Leitfaden zur Transportausschreibung
Ist die Entscheidung für eine Transportausschreibung gefallen, muss die Frage geklärt werden, wie diese umgesetzt werden soll. Neben dem Einholen von Adhoc-Angeboten oder dem Abschließen langfristiger Rahmenverträge, bietet sich auch die Transportausschreibung mithilfe des Tender Managements an. Bei einer Transportausschreibung wird vor allem von der Diversität verschiedener Anbieter und deren Möglichkeiten profitiert. Benchmarking zu betreiben, sich einen Überblick des aktuellen Marktgeschehens zu verschaffen und die Qualität sowie die Kosten des aktuellen Logistikdienstleisters zu hinterfragen, kann sowohl Fehler als auch ungenutzte Potentiale aufdecken. Eine Fracht-/Transportausschreibung reibungslos und gewinnbringend umzusetzen birgt einige Problemquellen in sich. Wir sagen Ihnen, wie sie die Sache erfolgreich managen.
Transportausschreibung: Analyse der Anforderungen
Bevor eine Transportausschreibung durchgeführt werden kann, müssen die Rahmenbedingungen festgelegt und notwenige Daten ermittelt werden. Je nach Ware und Sendungsstruktur gibt es verschiedene Einzelheiten zu beachten. Allgemein gilt es im ersten Schritt die Frage zu beantworten, was beim Kunden an Mengen und Wünschen vorliegt. Wichtig ist es in diesem Zusammenhang einen relevanten und repräsentativen Zeitraum zu beleuchten (beispielsweise 1 Jahr).
Notwendige Daten sind unter anderem:
- Menge
- Anforderungen à Technische Anforderungen und Relationen sowie die richtige Warenbehandlung zur Sicherung der Qualität
- Zeitraum:Meist ein Jahr, damit auch Saisonalitäten berücksichtigt werden können und ein flexibles Reagieren möglich ist
Vorbereitung der Transportausschreibung
Bevor eine Transportausschreibung durchgeführt werden kann, gilt es ferner bestimmte Kennzahlen und Daten zu ermitteln, die zur Grundlage einer späteren Entscheidung werden sollen. Es ist wichtig, dass der Logistik- und Transportdienstleister nicht nur die Rahmenbedingungen erhält, sondern auch ein Verständnis für das Produkt bekommt. Auf diese Weise lassen sich einige Problemquellen direkt vermeiden. Ist das zu transportierende Produkt ein Langgut? Gilt es Frischfleisch zu transportieren und ist ein Kühlauflieger notwendig?
Darauf sollte geachtet werden:
- Zuvor festgelegte Daten (Menge, Anforderungen und Dauer des Kontraktes)
- Berechnungsgrundlage (Gewicht, Volumen o.Ä.)
- Besondere Vereinbarungen oder Tarife
- Gewünschte digitale Anbindungen
- Geografische Besonderheiten
- Sendungsstruktur
- Bündelungspotentiale
- Unabänderbarkeiten
Tender Management
Bei einer Transportausschreibung mithilfe einer Tender-Management-Software handelt es sich um einen mehrstufigen Prozess, welcher meist IT-gestützt sowohl das Vorbereiten und Einholen der Angebote als auch die Auswahl der Dienstleister unterstützt. Ein Berater an Ihrer Seite kann eine Ausschreibung während des gesamten Ausschreibungsprozesses an Ihre Bedürfnisse anpassen. Angebote werden, wenn nicht über ein Tender Management Tool, in einer Excel Tabelle gesammelt und anschließend ausgewertet und analysiert.
Transportausschreibungsberatung und Tarifbildung
Eine Transportausschreibungsberatung ist für den Kunden der Moment, in dem er von einer externen Sicht eines neutralen Beraters im Besonderen profitiert. Für den Versender und den Verlader müssen die Einzelkonditionen so abgestimmt sein, dass sie für beide Parteien gut lesbar und auch überprüfbar sind. Gemeinsam mit dem Kunden werden eine Abrechnungsmatrix (Konditionsblatt), als auch passende Tarife für den jeweiligen Kundenstamm entwickelt. Beratungshäuser, wie Vallée und Partner, übernehmen für Verlader und Versender häufig die Koordination der Ausschreibungen, die Kommunikation und die Umsetzung von der Datensammlung bis hin zu Datenauswertung.
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