Lean Management: Schlanke Prozesse aus Japan

Wie ist Lean Management entstanden?

Der Ursprung von Lean Management liegt in Japan, wenn auch nicht unter diesem Namen. Dort wurde bei Toyota aufgrund des Wettbewerbsdrucks von westlichen Automobilherstellern nach dem zweiten Weltkrieg das „Toyota Produktionssystem (TPS)“ entwickelt. Während in den westlichen Unternehmen überwiegend auf das Zerlegen der Prozesse in kleine Schritte und auf Massenproduktion gesetzt wurde um niedrige Stückkosten zu erzielen, lag der Fokus von Toyota stärker auf der Optimierung der Produktionsprozesse. Der Name Lean Management entstand später durch Forscher, die die Prozesse und das dahinterstehende System von Toyota untersuchten.

Die starke Prozessorientierung von Toyota ergab sich hauptsächlich aufgrund von fehlendem Kapital und Platzknappheit. Aus diesem Grund entwickelte Toyota eine effiziente Wertschöpfungskette, bei der Abläufe synchronisiert und Qualität, Durchlaufzeiten und Ressourcen optimiert, sowie Verschwendung vermieden werden sollte. Gleichzeitig war Toyota mit Hinblick auf Kundenorientierung ein Pionier in der Automobilbranche und somit stark kundenfokussiert. 

Prinzipien und Methoden im Lean Management

Das Lean Management folgt fünf Kernprinzipien. Diese werden wir Ihnen im Folgenden vorstellen:

1. Prinzip: Wert aus der Sicht des Kunden

Laut dem ersten Prinzip muss der Wert aus Sicht des Kunden definiert werden. Hierbei wird überprüft und beschlossen, was produziert wird und zu welchem Zeitpunkt. Somit wird sichergestellt, dass die Wünsche und Bedürfnisse der Kunden jederzeit erfolgreich erfüllt werden können. Dabei soll auf eine Anpassung des Produktes an den Kunden, eine möglichst gute Qualität und einen angemessenen Preis geachtet werden.

2. Prinzip: Design des Wertstroms

Gemäß des zweiten Kernprinzips wird der Wertstrom designt. Der Wertstrom enthӓlt alle zur Herstellung eines Produktes oder einer Dienstleistung nötigen Prozesse – also vom Rohmaterial bis hin zum fertigen Produkt. Durch diese Betrachtung wird ein guter Überblick über den Prozess geschaffen. Somit wird eine Fokussierung der wertschöpfenden Prozesse und eine Ausrichtung dieser auf die Kundenwünsche ermöglicht. Außerdem wird nach einer Reduzierung bzw. Vermeidung von Verschwendung gestrebt.

3. Prinzip: Das Fluss-Prinzip

Das dritte Kernprinzip umfasst anschließend die Umsetzung des Fluss-Prinzips. Im Grunde genommen ist damit ein kontinuierlicher und geglätteter Produktionsablauf gemeint. Durch diesen sollen Produktionsunterbrechungen wie Zwischenlagern oder Puffern vermieden werden. Somit bietet das Fluss-Prinzip hohe Optimierungspotenziale und hat außerdem einen positiven Einfluss auf den gesamten Wertstrom und dessen Effizienz. Folglich ist, wenn dieser Schritt erfolglich realisiert wird, eine gute Basis für eine flexible, effiziente und am Kunden orientierte Steuerung der Produktion geschaffen.

4. Prinzip: Das Pull-Prinzip

Die Einführung des Pull-Prinzips gilt als das vierte Kernprinzip und legt Fokus darauf, dass die Produktion nicht mehr anhand von Planungsvorgaben ablӓuft, sondern auf Bestellung des Kunden hin erfolgt. Dementsprechend werden die mit der Lagerung von Fertigprodukten verbundenen Kosten vermieden. Zusätzlich werden Such- und Transportaufwӓnde reduziert und auch Personal kann eingespart werden.

5. Prinzip: Streben nach Perfektion

Das letzte der fünf Prinzipien umfasst das Streben nach Perfektion. Perfektion gilt zwar als ein Ideal, das niemals erreicht werden kann – jedoch wird versucht dem Ideal mӧglichst nah zu kommen. Dabei werden Produktionsprozesse nicht nur einmalig verbessert, sondern kontinuierlich hinterfragt und Verbesserungen in das Produktionssystem eingebracht.

Barrieren bei der Implementierung von Lean Management 

Eine Herausforderung, welche sich bei der Implementierung von Lean Management ergeben kann, ist ein etwaiger Widerstand der Belegschaft. Denn durch das Lean Management ergeben sich Veränderungen in den Prozessen und Zuständigkeiten. Zudem kommt es gelegentlich auch zu Widerstand im Management. Um Unzulänglichkeiten bei der Umsetzung entgegenzuwirken, sollten Mitarbeiter in den Prozess der Veränderung mit einbezogen werden. Dadurch können diese sich selbst in die Verbesserung der Prozesse einbringen.

Außerdem ist sicherzustellen, dass das neue Managementsystem nicht überstürzt, beispielsweise ohne ausreichende Tests, eingeführt wird. Denn dies kann zu Prozessproblemen führen, da in der Praxis nicht alles immer so reibungslos abläuft wie in der Theorie.

Eine weitere Herausforderung, vor der viele Unternehmen stehen, liegt in deren Fehlerkultur. Denn nur wenn Fehler akzeptiert und Probleme transparent gemacht werden anstatt sie zu verstecken, kӧnnen Schwachstellen als Chance genutzt werden um Prozesse weiterzuentwickeln und zu verbessern.

Zudem ist es für eine erfolgreiche Implementierung von Lean Management erforderlich, abteilungsübergreifend zu denken. Schließlich beinhaltet Lean Management eine Wertstromanalyse aller Prozesse vom Rohstoff bis hin zum fertigen Produkt. Dafür ist es nötig, dass sich Unternehmen weg vom Denken in Silos und hin zu einer offenen Kommunikations- und Leistungskultur bewegen. Auch hierarchische Strukturen sind teilweise von den Verӓnderungen betroffen. Und Verӓnderungen solcher Art erfordern folglich die Unterstützung der Geschäftsführung.

Wo wird Lean Management angewendet?

Lean Management im Büro

Lean Administration und Kaizen sind Beispiele für Konzepte, die im Büro angewendet werden und in Kombination eine mӧglichst gute Wertschӧpfung ergeben kӧnnen. Dabei existieren vielfältige Baustellen im Büro, die optimiert oder effizienter gestaltet werden kӧnnen. Diese umfassen angefangen von Schnittstellenproblemen über Informationsverluste bis hin zu ungeklӓrten Verantwortlichkeiten. Eine Methode um solche Verschwendungen zu vermeiden ist die 5S-Methode. Denn diese unterstützt bei einer übersichtlichen und ordentlichen Gestaltung des Arbeitsplatzes. Damit ist einerseits die Gestaltung des Büros an sich gemeint, andererseits jedoch auch die Ablӓufe, die sich dort abspielen. Denn ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess sorgt für eine gute Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern und mit den Kunden.

In der Produktion

Um Stӧrfaktoren in der Produktion zu reduzieren bzw. zu beseitigen, existieren verschiedene Methoden. Eine davon ist „Total Productive Maintenance“. Mithilfe dieser werden Arbeitsablӓufe effizienter gestaltet und die Rentabilitӓt des Unternehmens erhöht. Hierfür müssen Produktionskosten reduziert und das Unternehmensknowhow erweitert werden. Zudem gibt es die Methode der „Lean Production“, bei der mithilfe der Wertstromanalyse und einer kundenorientierten Produktion Erfolge geschaffen werden. Hier sind vor allem stabile Prozesse, eine gleichmӓβige Produktion und zuverlӓssige Mitarbeiter von Bedeutung. Zudem kann die Wertstromanalyse helfen, Transparenz über nicht wertschӧpfende Prozessschritte und Verschwendung zu schaffen.

In der Logistik

Die Logistik bildet einen Teil in der Wertschӧpfungskette, in der Lean Management bei einer hohen Anzahl an Arbeitsprozessen und Zeitverzӧgerungen ansetzt. Das Just-in-time-Prinzip lässt keinen Raum für Verspӓtungen. Um diese also zu vermeiden, kӧnnen Instrumente wie die Rüstzeitoptimierung – also die Optimierung der Zeit, die für die Vorbereitung einer bestimmten Arbeit nötig ist – eingesetzt werden. Auch Wertstromanalysen sind in der Logistik durchaus sinnvoll, da so Durchlaufzeiten verkürzt und die Lieferkette effizienter gestaltet werden kann.

In der IT

Bei dem Einsatz von Lean Management bei Dienstleistungen gehen die Meinungen auseinander. In der IT kann das Prinzip jedoch Sinn machen. DLean Management kann helfen, einen reibungslosen Betrieb der IT-Infrastruktur zu ermӧglichen, Geschäftsprozesse schlanker zu gestalten und schnell auf Anforderungen der Fachabteilungen zu reagieren. Außerdem ist im Zeitalter der Digitalisierung eine kontinuierliche Anpassung der Geschӓftsmodelle vonnöten. Und dies erfordert eine Konzentration auf Kernfunktionen, eine Einarbeitung von Kundenfeedback sowie die Möglichkeit für ständige Weiterentwicklung.

Begriffe und Methoden des Lean Managements

• Heijunka: Die Harmonisierung des Produktionsflusses durch mengenmäßigen Ausgleich.
• Jidoka: Beschreibt die Autonomation (Autonomation kann als „Automation mit menschlichem Touch” beschrieben werden. Beispielsweise kann ein Arbeiter eine Produktionsanlage stoppen wenn er einen Fehler bemerkt).
• Kaikaku: Eine Reform oder – mit anderen Worten – eine schrittweise bzw. sprunghafte, umfassende Umstrukturierung.
• Kaizen: Die Veränderung zum Besseren.
• Muda: Die Verschwendung. 
• Mura: Die Unregelmäßigkeit.
• Muri: Die Überlastung.