Reibungsloses und effizientes Ausschreibungsmanagement

7. Oktober 2020 | Allgemein, Blog

Reibungsloses und effizientes Ausschreibungsmanagement

Ohne Umwege und Reibungsverluste zum gewünschten Ergebnis – dafür steht effizien-tes Ausschreibungsmanagement. Doch wieso ist ein klassisches Lastenheft nicht im-mer zwingend erforderlich, um gute und zügige Ausschreibungsergebnisse zu erhal-ten?

Optimal funktionierende Software und reibungslose Prozesse bilden eine wichtige Basis für den Unternehmenserfolg. Bei der Software geht es nicht nur um das klassische ERP-System, sondern auch um Lösungen, die auf spezielle Prozesse ausgerichtet sind. Hierzu zählen z.B. CRM-Systeme, Warehousemanagement-, Transportmanagement- oder Produktionsplanungs-systeme. Für jede Anwendung gibt es am Markt unzählige Anbieter, doch wie identifizieren Sie den für Ihr Unternehmen am besten geeigneten Kandidaten? Bei der Auswahl des pas-senden Anbieters unterscheiden wir zwei verschiedene Ausschreibungsmethoden. Auf der einen Seite das klassische Vorgehen mit einem vollumfänglichen Lastenheft und auf der an-deren Seite das agile Vorgehen unter Berücksichtigung der wichtigsten Kernanforderungen.

Klassisches Ausschreibungsmanagement

Im Rahmen des klassische Ausschreibungsmanagement werden ausgehend vom Kunden-wunsch, die maximalen Funktionsanforderungen zugrunde gelegt. Ziel ist es, für einen klar definierten Funktions- bzw. Projektumfang die maximale kaufmännische Sicherheit zu erlan-gen. Dabei spiegelt sich die kaufmännische Sicherheit im Wesentlichen in einen vollumfängli-chen, lückenlosen Vertrag wider, welcher auf Basis vom zuvor sauber beschriebenen Kun-denwunsch, dem Lastenheft, mit einem Anbieter geschlossen wird. Um den richtigen Anbieter zu finden, helfen Beratungsunternehmen wie Vallée und Partner. Neben der reinen Identifizie-rung des geeigneten Anbieters, unterstützen wir auch dabei, Prozessprobleme zu identifizie-ren und diese organisatorisch soweit zu standardisierten Prozessen zu verbessern, dass eine Softwareeinführung reibungslos verläuft. Das Ziel dieses Schritts ist es, das oben erwähnte Lastenheft vollständig auszuarbeiten, um dieses später den potenziellen Anbietern vorlegen zu können.

Während unsere Experten gemeinsam mit Ihnen dieses Lastenheft erarbeiten, erstellen wir zudem eine Longlist mit wenigen, handverlesenen Kandidaten. Anschließend werden diese zur Ausschreibung eingeladen und bekommen das Lastenheft zur inhaltlichen Bearbeitung. Im Rahmen einer angemessenen Frist werden die potenziellen Kandidaten die geforderten Infor-mationen bereitstellen und alle Anforderungen ausarbeiten, sodass die Unterlagen Grundlage für das weitere Projekt werden können. Dabei stellt der Anbieter unter anderem seinen Pro-jektplan vor und nennt seine Rahmenbedingungen.

Sobald uns die Anbieter die geforderten Ausschreibungsunterlagen zukommen lassen, begut-achten, schaffen wir Transparenz und bewerten wir diese. Schlussendlich erstellen wir ein Ranking der Anbieter auf Basis einer von Ihnen vorgegeben Gewichtung der Bewertungskrite-rien. Die besten Anbieter schaffen es auf eine Shortlist und werden zu einem ersten persönli-chen Kennenlernen mit Ihnen eingeladen. Dabei hält jeder Anbieter ein klares Drehbuch zur Anbieterpräsentation. Er bekommt die Chance seine Kompetenz und sein Konzept unter Be-weis zu stellen. Nach diesen Anbieterpräsentationen ist es nicht ungewöhnlich, Referenzkun-den der Anbieter zu besuchen, um sich so einen Eindruck aus erster Hand von der Zusam-menarbeit mit dem favorisierten Anbieter zu machen.

Schlussendlich sollte sich ein Favorit herauskristallisiert haben, mit dem es dann zu vertiefen-den Gesprächen und Verhandlungen kommt. Die vorliegenden Unterlagen und Konzepte fina-lisiert. Nach einem erfolgreichen Vertragsabschluss ist die Arbeit der meisten Unternehmens-beratungen normalerweise beendet, doch wir gehen einen Schritt weiter und unterstützen Sie auf Wunsch auch gerne darüber hinaus bis zur erfolgreichen Go-Live.

Kurz gesagt besteht das klassische Ausschreibungsmanagement aus den folgenden drei Schritten.
Erstens: Ermittlung der funktionalen Anforderungen und Prozessoptimierung in allen involvierten Unternehmensteilen mit dem Ergebnisdokument Lastenheft.
Zweitens: Ausschreibungsmanagement auf Basis des Lastenheftes
Drittens: Vertragsverhandlungen auf der Grundlage des Lastenhefts, mit dem Ziel ei-nen Festpreis und/oder Werkvertrag zu vereinbaren.

Vorteil: Risikominimierung durch das klassische Vorgehen

Das Lastenheft stellt den Fahrplan für den weiteren Verlauf der Softwareeinführung dar. Aus diesem Grunde ist es besonders wichtig, sich ausgiebig mit den Inhalten zu beschäftigen. Von der ersten Kontaktaufnahme mit uns bis zur Implementierung der Software ist es immer ein langer und mühsamer Weg, aber eine gut strukturierte konzeptionelle Vorbereitung ist eine Investition in die Projekt-Sicherheit. Nicht zuletzt bereiten Sie Ihr Team, als tragende Säule des Projekterfolgs, optimal auf das Einführungsprojekt vor.

Immer häufiger kommt es dazu, dass Softwareanbieter ein Projekt von vorneherein ablehnen, da der Aufwand zur Bearbeitung eines Lastenheft gemieden wird. Der Markt für Unterneh-menssoftware hat sich in den letzten Jahren zu einem klaren Anbietermarkt entwickelt, wodurch die Anbieter in die Situation gekommen sind, sich die Rosinen rauszupicken. Unter anderem aus diesem Grund haben sich auch andere Vorgehensweisen, wie das agile Aus-schreibungsmanagement etabliert.

Ablauf agiles Ausschreibungsmanagement

Um den Aufwand zur Ausarbeitung eines vollumfänglichen Lastenheftes zu vermeiden und schlichtweg um Zeit zu sparen, kann man den richtigen Softwareanbieter mit einem agileren Vorgehen ermitteln. Dieses unterscheidet sich im Ablauf zum klassischen Vorgehen und auch das Ergebnisdokument ist ein anderes.

Zum Zwecke einer kompakten Prozessaufnahme begleiten unsere Experten Ihr Tagesge-schäft und führen eine Ist-Aufnahme durch. Hierbei geht es vor allem, um den Gesamtüber-blick und darum Kernanforderungen zu erkennen, die Ihr Geschäftsmodell ausmachen. Zudem haben unsere Berater ein gutes Auge für organisatorische Schwachstellen, die bei einer Soft-wareeinführung zu Problemen führen werden. Dabei schauen wir uns alle Unternehmensteile im Echtbetrieb an, nicht unter Laborbedingungen.

Durch die Erkennung der Problemstellen können wir gezielte, vereinzelte Workshops durch-führen, um die Organisation und deren Prozesse auf ein ERP-Projekt vorzubereiten. An-schließend folgt die Erstellung des Ergebnisdokuments. Dies ist kein Lastenheft wie bei der vorher beschriebenen Methode, sondern das Dokument umfasst nur die wesentlichen Kernan-forderungen. Diese beinhalten Ihre groben Vorstellungen, welches Ziel Sie verfolgen und wel-che Aspekte für Sie entscheidend sind, um sich mit einer neuen Software erfolgreicher zu werden.

Auch bei der Anbieterauswahl geht es um Effizienz. Ca. zehn Anbieter werden ebenfalls in einer Longlist nominiert. Abweichend zum klassischen Vorgehen werden diese allerdings un-mittelbar zu kompakten Pitch-Terminen eingeladen. Hier entsteht also schon sehr viel früher der erste Kundenkontakt im Gegensatz zur oben beschriebenen Methode. Bei den Pitch-Terminen hat jeder Anbieter ca. zwei bis drei Stunden Zeit sich selbst zu präsentieren und die Antworten auf die Kernanforderungen zu liefern.

Im weiteren Verlauf entscheiden Sie, mit wievielen Anbietern Sie ausgiebigere Termine durch-führen möchten. Dabei hat jeder der verbleibenden Anbieter einen gesamten Tag Zeit eine umfangreichere Eigenpräsentation und mögliche Lösung vorzustellen und in einer Art Work-shop mit Ihnen zu erarbeiten.

Normalerweise hat sich zu diesem Zeitpunkt ein Favorit herausgestellt und man kann in die Verhandlungen gehen. Hier liegt allerdings der größte Unterschied zur traditionellen Variante. Da es kein ausführliches Lastenheft gibt, ist ein Festpreis oder Werkvertrag meist nicht realis-tisch zu vereinbaren. Um trotzdem eine größtmögliche Sicherheit zu erreichen, ist es sinnvoll, ein Projektvorgehen zu vereinbaren, welches ein gegenseitiges Annähern im Projekt unter Vorbehalt eines Ausstiegszenarios ermöglicht. Auch dieses ist natürlich Verhandlungssache.

Auf Grundlage dieser Idee startet der von Ihnen gewählte Anbieter mit Ihnen in ein Vorprojekt. Dabei gibt es eine Workshopphase, in der alle notwendigen Details erarbeitet werden. Diese Details nutzt der Anbieter, um die Projektkosten und -dauer vollumfänglich bestimmen zu kön-nen. Folglich liegen dann im späteren Verlauf alle notwendigen Informationen vor, um einen Festpreis oder Werkvertrag abschließen zu können.

Vorteil: Agiles Vorgehen zur Zeiteinsparung

Durch das reine agile Ausschreibungsmanagement ist kein Vertragsabschluss für das Ge-samtprojekt möglich, da Sie zu dem Zeitpunkt nicht alle nötigen Anforderungen kennen und der Anbieter keine genaue Einschätzung vornehmen kann, was überhaupt möglich ist und auf welche Kosten sich das Projekt beläuft. Um schlussendlich zu einem Vertragsabschluss zu gelangen, ist ein zusätzliches Vorprojekt notwendig. Insgesamt bietet Ihnen das agile Vorge-hen aber die Möglichkeit das Projekt, innerhalb von zwei bis drei Monaten durchzuführen, wodurch das Projekt schlussendlich kostengünstiger ist. Trotz der geringeren Projektdauer erhalten Sie viele strukturierte Informationen, die sie für die Projektdurchführung benötigen.

Welches Vorgehen ist das Richtige?

Beide Vorgehensweisen haben ihre Vor- und Nachteile. Während das klassische Ausschrei-bungsmanagement eine hohe prozessuale und kaufm. Sicherheit bietet und somit das Pro-jektrisiko minimiert punktet das agile Ausschreibungsmanagement mit der Laufzeit und den tendenziell niedrigeren Kosten. Besser gesagt, es gibt nicht das eine richtige Modell! Die Auswahl der Vorgehensweise hängt von Ihren Vorstellungen, Wünschen und Unternehmens-strukturen ab.

Egal für welches Vorgehen Sie sich entscheiden, unsere Experten beraten Sie gerne und ste-hen Ihnen mit ihrem Fachwissen zur Verfügung. Vereinbaren Sie noch heute einen Termin zum ersten Kennenlernen und überzeugen Sie sich per Videochat von unserer langjährigen Unternehmenserfahrung. Wir freuen uns auf Sie.

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