ERP System, ERP Auswahl und ERP Einführung - Wir unterstützen Sie in jeder Phase

Ein funktionierendes ERP System ist das Rückgrat der Unternehmens IT und Ihrer Digitalisierungsstrategie. Es bildet die Basis für funktionierende und integrierte Unternehmensprozesse. Komplexe ERP Projekte, ERP Auswahl und ERP Einführung sind unser Tagesgeschäft.

ERP Beratung

Was wir für Sie tun:

PROJEKTSETUP

  • realistische Ziele und Strategie erarbeiten
  • Sinnvollen Projektumfang festlegen
  • Erwartungen managen / Transparenz schaffen
  • Prozess- und ERP-Verständnis schaffen

 
 

PROJEKTTEAM

  • Key User und Projektteam identifizieren

  • Lieferung von realistischen Benchmarks für Ressourcenbedarf und Key User Kompetenzen

  • Motivieren

 

 

ANFORDERUNGS- MANAGEMENT

  • -Projekt-relevante Inhalte/ Kernprozesse identifizieren

  • Definition der Anforderungen an Ihr ERP-System in Workshops

  • ERP-Standardprozesse einbringen

  • Soll-/ Ist-Abgleich

DOKUMENTATION, LASTENHEFT

  • Unterstützung bei der Formulierung in einem Anforderungsdokument / Lastenheft

  • Management der Annforderungen

 
 

ANBIETERAUSWAHL

  • Unsere Marktkenntnis einbringen, um Ihnen alle funktionalen und technologischen Möglichkeiten zu eröffnen

  • Transparenz schaffen

  • Terminorganisation und Moderation der Termine

  • Handlungsgempfehlungen aussprechen

VERHANDLUNGS- UNTERSTÜTZUNG

  • Entwicklung einer kaufmännischen Verhandlungsstrategie und Begleiten der Verhandlungen

  • Vernünftige kaufmännische Konditionen und vertragliche Sicherheit realisieren

 

Sprechen Sie uns unverbindlich an

Christian Gerdes - ERP Auswahl und ERP Einführung
Christian Gerdes
Ihr Experte ERP Auswahl und Einführung
Kristian Luersen - ERP Auswahl und ERP Einführung
Kristian Luersen
Ihr Experte für ERP Auswahl und Einführung
Markus Lohmann - ERP Auswahl und ERP Einführung
Markus Lohmann
Ihr Experte für ERP Auswahl und Einführung

ERP Projekt: Machen Sie sich zunächst startklar für Ihre ERP Auswahl

Natürlich können Sie einen guten Bekannten vorher nach der Software Lösung fragen, die er bereits erfolgreich eingeführt hat. 

Anschließend wissen Sie dann, welche Software Lösung oder welches ERP System zu ihm passt, deshalb aber nicht zwangsläufig auch zu Ihnen. 

Darüber hinaus können Sie sich aber auch in Fachzeitschriften, im Internet, auf Messen und nicht zuletzt während Fachveranstaltungen informieren. Dort werden Sie eine Vielzahl von Software Anbietern und Systemen vorfinden, ohne zu wissen, was diese leisten können und geschweige denn, was Sie konkret davon benötigen. 

Ihre Maßnahmen werden schließlich wenig passgenau sein und obendrein nicht zielgerichtet wirken können. Es sind halt nicht Ihre Geschäftsprozesse, die für die Entscheidungen anderer maßgeblich waren. Besser gesagt: Ihre ERP Lösung sollte zu den Geschäftsprozessen Ihres Unternehmens passen. 

Folgerichtig ist, eine klare Zielsetzung festzusetzen und eine entsprechende Strategie zu erarbeiten. Dadurch können Sie gezielte Recherchen und Anbietervergleiche durchführen.

Neben der Komplexität des Marktes, die sich vor allem in wenig vergleichbaren Leistungsversprechen, Lizensierungs- oder Betriebsmodellen äußert, wird häufig die unternehmensinterne Dynamik von ERP Projekten unterschätzt.

Haben Sie sich zudem schonmal gefragt, ob Ihre Mannschaft in der Lage ist die Geschwindigkeit, die Ihnen ein ERP Anbieter im Projekt inzwischen abverlangt, mitzugehen? 

Ein ERP Projekt beginnt bereits vor der systematischen ERP Auswahl.

  • Erstens: Identifizieren Sie betroffene Bereiche und Mitarbeiter und beziehen Sie diese mit ein.
  • Zweitens: Räumen Sie Mitarbeitern Kapazitäten ein, um das ERP Projekt stemmen zu können. 
  • Und am Wichtigsten: Betreiben Sie internes Projektmarketing. Schlussendlich schafft dies Akzeptanz für die spätere ERP Einführung.

 

ERP Auswahl und ERP Einführung

Strategie erarbeiten

Analysieren Sie Ihre Anforderungen und schreiben Sie auf, was Sie heute und in Zukunft im Bereich ERP benötigen.

ERP Auswahl und ERP Einführung

Projektstrukturen festlegen

Identifizieren Sie zu Beginn die betroffenen Bereiche und Mitarbeiter und beziehen Sie diese in geeignete Projektstrukturen ein.

ERP-Checkliste für Ihren Projekterfolg

Sie sind sich noch nicht sicher, wie Sie ihr ERP-Projekt starten sollen? Laden Sie sich unseren ERP-Checkliste herunter und bereiten Sie sich gut auf Ihr ERP-Projekt vor.

Start der ERP Auswahl: Lastenheft

Eine Anforderungsanalyse gibt Aufschluss über Ihren Bedarf und Ihre Möglichkeiten – unter Berücksichtigung Ihrer Unternehmensziele. Mensch und Organisation stehen bei dieser Betrachtung im Vordergrund, der Bedarf an Technik lässt sich schlussendlich daraus ableiten. Deshalb ist es wichtig, offen zu sein und auch bestehende Strukturen und Prozesse in Frage zu stellen. Keine Software tickt wie die Andere. Eine Prozessreorganisation in Verbindung mit der Unterstützung durch eine andere Software bietet häufig ungeahnte Potenziale.

Deshalb ist es sinnvoll, bei der Definition der Anforderungen abstrakt und quer zu denken und dabei die am Markt verfügbaren technologischen Möglichkeiten von ERP Standardsoftware im Hinterkopf zu haben.

Folglich gilt es sowohl die Frage nach den Funktionalitäten als auch nach der notwendigen Technologie zu stellen. Infolgedessen müssen Restriktionen und Abhängigkeiten zu der bestehenden Softwarelandschaft herauszuarbeiten.

Kurz gesagt: Definieren Sie die Anforderungen an Ihr zukünftiges ERP-System so, dass sie vom ERP Anbieter auch verstanden und verarbeitet werden können.

Klassischerweise schreiben Sie die Anforderungen in einem Lastenheft nieder und bringen alle bis hierhin angestellte Überlegungen auf den Punkt. Auf dieser Basis sind Sie in der Lage Ihr Vorhaben zu vermitteln und belastbare Kostenindikationen einzuholen.

Dieses Vorgehen schließt die vielfach propagierten agilen Methoden übrigens nicht aus. Für ein komplexes ERP Projekt wird ein klarer Ausgangspunkt benötigt, von dem aus man auch etwaige agile Teilprojekte ableiten kann.

Ob Sie das Ergebnis am Ende Anforderungsdokument oder Lastenheft nennen, bleibt im Grunde genommen Ihnen überlassen.

 

ERP Auswahl und ERP Einführung

Vom Ist- zum Soll-Prozess

Durch den Abgleich der Anforderungen zu heutigen modernen ERP Funktionalitäten entsteht ein klares Bild der anstehenden Organisationsveränderungen in Ihrem Unternehmen.

ERP Auswahl und ERP Einführung

Lastenheft erstellen

Diese gibt Aufschluss über Ihren Bedarf und Ihre Möglichkeiten unter Berücksichtigung Ihrer Unternehmensziele.

Longlist und Shortlist: Die Besten in die engere Auswahl

Der ERP Markt ist mitunter sehr unübersichtlich und umfasst hunderte Anbieter und entsprechend viele ERP-Systeme, die verschiedenste Lösungen im Bereich ERP anbieten. Deshalb lohnt es zu vergleichen. Wenn Sie eine Ausschreibung durchführen, finden sich unter den Anbietern Softwarehersteller, reine Implementierer, Anbieter mit Konzernstrukturen oder auch kleine Nischenanbieter.

Setzen Sie deswegen bei Ihrer ERP Software Schwerpunkte für Ihr Unternehmen.

Mit anderen Worten: Stellen Sie sich an dieser Stelle erneut die Frage, was Ihnen wichtig ist und zu Ihnen passt. Häufig sind dieselben Fragen zu beantworten. Ein Beispiel:

  • Benötigen Sie für Ihren Erfolg explizites Branchen-Knowhow eines Anbieters oder setzen Sie stattdessen auf einen Generalisten, der aber technologisch Vorreiter ist?
  • Haben Sie bei Ihrer Ausschreibung auch im Hinterkopf, dass kleinere Anbieter zwar oft weniger integrierte Funktionalitäten bieten, dafür aber möglicherweise mit besserem Service punkten?

Unter dem Strich kann ein Nischenanbieter unter Umständen der passendere Partner für Ihre Software sein. Ihr Lastenheft (Anforderungsdokument) gibt den Weg für die weitere Eingrenzung der Anbieter vor.

Somit können Sie nun Ihre Longlist von ERP Systemen auf eine kleine Zahl potenzieller Anbieter spezifizieren, die für Sie in die nähere Auswahl kommen. Die so entstehende Shortlist beinhaltet überdies ERP Anbieter und ERP Systeme, die bereits die vorausgesetzten Schwerpunkte erfüllen.

Kurzum: Vereinbaren Sie Gesprächstermine für ein erstes, persönliches Kennenlernen.

Ein Tipp: Geben Sie den Anbietern die Gelegenheit einen Pitch durchzuführen. Mit den so gewonnenen Eindrücken können Sie sich einen weiteren Überblick über die vorhandenen Kompetenzen verschaffen und das ERP-System auf Herz und Nieren testen.

 

ERP Auswahl und ERP Einführung

Marktübersicht erlangen

Der ERP Markt ist sehr unübersichtlich und umfasst hunderte Anbieter, die verschiedenste Lösungen im Bereich ERP anbieten.

ERP Auswahl und ERP Einführung

Pitches durchführen

Erstellen Sie eine klare Agenda für Pitchtermine. Stecken Sie die Erwartungshaltung klar ab.

Genau hinschauen bei der Auswahl des ERP-Systems

Nach dem ersten Kennenlernen (Pitches) haben Sie die Möglichkeit Anbieter auszusortieren, die den von Ihnen gesetzten Kriterien nicht entsprechen. 

Neben funktionalen und technischen Aspekten kann das zudem auch der Faktor Mensch sein. Vergegenwärtigen Sie sich deshalb unbedingt, dass Sie mit dem gewählten Anbieter über einen längeren Zeitraum zusammenarbeiten müssen. 

Kurzum: Wenn es schon am Anfang nicht mit der Kommunikation funktioniert, dann sind das schlechte Vorzeichen. 

Gehen Sie an dieser Stelle kein Risiko ein, wenn Sie den Eindruck haben, dass beispielsweise Ihre Philosophie oder Kultur nicht mit dem ERP Anbieter harmonisiert. Auch Antipathie zwischen den Entscheidern und Verantwortlichen spielt mitunter eine gewichtige Rolle. 

Den dann verbleibenden Anbietern wird im weiteren Verlauf das Lastenheft zur Verfügung gestellt und es erfolgt infolgedessen ein Sparring mit den Anbietern. Ihre potenziellen Anbieter werden aufgrund dessen ein expliziteres Angebot abgeben können. 

Lassen Sie sich bei Bedarf in ERP Anbieterpräsentationen gezielt die wichtigsten Themen präsentieren. Es sollte Ihnen außerdem ein konkreter Fahrplan angeboten werden. Ermöglichen Sie diesen ERP Anbietern genauer auf Ihre Bedürfnisse einzugehen und Ihre Nachfragen zu beantworten. Das schafft Sicherheit. 

Erst wenn Ihre Fragen entsprechend beantwortet sind und die Fakten hinreichend vorliegen, fällen Sie Ihre Entscheidung. Sie haben das letzte Wort. Abschließend wählen Sie dann ihr ERP System aus.

ERP Auswahl und ERP Einführung

Anbieter aussortieren

Sortieren Sie die Anbieter heraus, die den von Ihnen gesetzten Kriterien nicht entsprechen.

ERP Auswahl und ERP Einführung

Anbieter Briefing

Nach dem ersten Kennenlernen haben Sie die Möglichkeit Anbieter auszusortieren, die den von Ihnen gesetzten Kriterien nicht entsprechen

Verhandlungen mit den ERP Anbietern

Haben Sie ein ERP-System abschließend als Favoriten bestimmt, gilt es die kaufmännischen Rahmenbedingungen festzuzurren. Darüber hinaus gilt eskaufmännische Sicherheit zu erlangen.

Eine ERP Auswahl kann nichtsdestotrotz auch in der letzten Phase der kaufmännischen Verhandlungen und Klärung vertraglicher Punkte noch eine völlig andere Richtung einschlagen.

Hier sollten Sie richtigerweise klare und realistische Vorstellungen haben und diese dann in die Verhandlungen einbringen.

Liegen Ihnen Konkurrenzangebote vor, haben Sie einen gewichtigen Trumpf bei den Vertragsverhandlungen in der Hand.

Insbesondere, wenn es um die Kosten und Inhalte geht.

Dieses Element allein für sich genommen zeigt wie wichtig eine vollständig durchgeführte ERP Auswahl ist.

Anders gesagt: Die Argumente aus der ERP Auswahl bleiben Ihnen erhalten. Alternativen machen Sie darüber hinaus unabhängiger und erhalten Ihnen Ihre Entscheidungsspielräume.

ERP Auswahl und ERP Einführung

Unterschriftsreif verhandeln

Verhandlung und Klärung vertraglicher Punkte. Vorsicht: Hier ist sehr gute Vorbereitung nötig.

Komplexe ERP Projekte sind unser Tagesgeschäft

Wir unterstützen Sie auf allen Ebenen des komplexen ERP-Auswahl- und ERP-Einführungsprozesses. Dabei sind wir immer anbieterneutral und beraten auf Augenhöhe. Unser Ziel ist es, Sie sicher und in vertretbarer Zeit durch ihr ERP Auswahl- und Einführungsprojekt zu begleiten.

ERP Lebenszyklus - komplexe ERP Projekte sind unser Tagesgeschäft - ERP Auswahl und ERP Einführung

ERP Einführung

Haben Sie sich für eine ERP Software und einen Anbieter entschieden, muss das ERP System folglich sicher in Zeit, Budget und Qualität eingeführt werden. 

Die eigentliche ERP Einführung beschreibt die Phase der Implementierung bis hin zum erfolgreichen Go-Live des Systems. Dabei kann es mehrere Go-Live Phasen geben. 

Bei der ERP Einführung lauern verschiedene Tücken. Anders ausgedrückt: An dieser Stelle treten die meisten Probleme auf, die in der ERP Auswahl entsprechend vermieden werden können. 

Konsequentes Projektmanagement und Prozessmanagement, sowohl auf der Kunden- als auch auf der Anbieterseite, gewinnen in der Einführungsphase mitunter noch mehr an Bedeutung. 

Die Teilprojekte, Projektaufgaben, Zeitpläne und Projektdokumente müssen zwischen den Projektbeteiligten koordiniert und nachgehalten werden. Über allem steht ein konsequentes Projektcontrolling inkl. Zeit-, Budget- und Qualitätsüberwachung. 

In der Einführungsphase wird es sich auszahlen, wenn Sie in der ERP Auswahl die richtigen Weichen gestellt haben. Und wenn Sie neben einer geeigneten Software zudem den geeigneten Anbieter und das eigene Projektteam im Unternehmen zusammengestellt haben. 

Ihr Projektteam besteht überdies aus einem Projektsponsor, einem Projektleiter, einem Prozessmanager und den Key Usern. 

Die Menschen bringen das Projekt schlussendlich zum Erfolg.

ERP Auswahl und ERP Einführung

ERP System einführen

Die ERP Einführung beschreibt die Phase der Implementierung bis hin zum erfolgreichen Go-Live des Systems.

Pflichtenheft – Umsetzungsdokument: Analyse, Konzeption und Design

Bei der Einführung von Software haben sich gleich mehrere Projektmethoden nebenher etabliert. Alle haben ihre Vor- sowie auch Nachteile.

So sind insbesondere agile Methoden, wie beispielsweise Scrum, sehr verbreitet. Scrum bietet einerseits Vorteile, wie die absolute Transparenz. Ebenso, dass Änderungen flexibel eingebracht werden. Scrum empfiehlt sich eher bei individueller Software. Nichtsdestotrotz sollte deutlich sein, dass Scrum gelernt sein will und vieles Althergebrachte durcheinanderwirbelt.

Deshalb haben sich bei der Einführung von ERP-Standardsoftware, nach wie vor Elemente aus der klassischen Wasserfall-Projektmethode bewährt.

Aktuell trifft man verstärkt auf Begriffe wie Lastenheft oder Pflichtenheft. Diese mögen altbacken klingen, jedoch bieten sie im Falle von Standardsoftware einige Vorteile. Zum Beispiel muss keine neue Methode erlernt werden und das Projektteam wird nicht durch ständige Meetings im Tagesgeschäft gestört.

Möglicherweise ist in einigen Fällen aber ein Hybrid aus Agil und Wasserfall die Lösung. Alle drei Möglichkeiten:

  • Agil
  • Wasserfall
  • Hybrid

erleben wir in unseren Projekten. Kurzum: Es gilt die beste Methode für das jeweilige Projekt zu finden.

Der in der ERP-Auswahl gewählte Anbieter wird im ERP-Einführungsprozess mit Ihrem Projektteam Workshops in seinem ERP System durchführen, aus denen sich eine vertiefende Arbeitsgrundlage ergibt: das Pflichtenheft.  

Dieses Pflichtenheft ist wesentlich detaillierter als das Lastenheft aus der ERP-Auswahl, da es sich nun direkt auf das ausgewählte ERP System bezieht. Es beschreibt, wie Ihr Anbieter die gesteckten Vorgaben aus dem Lastenheft technisch umsetzen wird.

Die Kombination aus Lastenheft und Pflichtenheft ist Ihre Referenz für die ERP Einführung, daher sollten beide Dokumente dauerhaft gründlich geprüft und einer Qualitätssicherung unterzogen werden.

ERP Auswahl und ERP Einführung

Dauerhafte Prüfung

Lasten- und Pflichtenheft sollten dauerhaft gründlich geprüft und einer Qualitätssicherung unterzogen werden

ERP Schulung Ihrer Mitarbeiter

Die Schulung Ihrer Mitarbeiter ist von herausragender Bedeutung für eine erfolgreiche ERP Einführung.

Häufig werden zuerst nur die Key-User geschult und mit den wichtigsten Funktionen des ERP Systems vertraut gemacht.

Dies sollte ziemlich früh geschehen. Am besten noch während der Implementierung.

Einerseits werden die Key-User so in die Lage versetzt, selbst Problemstellungen aufzuzeigen und das ERP System zu testen. Des Weiteren können die betreffenden Key User Erfahrungen mit dem neuen ERP-System sammeln, um ihren späteren Aufgaben:

  • Erstens der Mitarbeiterschulung
  • und zweitens der Motivation der Kollegen nachzukommen.

So lassen sich Abhängigkeiten reduzieren und können Schulungen, die beispielsweise bei neuen Mitarbeitern zwangsläufig nötig werden, im eigenen Hause bewerkstelligen. Außerdem bündeln Sie Wissen in Ihrem Unternehmen.

Anders gesagt: Verstehen Sie ihre Key User als Multiplikatoren in Ihrem Unternehmen und bereiten Sie diese gründlich auf ihre Rolle vor. Planen Sie entsprechende Kapazitäten ein.

ERP Auswahl und ERP Einführung

Schulungen durchführen

Die Schulung Ihrer Mitarbeiter ist von herausragender Bedeutung für eine erfolgreiche ERP Einführung.

Realisierung, Test und Abnahme

Eines vorneweg: Ein realistischer Zeitrahmen ist weiterhin der Schlüssel zum Erfolg. 

Nach der Realisierungsphase, also der Umsetzung des Pflichtenheftes durch den Anbieter, werden mehrere Testschleifen durchgeführt. Diese sollen Aufschluss darüber geben, welche Auswirkungen die Migration Ihrer Daten und Prozesse in das neue ERP System haben werden. 

Es sollte außerdem getestet werden, ob alle Anforderungen, wie im Lastenheft und Pflichtenheft vereinbart, abschließend umgesetzt worden sind und nichts fehlt. 

Ein finaler Integrationstest, verbunden mit einem Stresstest der einzelnen Umsetzungen auf ihre Funktionsweise und deren Zusammenspiel gehört indes ebenfalls dazu. Und zwar deshalb, damit unvorhergesehene Probleme erkannt und ausgeschlossen werden könne. 

Zuletzt: Durch die Abnahme und die Zustimmung aller Entscheider auf beiden Seiten geben Sie dann das ERP System frei und den Startschuss für das Go-Live.

ERP Auswahl und ERP Einführung

Gewissenhaft testen

Tests sind die letzten Möglichkeiten einen Abgleich zum Lasten- und Pflichtenheft durchzuführen. Führen Sie dieses gewissenhaft durch.

Go-Live und ERP Optimierung

Mit dem Go-Live ist das ERP Projekt noch nicht abschließend beendet, es beginnt stattdessen die Zeit der kontinuierlichen ERP Optimierung. 

Während der ersten Wochen benötigen Sie zumeist noch die Unterstützung durch den ERP Anbieter.

Sobald das ERP System reibungslos läuft, sollten Sie ein Projekt-Review durchführen und die Weichen für eine kontinuierliche Verbesserung der Prozesse mit dem neuen ERP System stellen. 

Selbstverständlich lassen sich nicht alle Elemente des ERP Einführungsprozesses in ein paar Zeilen abschließend darstellen, aber Sie haben mit unserem Beitrag einen ersten Überblick über die ERP Auswahl und die ERP Einführung bekommen. Es gibt verschiedene ERP Einführungsstrategien und Methoden über die wir sehr gerne mit Ihnen persönlich sprechen.

 

ERP Auswahl und ERP Einführung

ERP optimieren

Der erfolgreiche Go-Live ist der Startschuss für weitere “Tuning-Maßnahmen” innerhalb Ihrer Organisation und des ERP Systems.

ERP-Beratung

Was wir für Sie tun:

UMSETZUNGS- UNTERSTÜTZUNG

  • Sparringspartner

  • externer Projektleiter

  • Wir bleiben an Ihrer Seite bis zum erfolgreichen Go-Live

 

QUALITÄTSSICHERER

  • Wir behalten Lastenheft und Pflichtenheft im Auge und sorgen für die entsprechende Umsetzung

  • Externe Unterstützung bei Konzeption der ERP-Prozessen, insbes. Testszenarien

 

MODERATION / MEDIATION / KOMMUNIKATION

  • Durchführung von Projekt-Reviews

  • Wir übernehmen die Funktion als Moderator, Mediator und Kommunikator in Krisensituationen

 

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Christian Gerdes - ERP-Auswahl und ERP-Einführung
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Ihr Experte ERP Auswahl und Einführung
Kristian Luersen - ERP-Auswahl und ERP-Einführung
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Markus Lohmann - ERP-Auswahl und ERP-Einführung
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