Prozessanalyse – Schwachstellen aufdecken, Optimierungspotenziale erkennen

15. Oktober 2019 | Allgemein, Blog

Unternehmensprozesse zwischen Idealvorstellung und Realität

Dass Vorstellung und Realität manchmal weit auseinander liegen, kennt ein jeder aus seinem Alltag. Erst freut man sich auf den tollen Ausblick vom Empire State Building und dann versperren einem Menschenmassen die Sicht und es regnet. Ähnlich kann es in Unternehmensprozessen laufen: Erwartet wird, dass Prozesse linear und unkompliziert verlaufen. Doch in Wirklichkeit gestalten sie sich oft komplex und undurchsichtig.

Hier schafft die Prozessanalyse Klarheit: Sie untersucht einen Prozess und seine Einzelteile auf systematische Art und Weise, um Überblick zu schaffen, sowie Verbesserungspotenziale und Schwachstellen aufzudecken.

Doch meist erstrecken sich Unternehmensprozesse über mehrere Bereiche. Und genau hier liegt oft der Haken:

Einfacher gesagt als getan

Denn jeder Mitarbeiter eignet sich mit der Zeit seine eigene Routine an, die aus seiner Sicht für die Erledigung seiner Aufgaben die sinnvollste ist. Gleichzeitig kennt er oder sie seine eigenen Arbeitsschritte am besten, hat üblicherweise jedoch nur geringen Einblick in vor- oder nachgelagerte Prozessschritte. Selten erlangt eine Person im Unternehmen einen ganzheitlichen Überblick inkl. Einzelheiten entlang der Prozesskette. Schwachstellen und Optimierungspotenziale werden folglich nicht erkannt. In einem Produktionswerk kann ggf. ein Mitarbeiter von Station zu Station gehen und beobachten, wo es hakt. Verrichten die Mitarbeiter ihre Aufgaben jedoch für sich hinter dem Computer, gestaltet sich das ganze sofort schwieriger.

Weiterhin entstehen mit der Zeit immer wieder Sondersituationen, die neue Lösungen erfordern – ein Umweg entsteht. Oder es werden Möglichkeiten gefunden, schneller an ein gewisses Ziel zu gelangen. Zum Beispiel indem Prozessschritte verkürzt oder übergangen werden – eine Abkürzung wird gefunden. Im Normalfall könnte der Prozess also verschlankt werden, weil ein Mitarbeiter eine bessere Lösung gefunden hat. Doch wird diese auch innerhalb des Unternehmens kommuniziert, sodass entlang der Prozesskette von ihr profitiert werden kann?

Was stimmt nicht und warum stimmt es nicht?

Erst wenn klare, transparente Einsicht in den aktuellen Prozess besteht, können Verbesserungen vorgenommen werden. Aber wie erhält man diese Einsicht? Oftmals werden in Unternehmen KPI’s verwendet, um zu überprüfen ob ein Prozess funktioniert bzw. ob das Resultat stimmt. KPI‘s können jedoch nur alarmieren und anzeigen, dass etwas nicht stimmt. Die Frage nach dem „was stimmt nicht?“ und dem „warum stimmt es nicht?“ ist damit jedoch nicht beantwortet.

Wie funktioniert die Prozessanalyse?

Eine Prozessanalyse beginnt mit der Identifizierung und Aufnahme eines Prozesses wobei die groben Prozessschritte aufgezeichnet werden. Darauf folgt eine ausführliche Prozessvisualisierung inklusive detaillierter Prozessschritte. Diese dient schließlich als Grundlage für die Bewertung und die Herausarbeitung von Optimierungspotenzialen.

Doch wie gelingt der Sprung von einer groben Prozessbeschreibung zu einer ausführlichen Prozessvisualisierung? Die Methoden, welche im Laufe einer Prozessanalyse angewandt werden, gehen von der Sichtung von Unterlagen und Dokumentationen über persönliche Interviews mit Mitarbeitern und Verantwortlichen entlang der Prozesskette. Außerdem finden exemplarische Beobachtungen der Vorgänge im Unternehmen und auch Workshops Anwendung. Schließlich wird mithilfe eines Tools eine übersichtliche Prozesskarte erstellt (Visualisierung).

Datenbasierte Prozessanalyse: Process Mining

Die heutige digitale Welt mit ihrer zunehmenden Automatisierung bietet den großen Vorteil, dass eine Vielzahl an Daten vorhanden ist. Durch die tägliche Arbeit mit IT-Systemen werden alle digitalen Aktionen entlang der Prozesskette aufgezeichnet und gespeichert. Hier kann Process Mining, eine automatisierte Form der Prozessanalyse, ins Spiel kommen: Algorithmen zeichnen aus den gespeicherten Daten ein genaues Modell des tatsächlichen Prozesses.

Somit ermöglicht es Process Mining, Geschäftsprozesse auf Basis von Daten in IT-Systemen (z.B. einem ERP System) zu rekonstruieren und auszuwerten. Nachdem die Daten auf Vollständigkeit, Konsistenz und Integrität geprüft und bereinigt wurden, wird der Prozess, dessen Reihenfolge sowie Geschwindigkeit visualisiert.

Sich wandelnde Kundenerwartungen, neue Gesetzgebungen oder technologische Neuerungen führen dazu, dass Prozesse sich verändern oder angepasst werden. Folglich laufen bestehende Dokumentationen Gefahr zu veralten. Mithilfe von Process Mining kann die Prozessdokumentation stets aktuell gehalten werden, da diese automatisiert geschieht und jederzeit wiederholt werden kann.

Für welche Art von Unternehmen lohnt sich eine Prozessanalyse?

Generell lässt sich sagen, dass Prozessanalysen jedes Unternehmen tangieren. Ob Produktions-, Handels- oder Dienstleistungsunternehmen: Um im Wettbewerb bestehen zu können, bilden Prozesse eine erhebliche Stellschraube. Wer diese optimiert, spart Zeit und Geld. Dies gilt insbesondere auch in der heutigen Zeit des E-Commerce in der Kundenservice immer größer geschrieben wird.

Ohne perfekt optimierte Prozesse sind komplexe Herausforderungen wie Same-Day-Delivery unmöglich zu lösen. Und auch Kundenservices wie track my parcel können nur angeboten werden wenn das Unternehmen zu jeder Zeit weiß wo sich welches Produkt befindet. Und stehen Sie beispielsweise vor der Aufgabe, die Lieferschnelligkeit zu erhöhen, dann ist fundierte Kenntnis über ihren gesamten logistischen Prozess nötig, um Optimierungspotenziale herauszuarbeiten. Die von uns stets fokussierte Verzahnung von Unternehmensprozessen aus dem IT und Logistikbereich findet somit auch in der Prozessanalyse und im Process Mining statt.

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