Individualentwicklung zu Standardsoftware / Transformation der IT-Software

Digitale Daten werden immer wichtiger und sind längst schon der Schlüssel zum nachhaltigen Erfolg. Die Bedeutung einer passenden IT-Software ist damit unabdinglich. Viele Unternehmen haben in den letzten Jahrzehnten eine individuelle IT-Software entwickelt, um die eigenen Prozesse abbilden zu können. Die Individualität und die genaue Abbildung von Kernprozessen galten lange als starke Argumente für die eigens entwickelte Software. Reaktionen auf Kundenwünsche in der Produktion oder Veränderungen am Markt sind bei einer Individuallösung jedoch mit zusätzlichen, unplanbaren Kosten und häufig auch einer Menge an Zeit und Support verbunden. Flexibilität ist aber wichtig, um am Markt bestehen zu können. Fehlende oder zu langsame Reaktionen, können schließlich einen negativen Effekt auf die Wettbewerbsfähigkeit eines jeden Unternehmens nehmen. So stellt sich die Frage, ob eine Standardsoftware nicht die „bessere“ Lösung wäre.

Dass ein Wechsel von der eigens entwickelten IT-Software zu einer Standardlösung nicht leicht fällt, wissen unsere IT-Experten nur zu gut. Fragen, wie nach dem „besten“ System, möglichen Einsparungen oder einer zeitlichen Verbesserung der Prozesse, können nicht pauschal beantwortet werden. Vielmehr wird in der Beratung geklärt, welche Herausforderungen  bestehen und wie diese vermieden werden können, auch in Bezug der Kosten. Es wird genau geprüft, welche IT-Software zu einem Kunden/Ihnen und den möglichen Besonderheiten eines/Ihres Unternehmens passt.

 

Warum ergibt der Wechsel zu Standardsoftware Sinn?

Mit der Nutzung einer am Markt etablierten Standardsoftware, kann ein langfristiger Erfolg gesichert werden. Erfahrene Softwareanbieter stellen mit den angebotenen Standardprozessen meist erprobte Best-Practices bereit, die im Rahmen von Projekten bereits vielfach umgesetzt worden sind. Zudem sind auch im Bereich der Standardsoftware Branchenlösungen vorhanden, die ein erweitertes Customizing ermöglichen. Bei konsequenter Umsetzung sorgen diese für eine Steigerung der Effizienz, auch bei einer Stabilisierung im Bereich der Kostenplanung. Je mehr Standard-IT-Software genutzt wird, desto beständiger wird die Kostenstruktur.

Durch zumeist modulare Systeme ist die Anpassung während der Transformation, aber auch im Laufe der Nutzung, möglich. Auf die Dynamik am Marktgeschehen zu reagieren, ist durch die kontinuierliche Weiterentwicklung von Standardsoftware kein Problem und verschafft dauerhafte Sicherheit. Flexibilität und Agilität werden zu festen Bestandteilen im Alltag.

Voraussetzungen und Hürden vor der Transformation

Um den Wechsel von der Individuallösung zu einer Standardsoftware zu vereinfachen, bedarf es einiger Voraussetzungen. Liebgewonnene Gewohnheiten und die maßgeschneiderten Prozesse erfordern ein Umdenken und die Akzeptanz von Veränderungen. Häufig müssen vor allem diejenigen Mitarbeiter besonders überzeugt werden, welche ihr Know-how und Herzblut in eine Individuallösung gesteckt haben. Hinzu kommt, dass die vorhandene IT-Landschaft eventuell an standardisierte Prozesse angepasst werden muss, um eine Transformation mit langfristigem Erfolg zu gewährleisten. In der vorbereitenden Phase sollte darauf geachtet werden, dass die Mitarbeiter ihr Wissen zu vorherigen System dokumentieren und ein Verständnis für den Vorteil einer Standardsoftware entwickeln. Dies ist ein Change-Management-Projekt.

 

Wie gehen wir vor?

Zu Beginn der Transformation müssen der inhaltliche und zeitliche Rahmen festgelegt worden sein. Durch die Beratung und Unterstützung vor dem Wechsel, werden thematische Wünsche vermerkt und die IT-Technologie mit der Prozessstruktur aufeinander abgestimmt. Bei einem mittelständischen Unternehmen kann beispielsweise eine Zeit von zwölf bis 15 Monaten eingeplant werden, wobei je nach Projektumfang die Dauer variiert. Wichtig ist in der Anfangsphase, dass ein Zugriff auf alle Prozesse ermöglicht und genau bestimmt wird, welche Mitarbeiter Spezialisten und Betreuer der neuen Software werden sollen.

Mit dem Start des Wechsels bleibt das alte IT-System erhalten und sichert den betrieblichen Alltag. Ausgewählte Mitarbeiter werden geschult und die individuelle Systemstruktur gepflegt und aufbereitet. Die Projektarbeit verläuft in dem gesamten Zeitraum im Team und definiert die Betreuer der neuen Standardsoftware als Erfolgsfaktoren.

Vor dem Angleichen der IT-Systemstruktur sollte das Know-how zur Individuallösung festgehaltern worden sein. Die Umstrukturierung des IT-Systems erfolgt im letzten Schritt und wird mit der Integration im Unternehmen abgeschlossen. Weitere Projektphasen sollten zur Optimierung eingeplant werden. So empfiehlt es sich meist, den Einsatz von neuen Modulen oder Add-Ons wie z. B. Workflow-Management oder auch den Einsatz einer Zeiterfassung in nachgelagerte Projektphasen zu schieben.

 

 

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