Technologischer Fortschritt mit SAP S/4HANA

13. Juli 2020 | Allgemein, Blog

Der Umstieg oder gar die Einführung eines ERP-Systems ist für die meisten Unternehmen ein großer Schritt mit vielen Unsicherheiten. Kann man seine bereits erarbeiteten und etablierten Prozesse auch mit der neuen Software umsetzen? Stimmt die Qualität der Stammdaten, sind die und Prozessabläufe „fit for future“? Für welches ERP-System entscheiden wir uns? Wel-cher Anbieter passt zu uns, wie profitieren wir von seiner Innovationskraft?

Heute stellen wir Ihnen das aktuelle System von SAP „SAP S/4 HANA“ vor.

Was ist SAP S/4HANA?

SAP S/4HANA ist eine Echtzeit-ERP-Suite für das digitale Geschäft. Sie ba-siert ausschließlich auf der In-Memory-Plattform SAP HANA und ermöglicht somit eine Ver-einfachung des Datenmodells. Mit SAP Fiori erhalten Anwender eine personalisierte, rollen-bezogene Anwenderoberfläche. Prozesse werden mit SAP S/4HANA durchgängig unterstützt und Medienbrüche vermieden. Der Wechsel in ein anderes Programm, wie zum Beispiel Word oder Excel, um einen Bericht zu erstellen oder manuelle Schritte außerhalb von SAP, sind nicht mehr erforderlich.

SAP S/4HANA ist zwar ein gänzlich neues Produkt – es stellt im Kern jedoch den Funktions-umfang von SAP ERP bereit und beruht auf dessen Datenmodell, wobei es dieses radikal vereinfacht hat. SAP S/4HANA ist daher kompatibel mit dem klassischen ERP und erzwingt keine komplette Neuimplementierung.

Kurz gesagt lässt sich SAP S/4HANA durch drei Merkmale beschreiben:

  • Erstens: Ein neues Design, welches den Anwender im Fokus hat und browserbasiert
    auf allen Endgeräten zur Verfügung steht.
  • Zweitens: Eine moderne Architektur, die es ermöglicht alle Prozesse in einem
    System abzubilden.
  • Drittens: Ein Smart-Business-Ansatz, der dazu führt, dass Benutzer über kritische
    Kennzahlen informiert werden und der es ermöglicht Voraussagen zu treffen.

Warum SAP S/4HANA?

SAP S/4HANA ist eine Weiterentwicklung der SAP Business Suite und ermöglicht es, die In-Memory-Technologie als ERP-Anwender zu nutzen. Die Weiterentwicklung umfasst eine Ver-einfachung des Datenmodells und die Bereitstellung neuer Oberflächen.
Nicht nur einfache Oberflächen auf Basis von vereinfachten Datenstrukturen sind Teil der Wei-terentwicklung, sondern auch das Nutzen von Plattform-Fähigkeiten, wie zum Beispiel die Textsuche. Somit haben Unternehmen die technischen Voraussetzungen, um bestehende Prozesse zu verbessern und neue Prozesse zu definieren. Technologische Fortschritte kön-nen bestehende Prozesse radikal vereinfachen und zugleich erweitern.

Der Wechsel zum aktuellen System

Sie haben sich dazu entschieden, zukünftig mit SAP S/4HANA zu arbeiten und wollen nun auf das neuste System wechseln? Hierfür stehen Ihnen drei unterschiedliche Varianten zur Verfü-gung. Gerne unterstützen und beraten wir Sie bei der Wahl der für sie richtigen Vorgehens-weise.

Variante eins ist die Neuinstallation (Greenfield-Ansatz), wobei ein neues System entlang von SAP-Best-Practice-Prozessen implementiert wird. Dieses Vorgehen bieten sich besonders dann an, wenn Ihr ERP-System über die Jahre sehr komplex, gar undurchsichtig geworden ist, Ihrem Unternehmen zur Last gefallen ist. Ein zu komplexes ERP-System hindert Ihr Un-ternehmen daran, innovativ zu arbeiten, neue Business-Modelle zu erschließen etc. Die Neu-implementierung bietet Ihnen die Chance, gefestigte Strukturen zu lösen und das System zu „restandardisieren“.

Die zweite Variante ist die System Conversion (Brownfield-Ansatz). Bei diesem Vorgehen findet der Wechsel auf SAP S/4HANA analog zu einem Update oder einer Migration statt, wobei alle Konfigurationen, Daten und Erweiterungen aus dem ERP-System erhalten bleiben. Die System Conversion ist dann die richtige Variante, wenn Ihre Prozesse so detailliert gefes-tigt und effizient sind, dass eine Neuimplementierung aufgrund starker Modifikationen keine Option ist. An dieser Stelle wird dann häufig diskutiert, welche Vorteile ein Wechsel auf das neue System bringt.

Eine Landscape Transformation ist die dritte Variante, wobei eine existierende ERP-Systemlandschaft konsolidiert wird indem das neue SAP S/4HANA System aufgebaut wird oder eine Umwandlung eines bestehenden Systems erfolgt. Sie sind ein globales Unterneh-men aber arbeiten mit unterschiedlichen ERP-Systemen in den Regionen? Dann hilft die Landscape Transformation das einheitliche SAP S/4HANA System einzuführen.

SAP-Anbieter haben zudem weitere Best-Practice-Ansätze erarbeitet, die bereits erfolgreich in Projekten umgesetzt wurden. Es gibt somit Abwandlungen der geschilderten Ansätze, Optio-nen dazwischen.

Die Ansätze unterscheiden sich nicht hinsichtlich der Wechseloptionen, die in der Vergangen-heit beim Wechsel auf die klassische Business Suite bestanden. SAP S/4HANA vereinfacht zwar das bestehende Datenmodell und stellt Kunden mit SAP Fiori eine neue Benutzerober-fläche für unterschiedliche Endgeräte mit einem einheitlichen Erscheinungsbild zur Verfügung. Dennoch unterstützt SAP den Wechsel auf SAP S/4HANA über den Weg einer System Con-version, da die Datenmodelle von SAP ERP und von S/4HANA kompatibel sind und die grafi-sche SAP-Benutzeroberfläche (SAP GUI) auch weiterhin unterstützt wird. Nicht zu unter-schätzen ist dabei die Conversion der Finance-Daten, da sich hier grundlegende Strukturen verändert haben.

Der Weg zur erfolgreichen Implementierung

Wie gelanget man vom aktuellen ERP-System zum neuen SAP S/4HANA, wie gestaltet man die Migration, was ist zu berücksichtigen und wie läuft das Projekt schlussendlich ab? Die Implementierung eines neuen ERP-System ist ein Organisationsprojekt, kein IT-Projekt, bei dem Sie ein gutes Projektmanagement und Changemanagement benötigen. Das Team-Setup, das Management-Committment, klare Zielvorstellungen, realistische Zeitpläne, top-organisiertes Stammdatenmanagement und Projektmethodik etc. sind dabei die wesentlichen Erfolgsfaktoren

Das Einführungsprojekt lässt sich in fünf Phasen untergliedern. Phase eins ist die „Roadmap-Phase“. Hier sollten die wichtigsten Grundsatzentscheidungen getroffen werden, Z.B. Green-field oder Brownfield oder doch etwas dazwischen? Nutzung der Public Cloud (Multi-Tenant) möglich/gewünscht? Aufsetzen einer Sand-Box? Erste Stammdatenübernahmen durchführen, ja oder nein? Ist die Qualität der Stammdaten ausreichend? Außerdem sollten Sie einen gro-ben Zeitplan für Ihr Projekt erstellen und die Voraussetzungen für die Durchführung des Pro-jekts schaffen.

Im zweiten Schritt starten gegebenenfalls einige Vorprojekte, die Sie bereits im aktuellen ERP-System vollständig abschließen können. Dies kann zum Beispiel Pflegen der zentralen Stammdaten sein oder auch ein Archivierungsprojekt, um die Datenbankgröße zu reduzieren. Diese Phase sollten Sie nur dann durchführen, wenn das im Hinblick auf die Roadmap sinn-voll ist, allerdings nehmen Vorprojekte einen Teil der Komplexität aus dem Umsetzungspro-jekt. Dies bedeutet nicht, dass Sie weniger Aufwand haben, aber Sie können Ihr Risiko ein wenig verringern.

Als Drittes folgt die „Designphase“ oder auch Konzeption. Hierbei wird zuerst das technische Konzept erstellt, bei dem geprüft wird welche Hardware benötigt wird und wie alles in die Re-chenzentrumsinfrastruktur passt. Es findet also ein Simplification-Check statt der anschlie-ßend zum fachlichen Konzept führt. In dem Teil wird eine Fit-Gap-Analyse durchgeführt, bei der geschaut wird wie die aktuellen Prozesse in SAP S/4HANA aussehen werden und welche Änderungen gegebenenfalls noch vorgenommen werden müssen. Hierbei stellt SAP auch Model-Companies bereit. Bei der Analyse und den eventuellen Änderungen sollten sich immer die Frage gestellt werden, ob man mit dem neuen System zurück zum SAP Standard will und kann. Aus dieser Phase entsteht ein Konzept beziehungsweise eine Aufgabenliste für den weiteren Verlauf.

Die Umsetzung des zuvor erstellten Konzepts geschieht in der vierten Phase. Hier wird unter anderem die Hardware bereitgestellt, die Systemlinie aufgebaut, das Customizing durchge-führt und Programmierungen vorgenommen. Kurzgesagt wird ein funktionierendes Zielsystem erstellt.

Zuletzt folgt dann die Einführungsphase, bei der das Go-live durch ein Cut-Over-Konzept vor-bereitet wird. Außerdem prüfen Sie die Wartbarkeit des Produktivsystems und führen einen ausführlichen Teststart durch. Auch die Schulung der Anwender fällt in diese Phase. Am Ende dieser Phase steht der finalen Einführung des neuen SAP S/4HANA Systems nichts mehr im Wege und Sie haben Ihr Projekt erfolgreich abgeschlossen, einige Nachwehen inklusive

Wie sollte das Thema konkret angegangen werden?

Jeder Kunde sollte sich mit SAP HANA als In-Memory-Plattform und mit SAP S/4HANA als dem digitalen Kern des Unternehmens beschäftigen – und zwar jetzt. Mit der Lösung lässt sich eine Organisation konsequent auf digitale Prozesse ausrichten – entsprechende Ge-schäftsszenarien lassen sich effektiv umsetzen und schlagkräftig vermarkten. SAP S/4HANA ist in diesem Sinne mehr als ein Nachfolger der Business Suite, die Lösung vertritt eine ganz neue Produktlinie.

Vallée und Partner hat bereits einige Kunden beim Umstieg begleitet, insbesondere bei der Vorbereitung dieser komplexen Projekte. Wir kennen die Vor- und Nachteile, den Anbieter-markt, Betriebsmodelle, Preise etc. und unterstützen Sie gerne auf dem gesamten Weg des Umstiegs und stehen Ihnen mit dem nötigen Expertenwissen zur Verfügung.

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