Process Mining für exzellente Prozesse

11. August 2020 | Allgemein, Blog

Innovation ist das Herzblut des geschäftlichen Erfolgs. Um der Konkurrenz immer einen Schritt voraus zu sein, muss Ihr Unternehmen Prozesse von Anfang bis Ende verbessern – und zwar kontinuierlich.
Hier kommt die Process-Mining-Technologie ins Spiel, die Ihre Prozesse in ein offenes Buch verwan-delt und es Ihnen ermöglicht, die Ineffizienzen zu identifizieren, die Ihr Unternehmen bremsen.
Aber das Verständnis Ihrer Prozesse ist nur der Anfang des Wertes, den Sie mit dieser Technologie realisieren können. Celonis weist den Weg zu den neuen Grenzen des Process Mining, indem es ein umfassendes Set an Tools zur Verfügung stellt, welches über die Prozessermittlung und -analyse hinausgeht und in den Bereich der integrierten, ergebnisorientierten Prozessverbesserung reicht.

Das richtige Team führt zum Erfolg

Process Mining ist dann am wertvollsten, wenn es sich um eine langfristige Funktion handelt. Dabei geht die operative Exzellenz über die schnelle Behebung eines bekannten Problems hinaus und wird zu einer permanenten, forschenden Tätigkeit. Für eine dauerhafte Veränderung der operativen Exzel-lenz ist die richtige Mischung aus Menschen, Fähigkeiten und Ressourcen zu schaffen.
 
Für die richtige Mischung ist ein erweiterbares Team wichtig, welches klare Rollen und Zuständigkeiten hat und dem Schulungsmöglichkeiten geboten werden. Außerdem sollten Sie rund um die Art und Weise wie Informationen verteilt und Entscheidungen getroffen werden mit Regierungsstrukturen arbei-ten. Auch eine aktive Berichterstattung über die Erfolge und was KPIs (Leistungskennzahlen) im Hin-blick auf die tatsächlichen Geschäftsergebnisse bedeuten ist ein Schlüsselfaktor, der zum Erfolg führt. Doch wie genau sollte Ihr Team denn jetzt aussehen?
 
Bei der Zusammenstellung eines Process Mining Teams ist es wichtig verschiedene Teammitglieder zu integrieren. Als erstes wird ein ‘Executive Sponsor‘ benötigt, dieser setzt sich für das Projekt ein und sichert die Zustimmung und das Budget der obersten Entscheidungsträger. Zudem werden Datenana-lytiker gebraucht, um die geschäftlichen Auswirkungen der erhaltenen Ergebnisse zu interpretieren. Die dritte Gruppe ist ein Team von geschäftlichen Nutzern, welches unter anderem aus Praktizierenden und Teamleitern bestehen sollte. Dieses Team durchspielt verschiedenste Anwendungsfälle, um die Gele-genheit zur Verbesserung zu nutzen. Zuletzt sollte Ihr Team auch einige IT-Partner oder Datentechniker umfassen. Von diesem Team werden die erforderlichen technischen Integrationen autorisiert, gepflegt und erleichtert.

Die vier Phasen von Process Mining

Die Celonis Intelligent Business Cloud unterteilt Process Mining in vier Schlüsselphasen. In jeder der Phasen gibt es ein eigenes Konzept, eigene Technologien, Aktivitäten und unterschiedliche Men-schen, die gebraucht werden. Der Process Mining Lebenszyklus, mit den vier Phasen Sammeln, Ent-decken, Verbessern und Überwachen, sichert eine kontinuierliche Prozess-Exzellenz.
 
Der erste Schritt auf Ihrer Process-Mining-Reise beginnt mit der Sammlung von Ereignissen. Die Pro-cess Mining-Technologie von Celonis stützt sich auf zwei entscheidende Formen von Daten in Ihren zugrunde liegenden Quellsystemen – Geschäftsdaten und Benutzerinteraktionsdaten.
Ihre Geschäftsdaten liegen als zeitgestempelte Ereignisprotokolle in Ihren Informationssystemen ver-borgen, die zur Rekonstruktion jedes Schrittes in einem bestimmten Prozess verwendet werden kön-nen. Sie können aus Systemen wir ERP, CRM, proprietären Systemen oder anderen von Ihnen ver-wendeten Systemen extrahiert werden. Um ein vollständiges Bild zu erhalten, benötigen Sie jedoch auch Daten zur Benutzerinteraktion. Anders als bei Geschäftsdaten geht es bei dieser Intelligenz um die Aktionen, die von den Personen durchgeführt werden, die diese Prozesse in Gang setzen. Mit anderen Worten: die Aktionen der Mitarbeiter – auf Dateneingabebildschirmen, in E-Mails, Tabellenkal-kulationen, Websites und anderen Tools. Das Sammeln dieser uneinheitlichen Informationen ist keine leichte Aufgabe. Sie ist möglicherweise sogar noch unordentlicher als Ihre Geschäftsdaten – denken Sie nur an in Excel geschriebene Formeln oder in Salesforce vorgenommene Klicks.
 
Um Ihre Ergebnisse zu optimieren, müssen Sie Ihre Prozesse in- und auswendig kennen. Der Entde-ckungsprozess bietet Ihnen eine einfache, visuelle, interaktive Möglichkeit, jeden Schritt eines jeden Prozesses zu erforschen, so dass Sie Reibungspunkte identifizieren können. Dies beginnt damit, dass Sie Algorithmen für die gesammelten Geschäfts- und Interaktionsdaten festlegen. Als Ergebnis erhalten Sie eine 360-Grad-Sicht auf Ihren Prozessablauf oder die Art und Weise, wie die Arbeit erle-digt wird.
 
Sobald Sie diese Transparenz über Ihre Prozesse haben, ist das Rätsel des Erkennens von Ineffizien-zen oder Abweichungen und des Verstehens ihrer Grundursachen gelöst. Kämpfen Sie darum, heraus-zufinden, warum Ihre Durchlaufzeit nicht so ist, wie sie sein sollte? Jetzt wissen Sie, dass es daran liegt, dass Ihre Waren in Ihrem Lager länger als nötig Platz beanspruchen. Vielleicht haben Sie sich den Kopf darüber zerbrochen, warum Ihre manuelle Nachbearbeitungsrate nicht besser ist. Jetzt ist der Grund klar – Ihre Mitarbeiter müssen regelmäßige Preis- und Mengenänderungen von Ihren größten Kunden hinnehmen. Das ist es, was Celonis Action Engine für Ihr Unternehmen bringt. Der Aktionsmo-tor kann diese Szenarien erkennen und Ihre Mitarbeiter zum Handeln bewegen, bevor diese Reibungs-punkte Sie ausbremsen. Die Technologie überwacht automatisch die laufende Prozessleistung und alarmiert die richtigen Personen in Ihrem Team über Verbesserungsmöglichkeiten. Sie kann automa-tisch bestimmte Aktionen auslösen, um sicherzustellen, dass die Erkenntnisse, die sie mit der Pro-zessentdeckung gewonnen haben, in der Praxis umgesetzt werden.
Wenn Sie den Schleier über die Leistung Ihrer Prozesse lüften, können Sie die Kontrolle übernehmen – um sicherzustellen, dass sich Probleme nicht wiederholen, oder um ein System zu haben, das ihre Auswirkungen mildert.
Es gibt keinen Einheitsansatz für die Lösung dieser Probleme. Möglicherweise müssen Sie einen Schritt entfernen oder automatisieren oder einen hinzufügen. Oder Sie müssen vielleicht sicherstellen, dass Sie die Dinge so orchestriert haben, dass sie über verschiedene Prozesse hinweg zusammenar-beiten, oder Sie müssen Ihre Mitarbeiter darin schulen, Dinge auf eine bestimmte Weise zu tun. Wel-chen Ansatz Sie auch immer wählen, die Klarheit, die Sie über Ihre Prozesse erlangt haben, wird Ihnen dabei helfen, Prozess-Exzellenz zu erreichen.
 
Jetzt, da Sie ein klares Bild von Ihren Geschäftsprozessen haben und die richtigen Anpassungen vor-genommen haben, um die von Ihnen gewünschten Ergebnisse zu erzielen, können Sie die genauen Auswirkungen dieser Veränderungen im Laufe der Zeit überwachen und quantifizieren.
Das Celonis Transformationszentrum gibt Ihnen einen vollständigen Einblick in Ihre Leistung, warnt Sie, wenn etwas nicht in Ordnung ist, und zeigt Ihnen, wo die KPIs in Bezug auf Fristen, Ziele und unternehmensweite Vorgaben liegen. Mit der Visualisierung Ihrer KPI-Trends auf einen Blick können Sie Probleme schnell erkennen und den Kurs in Echtzeit korrigieren. Sie können auch maßgeschnei-derte Berichte über Ihre Ziele per E-Mail an Führungskräfte und Interessenvertreter senden.
Weisen Sie Eigentümern die Verantwortung für KPIs zu und verfolgen Sie die Abteilungsverantwor-tung, damit jeder die Maßnahmen ergreifen kann die notwendig sind, um eine echte geschäftliche Wirkung zu erzielen. Weisen Sie den Teammitgliedern Aufgaben zu und erstellen Sie geplante Fort-schrittsberichte, damit Sie die Leistung überprüfen und entsprechend anpassen können.

Celonis Snap

Die Einführung von Celonis bedeutet einen erhöhten Aufwand für Ihr Unternehmen, der sich aber noch kurzer Zeit bereits auszahlt, und ist auch mit Lizenzkosten verbunden. Damit Sie sich kostenfrei von Celonis überzeugen können, gibt es seit kurzem Celonis Snap. Celonis Snap ist die weltweit erste freie und offene Process-Mining-Software. Sie können Ihren ersten Prozess starten, indem Sie bis zu 500 MB Ereignisprotokolldaten von einer beliebigen CSV/XLS-Flat-Datei verbinden oder die integrier-ten Konnektoren mit einer ganzen Reihe gängiger Systeme wie ServiceNow verwenden.

Probieren Sie Celonis Snap aus und überzeugen Sie sich ganz einfach selbst oder kontaktieren Sie uns. Wir sind zertifizierter Celonis-Partner und unsere Experten beraten Sie gerne und besprechen mit Ihnen ihre individuellen Möglichkeiten und Chancen und zeigen auf, wie ein mögliches Prozess Mining Projekt ablaufen kann. Wir freuen uns auf Sie.

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