ERP aus der Cloud?

Software as a service vs. on premise

Wenn Sie gerade auf der Suche nach einem neuen ERP-System sind, werden Sie sich nicht nur mit funktionalen Fragen nach einer geeigneten Software, sondern auch mit der Frage nach der richtigen Betriebsart auseinandersetzen müssen. Häufig hört man die Begriffe „On Premise“ oder „Cloud“ – also Softwarebetrieb im eigenen Haus oder der Bezug über Web- bzw. Internettechnologien. Leider lässt sich das Thema nicht so einfach hierauf reduzieren. Das Spektrum an Betriebsarten ist groß und die Übergänge sind teils fließend. Bis ca. 2010 war es einfacher: Software wurde in der Regel gekauft, auf der eigenen lokalen Hardware installiert und mit eigenem Personal betrieben. Mit der Weiterentwicklung der technologischen Möglichkeiten und insbesondere des Internets wurde das Spektrum der Betriebsarten für ERP-Systeme jedoch deutlich erweitert.

Der klassische, lokale Eigenbetrieb von Hard- und Software wird unter dem Begriff On Premise (oder auch On Prem) zusammengefasst. Hier bleibt alles im eigenen Haus. Installation, Betrieb, Wartung, usw.: Alle Elemente werden von der eigenen IT sichergestellt. Diesem Ansatz gegenüber stehen Software as a Service-Modelle (SaaS). Hierbei werden neben der Hardwareleistung und IT-Infrastruktur auch ganze Software- und Prozess-Suiten in die Cloud bzw. Public Cloud ausgelagert. Das anwendende Unternehmen kann sie gegen Entgelt abrufen und nutzen. Im Idealfall wird ein Unternehmen dadurch in die Lage versetzt, IT-Unterstützung für komplexe Branchenprozesse einfach über das Internet bedarfsorientiert zu mieten – der Kauf von Software-Lizenzen ist nicht mehr nötig. Dabei wird die Nutzung der Software beispielsweise mit einer Cloud-Gebühr pro User abgegolten.

Es existieren allerdings auch Lösungsansätze zwischen diesen beiden Polen. Bei Managed Services beispielsweise wird Hardware in Rechenzentren ausgelagert, sodass nur noch die Unternehmenssoftware selbst installiert, betrieben und gepflegt werden muss. Ein Dienstleister übernimmt die physische Bereitstellung grundlegender IT-Infrastruktur. Hierzu zählen z.B. Räumlichkeiten eine sichere Stromversorgung, Teile der IT-Sicherheit oder Ähnliches. Die übliche Dienstleistung umfasst dabei die Pflege, Wartung und Updates der Technik. Managed Services werden vertraglich mithilfe von Service-Level-Agreements festgehalten. Es wird deutlich, dass ein Unternehmen, welches mit dem Gedanken spielt eine neue ERP-Lösung einzuführen, zunächst ganz praktisch vor der Aufgabe steht, das für sich sinnvollste Betriebsmodell zu identifizieren. Gemeinhin lassen sich zur Beurteilung folgende Kriterien ableiten:

ERP-Systemkosten

Im Rahmen der Einführung fallen diverse Arten von Kosten an. Bei On Prem ERP-Systemen kauft der Kunde sowohl die Softwarelizenzen als auch die betriebsnotwendige Hardware. Hinzu kommen externe und interne Kosten für die Installation und Wartung des Systems. Beim SaaS-Modell wird die Software, samt Wartung, Betrieb und Hardware vom Dienstleister gegen Entgelt zur Verfügung gestellt. Mit anderen Worten gemietet. Der einmalige Liquiditätsbedarf ist dabei meist geringer und das Modell ist zudem flexibel skalierbar. Trotzdem kann langfristig eine On Prem-Lösung günstiger sein. Das hängt von der Nutzungsdauer, den Lizenzkosten und den internen Einsparpotentialen im IT-Betrieb ab. Genauer hinzuschauen macht hier Sinn. Eine Entscheidung fällt man schließlich für viele Jahre.

Der Betrieb des Systems und der damit verbundene Anwenderservice ist ein weiterer Punkt, den es gilt, unter dem Kostenaspekt im Auge zu behalten. Ein starkes Argument: Der Betriebs- und Wartungsaufwand einer SaaS-Lösung liegt beim Anbieter. Kunden, deren ERP-Lösungen On Prem oder als Managed Service betrieben werden, müssen für Aktualität und Sicherheit des Systems zusätzlichen Aufwand betreiben. Der SaaS-Kunde braucht in der Regel kein speziell geschultes IT-Personal zu diesem Zwecke vorzuhalten.

Unsere Einschätzung: Es muss Fall für Fall genau analysiert werden, welche Betriebsart aus Kostensicht die beste ist. SaaS-Lösungen gelten jedoch als einfacher zu kalkulieren und bieten mithin eine höhere Kostenflexibilität. Wichtig ist es immer, die im SaaS-Agreement enthaltenen Leistungen sehr genau zu prüfen. Die Praxis zeigt außerdem, dass viele Anbieter sich nicht auf eine Ausprägung festgelegen und verschiedene Varianten anbieten können. Vergleichen lohnt sich in jedem Fall.

Systemimplementierung und Anpassbarkeit

Ein Vorteil, den viele SaaS-Anbieter ausspielen können ist, dass sie mit zentral vorkonfigurierten Lösungen komplette Prozesssuiten inkl. der gängigsten Branchenprozesse liefern können. Der Kunde muss sich zum Testen lediglich anmelden. Oftmals kann hierdurch die Einführungszeit gegenüber klassischen On-Prem Systemen und Managed Service-Umgebungen deutlich reduziert werden. Diese Szenarien bedürfen in der Regel einer stärkeren Adaption an die lokalen bzw. prozessualen Gegebenheiten.  Ein Wermutstropfen für die SaaS-Variante bleibt jedoch: Viele SaaS-Anbieter verfolgen eine konsequente Orientierung am Branchen-Standard als Produktphilosophie – nicht für jedes Unternehmen ist dieser Funktionsumfang ausreichend.

Unsere Einschätzung: Eine geeignete SaaS-Lösung kann zu kürzeren Implementierungszeiten führen, wenn man bereit ist, auf Individualitäten zugunsten von Standards zu verzichten. Verfolgt man diese Prämisse konsequent, können erhebliche Einsparpotentiale erschlossen werden.

Skalierbarkeit des ERP-Systems

Das SaaS-Modell lebt von der Grundidee, dass der Service, also die Nutzung der ERP-Software, je nach Bedarf abgerufen werden kann. Steigt also die benötigte Nutzeranzahl kann hierbei flexibel skaliert werden, ohne Infrastruktur, Hardware oder Softwarekomponenten im Detail betrachten zu müssen.

Anders in Managed Service-Umgebungen: Auch hier kann Service komfortabel skaliert werden. Dieser umfasst jedoch lediglich die Infrastruktur und Hardware-Umgebung. Die Skalierung der Anwendung selbst muss letzten Endes zusätzlich vorgenommen werden. Oft verbleibt diese Obliegenheit, je nach vertraglicher Ausgestaltung, beim Anwender. On-Prem Lösungen hingegen sind bereits in der Standardinstallation sehr umfangreich. Die Hardware muss für den höchsten Auslastungsgrad am Standort vorgehalten und kann außerdem erweitert werden. In der Praxis trifft man häufig Managed Service Umgebungen an, die durch die eigene IT-Abteilung im eigenen Rechenzentrum angeboten werden. In diesem Punkt ist die definitorische Grenze zwischen den Betriebsarten fließend.

Unsere Einschätzung: Das SaaS-Konzept ermöglicht es auf situative Veränderungen, wie Wachstum und Expansion, schnell reagieren zu können und hat somit in einem dynamischen Umfeld gegenüber einem On Prem-System die Nase vorn. Eine schlecht ausgebaute Breitband-Infrastruktur kann hierbei jedoch Unternehmensabläufe erheblich stören. Eine detaillierte Untersuchung der notwendigen und verfügbaren Infrastruktur und Bandbreiten ist erforderlich.

IT- und Datensicherheit gewährleisten

Über die designierte Software werden Daten im großen Stil erhoben, gespeichert und verarbeitet. Ein weiteres, sehr wichtiges Entscheidungskriterium ist daher der Datenschutz. Bei On Prem Modellen in Reinform verwaltet das Unternehmen seine Daten in den eigenen Systemen und im eigenen Rechenzentrum und ist somit auch für deren Sicherheit selbst verantwortlich. Im Rahmen des SaaS-Konzeptes sowie bei bestimmten Managed Service-Konstellationen liegt der Fall anders. Weil die Daten an einen externen Dienstleister übertragen und dort verwaltet werden, sind Auslagerungsverträge zu schließen. So sieht man sich mit der Fragestellung nach dem einschlägigen Datenschutzrecht konfrontiert, wenn es sich beispielsweise um einen Dienstleister handelt, der seine Cloud-Server außerhalb der europäischen Union betreibt.

Unsere Einschätzung: In beiden Fällen müssen vor dem Hintergrund der IT- und Datensicherheit sehr genau die Chancen und Risiken abgewogen werden.  Auch die eigenen Fähigkeiten gehören auf den Prüfstand. Ist man überhaupt in der Lage, die datenschutzrelevanten Anforderungen in Eigenregie stemmen zu können? Die im Mittelstand weit verbreitete Annahme die Daten wären im eigenen Haus am sichersten aufgehoben, entpuppt sich dabei häufig als Trugschluss.

VuP-Fazit

In jedem Fall ist vor der Entscheidung für ein ERP-System sicherzustellen, dass alle erfolgskritischen Anforderungen des Unternehmens zufriedenstellend abgedeckt werden können. Dazu gehört immer auch eine genaue Analyse der angestrebten Betriebsart. Auch eine langfristige Kostenbetrachtung unter Einbezug kalkulatorischer Betriebskosten sollte angestellt werden. Ein nicht zu unterschätzendes Entscheidungskriterium ist ebenso die verbindliche Einhaltung europäischer Datenschutzregeln eines infrage kommenden Dienstleisters.  Die Entscheidung für eine Betriebsart ist richtungsweisend und sollte daher professionell vorbereitet werden.