Was Sie dringend über Process Mining wissen sollten

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Mit der wachsenden Struktur eines Unternehmens wächst meist auch die Prozesslandkarte, steigt der Grad der Digitalisierung sowie die Automatisierung und Geschäftsprozesse werden zunehmend unübersichtlicher. „Menschliche Fehler“ im Prozess können vermieden werden, doch ist ein reibungsloser Ablauf längst nicht gewährleistet. Vor allem nicht, wenn die eigenen Prozesse nicht in Gänze transparent sind.

Vermutlich würden das so oder so ähnlich ziemlich alle Unternehmensverantwortliche und auch Mitarbeitende unterschreiben. Eine Wunderwaffe, die alle Herausforderungen mit einem Fingerschnippen lösen kann, haben wir leider auch nicht. Process Mining ist allerdings schon ziemlich nah dran. Gelegentlich kommt uns zu Ohren, dass Process Mining zu teuer und die Einführung sehr zeitintensiv ist, weshalb es für Sie als Unternehmen nicht in Frage kommt. Daraufhin wird dann gezögert, aufgeschoben und am Ende abgesagt. Meist, ohne dass die tatsächlichen Kosten, der Zeitaufwand oder die individuellen Mehrwerte bis dahin bekannt sind.

 

Das Thema Process Mining ist inhaltlich bei vielen noch nicht richtig angekommen, obwohl diese Technologie medial seit Längerem stark im Fokus steht. Die Nachfrage steigt aber stetig, vor allem im produzierenden Mittelstand sowie im Handel – aber längst nicht nur dort.

Unserer Erfahrung nach hat Corona sowie die anhaltende Rohstoffknappheit die Nachfrage nach Process Mining Technolgie sogar beschleunigt, da viele Unternehmen in den Krisen gemerkt haben, dass ihre Prozesse doch mehr Schwachstellen haben als zunächst gedacht. Process Mining ist definitiv die richtige Lösung, um Prozesse in all ihrer Komplexität übersichtlich darstellen zu können und somit Schwachstellen, Ursachen und Reibungsverluste konsequent aufspüren und beheben zu können. Ich denke, dass man es sich sogar kaum leisten kann, lange auf diese Technologie zu verzichten, wenn man dem Wettbewerb voraus sein möchte und auch die stetig steigenden Bedürfnisse der Kunden befriedigen will. Nehmen wir als Beispiel Same Day Delivery oder die termingetreue Lieferung von Waren, selbst die Just in Time Lieferung wie es in der Automotive Branche üblich ist – dafür müssen alle Rädchen optimal ineinandergreifen, damit all das funktioniert oder zukünftig funktionieren wird.

Unsere Aufgabe als Berater ist es natürlich, an dieser Stelle möglichst sachlich und natürlich umfangreich über Chancen und Herausforderungen der Process Mining Technologie zu informieren. Das brachte uns auf die Idee, die gängigsten Aussagen und Fragen in einem kleinen FAQ zusammenzufassen, um die größten gefühlten Hindernisse gleich einmal anzusprechen.

Hier deshalb ein FAQ zum Thema Process Mining:

–         „Process Mining ist sicher teuer“ Es kommt drauf an, welchen Umfang sie haben möchten. Process Mining lässt sich bereits vollkommen kostenlos nutzen, sogar ohne eine Anbindung an Ihre Systeme. Einfach die Daten hochladen und einsetzen – Schauen Sie sich bspw. einmal Celonis Snap an. Bis zu „teuer“ gibt es noch einige Abstufungen und für so ziemlich jedes Unternehmen ist ein geeignetes Preismodell verfügbar. Zuletzt sollte noch erwähnt werden, dass Process Mining kein Luxus ist, sondern durch die Nutzung versteckte Kosten aufgespürt und durch Prozessoptimierungen bares Geld eingespart werden kann.

–         „Process Mining ist nur etwas für Global Player“ Process Mining ist für jeden etwas, der auf transparente Prozesse Wert legt. Wichtig ist, dass es klare und messbare Zielvorstellungen gibt, an welchen abgeschätzt werden kann, wie und ob ein solches Projekt zum gegenwärtigen Zeitpunkt sinnvoll ist. Bei der Erarbeitung der Zielvorstellungen helfen wir Ihnen gerne. 

–         „Wir kennen doch unsere Prozesse ganz genau“ Sollten Sie bei einem mittelständischen Unternehmen arbeiten, setzen wir dagegen. Prozesse sind in der Theorie meist bekannt, aber wie sie in der Wirklichkeit aussehen, sorgt häufig für schockierte Gesichter. Sie wären überrascht, wie viele Abweichungen vom Soll-Prozess auch bei Ihnen existieren – und ja, das behaupten wir, ohne Sie bisher zu kennen. 

–         „Wir haben erst noch verschiedene andere Softwareprojekte vor uns“ Ein Process Mining Tool ist natürlich eine Software, aber eine Process Mining Einführung ist nicht in erster Linie ein Software-Projekt. Vielmehr ist es ein Organisationsprojekt, das Mehrwerte für ihr Unternehmen liefert. Und das häufig sogar recht zügig. Ein solches Projekt sollte also nicht auf derselben Liste wie bspw. ein ERP-Projekt stehen. 

Sollten Sie übrigens gerade vor einem ERP-Projekt stehen, dann empfehlen wir unseren Leitfaden, um die 9 typischen Fehler im ERP Projekt zu vermeiden

–         „Unsere IT hat aktuell so viel zu tun, das schaffen wir momentan gar nicht“ Tatsächlich ein häufiger „Show-Stopper“. Dazu sei aber gesagt, dass die Belastung für die eigene IT bei der Einführung eines Standardprozesses, bspw. in ihrem SAP-System, ca. 10-12 Tage Arbeit verbraucht. Celonis verfügt bspw. über Standardschnittstellen zu vielen Systemen. Sollte es jedoch ausgefallener werden, kann sich an der Belastung etwas ändern, das ist klar. Üblicherweise geht es aber einfacher, als man zunächst befürchtet. Auch, weil bei uns Experten am Werk sind, die das schon sehr häufig gemacht haben. 

–         „Eine Process Mining Einführung dauert viel zu lange“ Ausgehend von der Einführung eines Standard-Prozesses wie Order-to-Cash oder Purchase-to-Pay in z.B. SAP, sagt die Erfahrung, dass die Einführung ca. 35 Beratertage in Anspruch nimmt. In diesem Zeitraum wird ihre eigene IT ca. 10-12 Tage beansprucht, die späteren Key User lernen in der Zeit allerdings schon intensiv mit und sind nachher in der Lage, Celonis eigenständig zu nutzen, ohne dass wir als Beratungshaus ständig beauftragt werden müssen. Abweichungen vom Standard kann es natürlich immer geben. Das alles können wir nach den ersten Gesprächen allerdings schon recht gut einschätzen, sodass keine böse Überraschung auf Sie wartet. 

–         „Eine Anbindung an unsere Systeme ist aktuell aber trotzdem nicht zu stemmen“ Kein Problem. Auch dafür gibt es spannende Lösungen. Ganz ohne Anbindung und ohne (große) Softwaregebühren. Die Daten können aus Ihrem System exportiert und in die Celonis Cloud importiert werden. Niemand anderes, außer die von Ihnen und uns beteiligten Personen, hat Einblick in ihre Daten. Wir analysieren diese anschließend für Sie und stellen Ihnen regelmäßig die Ergebnisse zur Verfügung. Auch so kann es gehen. Bei Bedarf erhalten Sie von uns gerne weitere Infos zu dieser Variante.

–         „Brauchen wir für eine Celonis Einführung einen Berater?“ Diese Fragen kann klar mit Ja beantwortet werden. Celonis Snap können Sie gänzlich kostenlos und ohne jede Hilfe nutzen. Für alle anderen Lösungen benötigen Sie jedoch einen offiziellen Celonis Partner, der Ihnen bei der Umsetzung hilft und mit Ihnen gemeinsam die notwendigen Schritte einleitet, die richtigen Fragen stellt und, wenn Sie wünschen, für eine erfolgreiche Einführung und aussagekräftige Analysen sorgt. Wir, zum Beispiel, können das.

Damit kein falscher Eindruck entsteht: Die normale Resonanz auf das Thema Process Mining ist großartig. Im Mittelstand jedoch, wo die Chancen enorm sind, wird das Thema jedoch häufig noch mit großer Vorsicht behandelt und genau an diese Unternehmen richtet sich der Text.

Wir von Vallée, Unger & Partner selbst sind offizieller Partner des Process Mining Weltmarktführers Celonis und durch die großartige Expertise von Infomotion, mit denen wir gemeinsam, partnerschaftlich und pragmatisch zusammenarbeiten, vereinen wir die Expertise aus über 150 Celonis Einführungen und knapp 15 Jahren Erfahrung in der Prozessoptimierung in diversen Branchen. Das soll uns erstmal einer nachmachen.

Sie haben das Thema Process Mining schon im Hinterkopf, aber sind sich noch nicht sicher, ob und wie Sie dieses Thema richtig angehen sollen? Verständlich.

Deshalb lassen Sie uns einfach sprechen oder schreiben Sie uns an – Wir beraten Sie gern und finden gemeinsam die optimale Lösung für Sie.

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