Rolf, warum ist die Auswahl einer passenden Softwarelösung für Logistiker so bedeutend – und zugleich so schwierig?

Logistik bedeutet, Prozesse zu managen und mit vielen Variablen umzugehen. Eine passende Softwarelösung hilft dabei, den Materialfluss und Datenfluss in Einklang zu bringen. So schafft sie Effizienz und Transparenz im Geschäft und sorgt für Entlastung und Zufriedenheit bei den Mitarbeitenden. Das ist das große Potenzial eines Warehouse Management Systems bzw. einer ERP Lösung. Doch das alles ist hochkomplex. Zudem sind die Anforderungen und Bedürfnisse von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich und der Markt an Softwarelösungen sehr breit und dynamisch – darum tun sich viele Logistiker schwer mit der Auswahl.

… und dann arbeiten manche über Jahre mit ineffizienten Insellösungen und einem Software-Flickenteppich?

Ja, das sehen wir häufiger. Eine Businesssoftware ist ja ihr Werkzeug, mit dem Sie jeden Tag arbeiten. Eine Schatten IT aus Excel-Insellösungen entsteht, wenn es eben keine Optimierung in ERP oder WMS gibt. Stattdessen bleiben Prozesse kompliziert oder unklar und Frustration kommt auf. Auch Kommunikationsprobleme oder fehlende Ressourcen in der internen oder externen IT sind Gründe. Als Berater ist es unser Ziel, Sie von dieser Insellösung und dem Flickenteppich zu befreien, indem wir Softwarelösungen ganzheitlich denken und immer ganz nah an den Anwenderinnen und ihren Bedürfnissen sind – und das beginnt schon im Auswahlprozess.

Wo siehst du die Verknüpfung zwischen Software und Logistik?

Ich verstehe Software als Werkzeug für Menschen, um operative Prozesse zu ermöglichen, zu beschleunigen und stetig zu verbessern. Für wettbewerbsfähige Logistikprozesse ist eine Softwareunterstützung heute unabdingbar. Doch wieviel Software wird benötigt? Diese Frage habe ich mir immer wieder gestellt. Meine Erfahrung zeigt, dass wir Menschen den Unterschied machen. So hatte ich einmal die Aufgabe, das gleiche WMS System an drei Standorten in zwei verschiedenen Ländern einzuführen. Die Herausforderungen waren trotz des gleichen Systems aufgrund der Menschen sehr unterschiedlich.

Mitarbeitende und Anwender*innen frühzeitig einzubinden, ist also ein Schlüssel für den Projekterfolg?

Auf jeden Fall. Es hat sich gezeigt, dass es im Projektgeschäft von Vorteil ist, wenn die IT-Mitarbeiter*innen zusätzlich zur fachlichen Qualifikation auch ein Prozessverständnis besitzen. Uns ist wichtig, dass Anwender*innen, IT und das jeweilige Softwarehaus in einem offenen Dialog miteinander arbeiten und sich Zeit nehmen für das Projekt und dann: testen, testen, testen. Dann sind die Weichen für einen reibungslosen Go Live gestellt.

Lässt sich Erfolg einer Softwarelösung messen?

In einigen Fällen wäre es ausreichend, die Prozesszeiten zu messen und mit den Wettbewerbern zu vergleichen oder die Zufriedenheit der Anwender*innen zu ermitteln. Was ich mir wünschen würde, wäre eine neutrale Instanz, die diesen Erfolg sichtbar macht. Stellen Sie sich vor es gäbe eine Künstliche Intelligenz, nennen wir sie „jette“, die jedes Jahr Ihre WMS Software überprüft auf Basis von ausgewählten Kriterien wie z.B.

1. UZI – Testwert: User-Zufriedenheits-Indikator (1 schlecht = 10 Sehr Gut)
2. Performance Test, wie z.B. Lieferscheindruck innerhalb von 2,5 Sekunden
3. Datensicherheit / Cyberattacken: Ein Team von 2 Hackern hat 2 Wochen Zeit Ihr IT-System administrativ zu übernehmen
4. Umsetzungsgeschwindigkeit für Programmänderungen (Change Requests sind innerhalb von 4 Wochen nach Beauftragung umgesetzt)

Da es diese KI (noch) nicht gibt, übernehmen heute Inhaber und verantwortliche Führungskräfte in den Firmen diese Aufgabe – wir unterstützen sie dabei. Zum Beispiel mit dem ganzheitlichen Verfahren „IT Capability Maturity Framework“ (IT CMF). Diese wissenschaftliche Methodik setzen wir bei VUP in ausgewählten Projekten ein.

Wie berät VUP mich, wenn ich vor der Aufgabe der Softwareauswahl
oder -optimierung stehe?

Getreu unserem Motto „MOT – Mensch, Organisation, Technik“, setzen wir auf eine intensive Einbindung unserer Kunden. Über Vor-Ort-Termine an ihren Standorten, intensive Gespräche und Interviews mit ihren Mitarbeitenden und über moderne Workshopansätze schaffen wir gemeinsam Mehrwerte für ihr Unternehmen. Kurz gesagt: über die Menschen und die Prozesse erstellen wir ein Anforderungskonzept für die Lösungsanbieter, die im Pitch ihre Qualitäten zeigen können. Dabei kann auch ein Pilotprojekt ein guter Startschuss für den gemeinsamen Weg unserer Kunden mit „ihrem“ Softwarehaus sein.

Denn Softwarehäuser sind keine Autohersteller. Bei Nichtgefallen oder fehlenden Eigenschaften werden Sie die Software nicht nach 1-2 Jahren wieder austauschen. Sie gehen für einen längeren Zeitraum eine „Ehe“ ein. Umso besser sollte die menschliche Kommunikation zwischen Kunden und Dienstleister funktionieren.

Wann ist eine Beratung für Sie erfolgreich? 

Wenn ich keine „Schubladenkonzepte“ entwickeln durfte, sondern eine Konzeptionierung zielgerichteter, prozess- und praxisorientierter und wertschöpfender Logistik für das Unternehmen. Change Management spielt an dieser Stelle eine wichtige Rolle. Über die intensive Einbindung der Mitarbeitenden stellen wir sicher, dass die erarbeiteten Konzepte mitgetragen werden. Und wir streben eine aktive Befähigung der Mitarbeiter*innen an, um Insellösungen zu vermeiden und die Nachhaltigkeit der erarbeiteten Konzepte zu sichern. Dann macht das Arbeiten Spaß und alle Prozesse und Beteiligten profitieren. Was ein erfolgreicher Projektverlauf und eine gute Beratung ist, entscheidet am Ende der Kunde selbst: Das Projektziel wird vom Kunden zu Beginn spezifiziert und am Ende des Projektes bewertet er, ob es erreicht wurde. Diese Kundenzufriedenheit – sie ist unsere wichtigste Messlatte für eine gute Beratung.