Reibungsloses und effizientes Ausschreibungsmanagement

22. Mai 2020 | Allgemein, Blog

Reibungsloses und effizientes Ausschreibungsmanagement

Ohne Umwege und Reibungsverluste zum effizienten Ergebnis bei Ausschreibungen – dafür steht die Aufgabe des Ausschreibungsmanagement. Doch wieso ist ein Lastenheft nicht immer zwingend erforderlich, um zügige Ausschreibungsergebnisse zu erhalten?

Optimal funktionierende Software und reibungslose Prozesse bilden die Basis für einen Un-ternehmenserfolg. Bei der Software geht es nicht nur um das klassische ERP-System, son-dern auch um CRM-Systeme, WMS, TMS und PPS etc. Für all diese Systeme gibt es etliche Anbieter, doch wie finden Sie den für sich passenden Anbieter? Bei der Auswahl des passen-den Anbieters unterscheiden wir zwei verschiedene Ausschreibungsmethoden. Auf der einen Seite das traditionelle Vorgehen mit einem vollumfänglichen Lastenheft und auf der anderen Seite das agile Vorgehen mit den wichtigsten Kernanforderungen.

Ablauf traditionelles Ausschreibungsmanagement

Das traditionelle Ausschreibungsmanagement startet mit Ihrem Kundenwunsch, eine maxima-le Funktionsanforderung in Verbindung mit einer maximalen kaufmännischen Sicherheit zu erhalten. Dabei soll die kaufmännische Sicherheit einen vollumfänglichen, lückenlosen Vertrag darstellen. Mit diesem Kundenwunsch wenden Sie sich an unser Unternehmen und wir starten damit, jegliche Prozessprobleme zu identifizieren und diese in Workshops soweit zu standar-disierten Prozessen zu verbessern, dass es bei der Softwareeinführung zu keinen Problemen kommt. Das Ziel dieses Schritts ist es, das oben erwähnte Lastenheft vollständig auszuarbei-ten, was in der finalen Version durchaus mehrere hundert Seiten lang sein kann, um dieses später den potenziellen Anbietern vorlegen zu können.

Während Sie gemeinsam mit unseren Experten dieses Lastenheft erarbeitet haben, haben unsere Mitarbeiter bereits eine Longlist mit maximal zehn potenziellen Anbietern erstellt. Im nächsten Schritt laden wir diese Anbieter zur Ausschreibung ein und übergeben ihnen das Lastenheft zur inhaltlichen Bearbeitung. In den nächsten vier bis sechs Wochen werden die potenziellen Kandidaten also die geforderten Informationen bereitstellen und alle Anforderun-gen ausarbeiten, sodass die Unterlagen fast zum Vertragsbestandteil werden könnten. Dabei stellt der Anbieter unteranderem seinen Projektplan vor und nennt seine Rahmenbedingun-gen.

Sobald uns die Anbieter die geforderten Ausschreibungsunterlagen zukommen lassen, begut-achten, harmonisieren und bewerten wir diese und erstellen schlussendlich ein Ranking der Anbieter. Die besten drei Anbieter schaffen es in eine Shortlist und werden zu einem ersten persönlichen Kennenlernen mit Ihnen eingeladen. Dabei hält jeder der drei eine Vorgabe zur Anbieterpräsentation (Probeworkshop-Charakter) und stellt nochmal vertiefend seine Konzep-te und möglichen Projektvorgehensweisen vor und hat so die Chance, einen guten bleibenden Eindruck zu hinterlassen. Nach diesen Anbieterpräsentationen ist es nicht ungewöhnlich, Re-ferenzkunden der Anbieter zu besuchen, um sich so ein besseres Bild über deren Arbeit zu machen.

Schlussendlich sollte sich ein Favorit herauskristallisiert haben, mit dem es dann zu Vertrags-verhandlungen kommt und die vorliegenden Unterlagen und Informationen unterschriftsreif verhandelt werden. Nach einem erfolgreichen Vertragsabschluss ist die Arbeit der meisten Unternehmensberatungen normalerweise beendet, doch wir unterstützen Sie auf Wunsch auch gerne darüber hinaus bis zur erfolgreichen Go-Live.

Kurz gesagt besteht das traditionelle Ausschreibungsmanagement aus den folgenden drei Schritten.

  • Erstens: Prozessoptimierung in allen Unternehmensteilen mit dem Ergebnisdokument Lastenheft.
  • Zweitens: Ausschreibungsmanagement auf Lastenheftebene.
  • Drittens: Vertragsverhandlungen auf Basis des Lastenhefts, mit dem Ziel einen Fest-preis und/oder Werkvertrag zu vereinbaren.

Risikominimierung durch das traditionelle Vorgehen

Das Lastenheft stellt die Grundlage für den weiteren Verlauf der Softwareeinführung dar, wes-halb es besonders wichtig ist, sich ausgiebig mit den Inhalten zu beschäftigen. Dies hat zur Folge, dass es von der ersten Kontaktaufnahme mit uns bis zur Implementierung der Software ein langwieriger Prozess ist, der durchaus vier bis sechs Monate dauern kann. In dieser Zeit fallen höhere Kosten an, aber es bietet Ihnen auch Sicherheit, da Sie am Anfang mehr Ver-langen und so am Ende auch ein besseres Ergebnis erzielen. Außerdem wird Ihr Risiko mini-miert, welches mit der Einführung verbunden ist, da Sie alle Anforderungen von Beginn an offenlegen und die potenziellen Anbieter besser entscheiden können, ob sie die Umsetzung durchführen können. Zudem sind Sie durch diese Vorgehensweise schon sehr gut auf das kommende ERP-Projekt vorbereitet.

Leider ist es in den letzten Jahren immer häufiger dazu gekommen, dass Softwareanbieter ein Projekt direkt ablehnen, da der Aufwand Lastenheft gemieden wird. Auf der Nachfrageseite ist die Nachfrage in den vergangenen Jahren enorm gestiegen, wodurch die Anbieter in der Posi-tion sind sich die besten Projekte auszusuchen. Aus diesem Grund hat sich das agile Aus-schreibungsmanagement weiter etabliert.

Risikominimierung durch das traditionelle Vorgehen

Zur Umgehung der Aufstellung eines vollumfänglichen Lastenheftes hat sich in den zurücklie-genden Jahren das agile Ausschreibungsmanagement etabliert. Dieses unterscheidet sich im Ablauf zum traditionellen Vorgehen und auch das Ergebnisdokument ist ein anderes.

Nachdem Sie sich, wie auch bei dem traditionellen Ausschreibungsmanagement, mit Ihrem Kundenwunsch einer verbesserten Softwarelandschaft an unser Unternehmen gewandt haben beginnen unsere Experten mit der Prozessaufnahme. Wir begleiten Sie in Ihrem Tagesge-schäft und führen eine Ist-Aufnahme durch, um Schwächen zu erkennen, die bei einer neuen Software zu Problemen führen können. Dabei schauen wir uns alle Unternehmensteile im Echtbetrieb an, nicht unter Laborbedingungen.

Durch die Erkennung der Problemstellen können wir gezielte vereinzelte Workshops durchfüh-ren, um diese Hindernisse zu beseitigen, die spätestens im ERP-Projekt Ihnen auf die Füße fallen und zu Projektverzögerungen führen werden. Anschließend folgt die Erstellung des Er-gebnisdokuments. Dies ist kein Lastenheft wie bei der vorher beschriebenen Methode, son-dern das Dokument umfasst nur die Kernanforderungen. Die Kernanforderungen beinhalten Ihre groben Vorstellungen, welches Ziel Sie verfolgen und welche Aspekte für Sie notwendig sind, um mit der neuen Software erfolgreich zu sein.

Identisch zum traditionellem Ausschreibungsmanagement geht es jetzt an die Anbieteraus-wahl. Hier werden die zehn besten Anbieter für Sie ausgewählt. Anschließend werden diese Anbieter allerdings unmittelbar zu Pitch-Terminen eingeladen. Hier entsteht also schon sehr viel früher der erste Kundenkontakt im Gegensatz zur obigen Methode. Bei den Pitch-Terminen hat jeder Anbieter ca. zwei bis drei Stunden Zeit sich selbst zu präsentieren und die Antworten auf die Kernanforderungen zu liefern.

Im weiteren Verlauf sollten Sie drei der Anbieter favorisieren und mit Ihnen ausgiebigere Ter-mine durchführen. Dabei hat jeder der verbleibenden Anbieter einen gesamten Tag Zeit eine umfangreichere Eigenpräsentation und mögliche Lösung vorzustellen und in einer Art Work-shop mit Ihnen zu erarbeiten.

Normalerweise hat sich zu diesem Zeitpunkt ein Favorit herausgestellt und man könnte in die Vertragsverhandlungen gehen. Hier liegt allerdings der größte Unterschied zur traditionellen Variante. Da es kein ausführliches Lastenheft gibt, ist ein Festpreis oder Werkvertrag meist nicht realistisch. Nach diesem Vorgehen liegt nur ein Meilenstein (Proof of Concept) vor, der die prinzipielle Durchführbarkeit des Projektes belegt.

Auf Grundlage des positiven Meilensteins startet der von Ihnen gewählte Anbieter mit Ihnen in ein Vorprojekt. Dabei gibt es eine Workshopphase, in der alle notwendigen Details erarbeitet werden. Diese Details nutzt der Anbieter, um die Projektkosten und -dauer vollumfänglich be-stimmen zu können. Folglich liegen dann im späteren Verlauf alle notwendigen Informationen vor, um einen Festpreis oder Werkvertrag abschließen zu können.

Agiles Vorgehen zur Zeiteinsparung

Durch das reine agile Ausschreibungsmanagement ist kein Vertragsabschluss für das Ge-samtprojekt möglich, da Sie zu dem Zeitpunkt nicht alle nötigen Anforderungen kennen und der Anbieter keine genaue Einschätzung vornehmen kann, was überhaupt möglich ist und auf welche Kosten sich das Projekt beläuft. Um schlussendlich zu einem Vertragsabschluss zu gelangen, ist ein zusätzliches Vorprojekt notwendig. Insgesamt bietet Ihnen das agile Vorge-hen aber die Möglichkeit das Projekt, innerhalb von zwei bis drei Monaten durchzuführen, wodurch das Projekt schlussendlich kostengünstiger ist. Trotz der geringeren Projektdauer erhalten Sie viele strukturierte Informationen, die sie für die Projektdurchführung benötigen.

Welches Vorgehen ist das Richtige?

Beide Vorgehensweisen haben ihre Vor- und Nachteile. Während das traditionelle Ausschrei-bungsmanagement eine hohe prozessuale und kaufm. Sicherheit bietet und somit das Pro-jektrisiko minimiert punktet das agile Ausschreibungsmanagement mit der Laufzeit und den tendenziell niedrigeren Kosten. Besser gesagt, es gibt nicht das eine richtige Modell! Die Auswahl der Vorgehensweise hängt von Ihren Vorstellungen, Wünschen und Unternehmens-strukturen ab.

Egal für welches Vorgehen Sie sich entscheiden, unsere Experten beraten Sie gerne und ste-hen Ihnen mit ihrem Fachwissen zur Verfügung. Vereinbaren Sie noch heute einen Termin zum ersten Kennenlernen und überzeugen Sie sich per Videochat von unserer langjährigen Unternehmenserfahrung. Wir freuen uns auf Sie.

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