In Arbeitsgruppen entwickelte Tools und Methoden gewährleisten das zukünftige, eigenständige Stemmen von Projekten durch Mitarbeiter

Bei einem hohen Anteil an Projektgeschäft fehlt Unternehmen aus dem Mittelstand häufig eine Orientierung an Prozessen. Standardisierung wird schwierig, wenn jedes Projekt oberflächlich betrachtet völlig anders abläuft und nicht wirklich planbar ist. Dennoch ist der wirtschaftliche Druck oft enorm, Geschäftsprozessoptimierungen sind zwingend notwendig. Wenn das Unternehmen dann zudem wächst, müssen verlässliche Strukturen und Vorgehensweisen geschaffen werden. In einem solchen Umfeld unterstützten die Berater von Vallée und Partner ein mittelständisches Unternehmen aus Westfalen. Was als isoliert betrachtete Optimierung des Projektgeschäftes in einem mittelständischen Unternehmen begann, entwickelte sich schnell zu einem umfassenden Optimierungsprojekt. Dabei fungierten die Berater von Vallée und Partner als „Sparringspartner“, deren Aufgabe es war, Methoden beizusteuern und die inhaltliche Projektarbeit zu unterstützen.

Restrukturierung von Prozessen, IT, Wissensmanagement und Steigerung der Mitarbeitermotivation

Generell umfasste dies die Restrukturierung der Prozesse und der IT. Zudem wurde ein Werkzeug aufgebaut, welches systematisch das Wissen des Unternehmens dokumentierte und für alle berechtigten Mitarbeiter abrufbar gestaltete. Ganz wichtig dabei waren die Steigerung der Mitarbeitermotivation sowie die Akzeptanz der entwickelten Werkzeuge und Prozesse. Im Rahmen eines effizienten Projektmanagements wurde im Hinblick auf die Projektplanung ein grober Projektstrukturplan inklusive eines Phasenmodells sowie darauf aufbauend ein detaillierter Projektplan erstellt. Dieser wiederum beinhaltete Arbeitspakete, Zuständigkeiten und eine Aufwandsabschätzung. Vor allem die Workshops unter Moderation der Berater von Vallée und Partner waren in diesem Kontext von besonderer Bedeutung.

Produktive Workshops ermöglichen autarke Projektbewältigung der Mitarbeiter

„Gerade in den Workshops wurde deutlich, dass die Mitarbeiter überaus motiviert und engagiert sind. Für sie war es eine neue Erfahrung, außerhalb des Tagesgeschäftes in Workshops zu arbeiten“, sagt Thomas Graue von Vallée und Partner über die fruchtbare Zusammenarbeit. Das erfolgreiche Ergebnis der Diskussion auf Augenhöhe, berichtet der Logistikberater, sei die Befähigung der Mitarbeiter gewesen, in Zukunft ein stückweit autark mit den in den Workshops erarbeiteten Tools und Methoden größere Projekte zu stemmen. Prof. Dr. F. Vallée: „Die Arbeitsgruppen erwiesen sich als äußerst produktiv. Viele gute Ideen wurden von Seiten der Mitarbeiter aus eingebracht, was maßgeblich zum Gelingen des Gesamtprojektes mitgetragen hat. Dies ist in einer Vielzahl von Projekten zu beobachten. Die hohe Kunst der Projektarbeit besteht darin, das in jedem Unternehmen vorhandene Potential der Mitarbeiter auch wirklich nutzbar zu machen. Oft reichen dazu kleine Anstöße von außen aus.“

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