig ungeahnte Potenziale.
Deshalb ist es sinnvoll, bei der Definition der Anforderungen abstrakt und quer zu denken und dabei die am Markt verfügbaren technologischen Möglichkeiten von ERP Standardsoftware im Hinterkopf zu haben.
Folglich gilt es sowohl die Frage nach den Funktionalitäten als auch nach der notwendigen Technologie zu stellen. Infolgedessen müssen Restriktionen und Abhängigkeiten zu der bestehenden Softwarelandschaft herausgearbeitet werden.
Kurz gesagt: Definieren Sie die Anforderungen an Ihr zukünftiges ERP-System so, dass sie vom ERP Anbieter auch verstanden und verarbeitet werden können.
Klassischerweise schreiben Sie die Anforderungen in einem Lastenheft nieder und bringen alle bis hierhin angestellte Überlegungen auf den Punkt. Auf dieser Basis sind Sie in der Lage Ihr Vorhaben zu vermitteln und belastbare Kostenindikationen einzuholen.
Dieses Vorgehen schließt die vielfach verbreiteten agilen Methoden übrigens nicht aus. Für ein komplexes ERP Projekt wird ein klarer Ausgangspunkt benötigt, von dem aus man auch etwaige agile Teilprojekte ableiten kann.
Ob Sie das Ergebnis am Ende Anforderungsdokument oder Lastenheft nennen, bleibt im Grunde genommen Ihnen überlassen.
Vom Ist- zum Soll-Prozess
Durch den Abgleich der Anforderungen zu heutigen modernen ERP Funktionalitäten entsteht ein klares Bild der anstehenden Organisationsveränderungen in Ihrem Unternehmen.
Lastenheft erstellen
Diese gibt Aufschluss über Ihren Bedarf und Ihre Möglichkeiten unter Berücksichtigung Ihrer Unternehmensziele.
Longlist und Shortlist: Die Besten in die engere Auswahl
Der ERP Markt ist mitunter sehr unübersichtlich und umfasst hunderte Anbieter und entsprechend viele ERP-Systeme, die verschiedenste Lösungen im Bereich ERP anbieten. Deshalb lohnt es zu vergleichen. Wenn Sie eine Ausschreibung durchführen, finden sich unter den Anbietern Softwarehersteller, reine Implementierer, Anbieter mit Konzernstrukturen oder auch kleine Nischenanbieter.
Setzen Sie deswegen bei Ihrer ERP Software Schwerpunkte für Ihr Unternehmen.
Mit anderen Worten: Stellen Sie sich an dieser Stelle erneut die Frage, was Ihnen wichtig ist und zu Ihnen passt. Häufig sind dieselben Fragen zu beantworten. Ein Beispiel:
- Benötigen Sie für Ihren Erfolg explizites Branchen-Knowhow eines Anbieters oder setzen Sie stattdessen auf einen Generalisten, der aber technologisch Vorreiter ist?
- Haben Sie bei Ihrer Ausschreibung auch im Hinterkopf, dass kleinere Anbieter zwar oft weniger integrierte Funktionalitäten bieten, dafür aber möglicherweise mit besserem Service punkten?
Unter dem Strich kann ein Nischenanbieter unter Umständen der passendere Partner für Ihre Software sein. Außerdem gibt Ihr Lastenheft den Weg für die weitere Eingrenzung der Anbieter vor.
Somit können Sie nun Ihre Longlist von ERP Systemen auf eine kleine Zahl potenzieller Anbieter spezifizieren, die für Sie in die nähere Auswahl kommen. Die so entstehende Shortlist beinhaltet überdies ERP Anbieter und ERP Systeme, die bereits die vorausgesetzten Schwerpunkte erfüllen.
Kurzum: Vereinbaren Sie Gesprächstermine für ein erstes, persönliches Kennenlernen.
Ein Tipp: Geben Sie den Anbietern die Gelegenheit einen Pitch durchzuführen. Mit den so gewonnenen Eindrücken können Sie sich einen weiteren Überblick über die vorhandenen Kompetenzen verschaffen und das ERP-System auf Herz und Nieren testen.
Marktübersicht erlangen
Der ERP Markt ist sehr unübersichtlich und umfasst hunderte Anbieter, die verschiedenste Lösungen im Bereich ERP anbieten.
Pitches durchführen
Erstellen Sie eine klare Agenda für Pitchtermine. Stecken Sie die Erwartungshaltung klar ab.
Genau hinschauen bei der Auswahl des ERP-Systems
Nach dem ersten Kennenlernen (Pitches) haben Sie die Möglichkeit Anbieter auszusortieren, die den von Ihnen gesetzten Kriterien nicht entsprechen.
Neben funktionalen und technischen Aspekten kann das zudem auch der Faktor Mensch sein. Vergegenwärtigen Sie sich deshalb unbedingt, dass Sie mit dem gewählten Anbieter über einen längeren Zeitraum zusammenarbeiten müssen.
Kurzum: Wenn es schon am Anfang nicht mit der Kommunikation funktioniert, dann sind das schlechte Vorzeichen.
Gehen Sie an dieser Stelle kein Risiko ein, wenn Sie den Eindruck haben, dass beispielsweise Ihre Philosophie oder Kultur nicht mit dem ERP Anbieter harmonisiert. Auch Antipathie zwischen den Entscheidern und Verantwortlichen spielt mitunter eine wichtige Rolle.
Den dann verbleibenden Anbietern wird im weiteren Verlauf das Lastenheft zur Verfügung gestellt und es erfolgt infolgedessen ein Sparring mit den Anbietern. Ihre potenziellen Anbieter werden aufgrund dessen ein expliziteres Angebot abgeben können.
Lassen Sie sich bei Bedarf in ERP Anbieterpräsentationen gezielt die wichtigsten Themen präsentieren. Es sollte Ihnen außerdem ein konkreter Fahrplan angeboten werden. Ermöglichen Sie diesen ERP Anbietern genauer auf Ihre Bedürfnisse einzugehen und Ihre Nachfragen zu beantworten. Das schafft Sicherheit.
Erst wenn Ihre Fragen entsprechend beantwortet sind und die Fakten hinreichend vorliegen, fällen Sie Ihre Entscheidung denn Sie haben das letzte Wort. Abschließend wählen Sie dann ihr ERP System aus.
Anbieter Briefing
Nach dem ersten Kennenlernen haben Sie die Möglichkeit Anbieter auszusortieren, die den von Ihnen gesetzten Kriterien nicht entsprechen
Verhandlungen mit den ERP Anbietern
Haben Sie ein ERP-System abschließend als Favoriten bestimmt, gilt es die kaufmännischen Rahmenbedingungen festzuzurren und kaufmännische Sicherheit zu erlangen.
Eine ERP Auswahl kann nichtsdestotrotz auch in der letzten Phase der kaufmännischen Verhandlungen und Klärung vertraglicher Punkte noch eine völlig andere Richtung einschlagen.
Hier sollten Sie richtigerweise klare und realistische Vorstellungen haben und diese dann in die Verhandlungen einbringen.
Liegen Ihnen Konkurrenzangebote vor, haben Sie einen wichtigen Trumpf bei den Vertragsverhandlungen in der Hand. Insbesondere, wenn es um die Kosten und Inhalte geht.
Dieses Element allein für sich genommen zeigt wie wichtig eine vollständig durchgeführte ERP Auswahl ist.
Anders gesagt: Die Argumente aus der ERP Auswahl bleiben Ihnen erhalten. Alternativen machen Sie darüber hinaus unabhängiger und erhalten Ihnen Ihre Entscheidungsspielräume.
Unterschriftsreif verhandeln
Verhandlung und Klärung vertraglicher Punkte. Vorsicht: Hier ist sehr gute Vorbereitung nötig.
Komplexe ERP Projekte sind unser Tagesgeschäft
Wir unterstützen Sie auf allen Ebenen des komplexen ERP-Auswahl- und ERP-Einführungsprozesses. Dabei sind wir immer anbieterneutral und beraten auf Augenhöhe. Unser Ziel ist es, Sie sicher und in vertretbarer Zeit durch ihr ERP Auswahl- und Einführungsprojekt zu begleiten.
ERP Einführung
Haben Sie sich für eine ERP Software und einen Anbieter entschieden, muss das ERP System folglich sicher in Zeit, Budget und Qualität eingeführt werden.
Die eigentliche ERP Einführung beschreibt die Phase der Implementierung bis hin zum erfolgreichen Go-Live des Systems. Dabei kann es mehrere Go-Live Phasen geben.
Bei der ERP Einführung lauern verschiedene Tücken. Anders ausgedrückt: An dieser Stelle treten die meisten Probleme auf, die in der ERP Auswahl entsprechend vermieden werden können.
Konsequentes Projekt- und Prozessmanagement, sowohl auf der Kunden- als auch auf der Anbieterseite, gewinnen in der Einführungsphase mitunter noch mehr an Bedeutung.
Die Teilprojekte, Projektaufgaben, Zeitpläne und Projektdokumente müssen zwischen den Projektbeteiligten koordiniert und nachgehalten werden. Über allem steht ein konsequentes Projektcontrolling inkl. Zeit-, Budget- und Qualitätsüberwachung.
In der Einführungsphase wird es sich auszahlen, wenn Sie in der ERP Auswahl die richtigen Weichen gestellt haben. Und wenn Sie neben einer geeigneten Software zudem den geeigneten Anbieter und das eigene Projektteam im Unternehmen zusammengestellt haben.
Ihr Projektteam besteht überdies aus einem Projektsponsor, einem Projektleiter, einem Prozessmanager und den Key-Usern.
Die Menschen bringen das Projekt schlussendlich zum Erfolg.
ERP System einführen
Die ERP Einführung beschreibt die Phase der Implementierung bis hin zum erfolgreichen Go-Live des Systems.
Pflichtenheft – Umsetzungsdokument: Analyse, Konzeption und Design
Bei der Einführung von Software haben sich gleich mehrere Projektmethoden nebenher etabliert. Alle haben ihre Vor- und Nachteile.
So sind insbesondere agile Methoden, wie beispielsweise Scrum, sehr verbreitet. Scrum bietet einerseits Vorteile, wie die absolute Transparenz. Ebenso, dass Änderungen flexibel eingebracht werden. Scrum empfiehlt sich eher bei individueller Software. Nichtsdestotrotz sollte deutlich sein, dass Scrum gelernt sein will und vieles Althergebrachte durcheinanderwirbelt.
Deshalb haben sich bei der Einführung von ERP-Standardsoftware, nach wie vor Elemente aus der klassischen Wasserfall-Projektmethode bewährt.
Aktuell trifft man verstärkt auf Begriffe wie Lastenheft oder Pflichtenheft. Diese mögen altbacken klingen, jedoch bieten sie im Falle von Standardsoftware einige Vorteile. Zum Beispiel muss keine neue Methode erlernt werden und das Projektteam wird nicht durch ständige Meetings im Tagesgeschäft gestört.
Möglicherweise ist in einigen Fällen aber ein Hybrid aus Agil und Wasserfall die Lösung. Alle drei Möglichkeiten erleben wir in unseren Projekten. Kurzum: Es gilt die beste Methode für das jeweilige Projekt zu finden.
Der in der ERP-Auswahl gewählte Anbieter wird im ERP-Einführungsprozess mit Ihrem Projektteam Workshops in seinem ERP System durchführen, aus denen sich eine vertiefende Arbeitsgrundlage ergibt: das Pflichtenheft.
Dieses Pflichtenheft ist wesentlich detaillierter als das Lastenheft aus der ERP-Auswahl, da es sich nun direkt auf das ausgewählte ERP System bezieht. Es beschreibt, wie Ihr Anbieter die gesteckten Vorgaben aus dem Lastenheft technisch umsetzen wird.
Die Kombination aus Lastenheft und Pflichtenheft ist Ihre Referenz für die ERP Einführung, daher sollten beide Dokumente dauerhaft gründlich geprüft und einer Qualitätssicherung unterzogen werden.
Dauerhafte Prüfung
Lasten- und Pflichtenheft sollten dauerhaft gründlich geprüft und einer Qualitätssicherung unterzogen werden.
ERP Schulung Ihrer Mitarbeiter
Die Schulung Ihrer Mitarbeiter ist von herausragender Bedeutung für eine erfolgreiche ERP Einführung.
Häufig werden zuerst nur die Key-User geschult und mit den wichtigsten Funktionen des ERP Systems vertraut gemacht.
Dies sollte ziemlich früh geschehen. Das heißt am besten noch während der Implementierung.
Einerseits werden die Key-User so in die Lage versetzt, selbst Problemstellungen aufzuzeigen und das ERP System zu testen. Des Weiteren können die betreffenden Key-User Erfahrungen mit dem neuen ERP-System sammeln, um ihren späteren Aufgaben:
- Erstens der Mitarbeiterschulung
- und zweitens der Motivation der Kollegen nachzukommen.
So lassen sich Abhängigkeiten reduzieren und Schulungen, die beispielsweise bei neuen Mitarbeitern zwangsläufig nötig werden, können im eigenen Hause bewerkstelligt werden. Außerdem bündeln Sie Wissen in Ihrem Unternehmen.
Anders gesagt: Verstehen Sie ihre Key-User als Multiplikatoren in Ihrem Unternehmen und bereiten Sie diese gründlich auf ihre Rolle vor. Planen Sie entsprechende Kapazitäten ein.
Schulungen durchführen
Die Schulung Ihrer Mitarbeiter ist von herausragender Bedeutung für eine erfolgreiche ERP Einführung.
Realisierung, Test und Abnahme
Eines vorneweg: Ein realistischer Zeitrahmen ist weiterhin der Schlüssel zum Erfolg.
Nach der Realisierungsphase, also der Umsetzung des Pflichtenheftes durch den Anbieter, werden mehrere Testschleifen durchgeführt. Diese sollen Aufschluss darüber geben, welche Auswirkungen die Migration Ihrer Daten und Prozesse in das neue ERP System haben werden.
Es sollte außerdem getestet werden, ob alle Anforderungen, wie im Lasten- und Pflichtenheft vereinbart, abschließend umgesetzt worden sind und nichts fehlt.
Ein finaler Integrationstest, verbunden mit einem Stresstest der einzelnen Umsetzungen auf ihre Funktionsweise und deren Zusammenspiel gehört indes ebenfalls dazu. Und zwar deshalb, damit unvorhergesehene Probleme erkannt und ausgeschlossen werden können.
Zuletzt: Durch die Abnahme und die Zustimmung aller Entscheider auf beiden Seiten geben Sie dann das ERP System frei und den Startschuss für das Go-Live.
Gewissenhaft testen
Tests sind die letzten Möglichkeiten einen Abgleich zum Lasten- und Pflichtenheft durchzuführen. Führen Sie dieses gewissenhaft durch.
Go-Live und ERP Optimierung
Mit dem Go-Live ist das ERP Projekt noch nicht abschließend beendet, es beginnt stattdessen die Zeit der kontinuierlichen ERP Optimierung.
Während der ersten Wochen benötigen Sie zumeist noch die Unterstützung durch den ERP Anbieter.
Sobald das ERP System reibungslos läuft, sollten Sie ein Projekt-Review durchführen und somit die Weichen für eine kontinuierliche Verbesserung der Prozesse mit dem neuen ERP System stellen.
Selbstverständlich lassen sich nicht alle Elemente des ERP Einführungsprozesses in ein paar Zeilen abschließend darstellen, aber Sie haben mit unserem Beitrag einen ersten Überblick über die ERP Auswahl und Einführung bekommen. Es gibt verschiedene ERP Einführungsstrategien und Methoden über die wir sehr gerne mit Ihnen persönlich sprechen.
ERP optimieren
Der erfolgreiche Go-Live ist der Startschuss für weitere “Tuning-Maßnahmen” innerhalb Ihrer Organisation und des ERP Systems.
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