ERP-Beratung – Erfolgreiche ERP-Auswahl und Einführung

10. Januar 2013 | Blog, Software

Die ERP-Auswahl und Einführung ist auch für mittelständische Unternehmen ein komplexes, ressourcenintensives und risikoreiches Großprojekt, bei dem jede Menge Fehler gemacht werden können.

Die Auswahl und Einführung komplexer Softwaresysteme lässt viele Inhaber, Geschäftsführer und Projektleiter im Mittelstand schlecht schlafen. Viele Projekte scheitern oder bringen nicht den gewünschten Erfolg. Budgets und Zeitpläne werden zum Teil deutlich überschritten, von den gewünschten Funktionalitäten wird lange nicht alles eingeführt, die Prozesse laufen nach einer Einführung zum Teil schlechter als vorher. Doch was kann man aus den Fehlern lernen? Auch bei komplexer Aufgabenstellung kann das schwierige ERP-Thema durch professionelles Vorgehen zu einem Erfolg werden. Doch der Reihe nach:

Ohne einen erfahrenen ERP-Experten grenzt man oftmals 90% des potenziellen ERP-Marktes aus

Nicht selten haben mittelständische Kunden bereits vor der strukturierten Aufnahme der Anforderungen eine Vorstellung von zu ihnen passenden ERP-Systemen. Doch wie kommt man so schnell an die Anbieter? In der Regel durch persönliche Empfehlungen von Bekannten oder man geht selbst auf die Suche.

Im ersten Fall weiß man eventuell, dass ein System im Unternehmen des Bekannten passt, doch daraus kann man nur sehr begrenzt Rückschlüsse auf die Passgenauigkeit im eigenen Unternehmen ziehen. Im zweiten Fall geht man selbst auf die Suche, bspw. auf Messen oder man erkundigt sich nach entsprechenden Branchenlösungen. Hierbei gibt es einen bedeutenden Nachteil, denn man grenzt ca. 90% des ERP-Marktangebots aus. Ebenso geben die ERP-Anbieter in Verkaufsprospekten und Vertriebsgesprächen in der Regel immer einen sehr breiten Funktionsumfang und umfängliche Branchenerfahrung, zumeist in allen Branchen, an.

Warum auch nicht, man will schließlich keinen Interessenten ausgrenzen! Gut geschulte Vertriebler der Softwarehäuser wittern die Chance auf ein lukratives Projekt. Die einseitige Informationsübermittlung in einem Geschäft, bei dem das Softwarehaus fachlich dem Kunden überlegen ist, verwirrt und führt leicht zu vorschnellen, suboptimalen Entscheidungen.

Ein ERP-Projekt ist ein existenzielles Risiko für KMU

Die Einführung einer ERP Lösung hat eine langfristige Bedeutung für das Unternehmen. Der Markt ist für die meisten Unternehmen sehr intransparent und komplex. Dazu kommen unklare Anforderungen und wenig eigene Erfahrungen in der ERP-Auswahl und Einführung.

Mit diesen Merkmalen kann man viele ERP-Projekte in mittelständischen Unternehmen beschreiben und genau diese Mischung der Merkmale macht diese Art von Projekt riskant. Der Wirkungsgrad einer ERP-Einführung im Unternehmen ist enorm. Nahezu alle Abteilungen und auch die Lieferanten und Kunden sind von der Veränderung betroffen. Ein wesentlicher Bestandteil in ERP-Projekten ist neben dem typischen IT-Charakter auch das Veränderungsmanagement. Nur motivierte Mitarbeiter werden die neue Software wunschgemäß anwenden. Betrachtet man dazu den langen Lebenszyklus von neuen ERP-Systemen, in der Regel 10-15 Jahre, sollte jeder Unternehmer an einer nachhaltigen Motivation der Belegschaft interessiert sein.

 

„Die Arbeit von Vallée und Partner zeichnet sich dadurch aus, dass die Vorgehensweise eine klare Struktur hat. Die Beratung und Zusammenarbeit in unserem ERP-Projekt ist sehr zielgerichtet und trifft die Erwartungen des Mittelstands: Augenmaß, eine sehr hohe Qualität bei den Arbeitsergebnissen, ohne dabei den Bodenkontakt zu verlieren.“

Sascha Heil, Geschäftsführer Krapp Eisen GmbH & Co. KG
Branchen: Technischer Großhandel, Mietgeschäft, Projektgeschäft und Kundendienst/Service

Die Mehrzahl der ERP-Projekte wird von den Unternehmen als nicht erfolgreich eingestuft

Wie bereits erwähnt, laufen viele Dinge schief. Einschlägigen Studien zufolge werden ca. drei Viertel der ERP-Projekte von den einführenden Unternehmen als nicht erfolgreich oder gar gescheitert angesehen. Die Gründe hierfür sind insb. ein schlechtes Projekt- und Change-Management, unklare Ziele und Anforderungen an das ERP-System sowie fehlende Ressourcen. Im Ergebnis erzielen diese Projekte eine deutliche Budget- und Zeitüberschreitung sowie einen geringeren Funktionsumfang als erwartet. Neben einem klaren Vorgehensmodell kann es sinnvoll sein, sich durch einen Profi bei der Arbeit helfen zu lassen. Doch was muss der eigentlich können?

Ein klar strukturierter Auswahl- und Einführungsprozess beugt den oben genannten Gründen vor, damit die schlechten Ergebnisse gar nicht erst entstehen. Es wird ein professionelles Projekt-Management benötigt, welches in einem komplexen und sich wandelnden Umfeld die effiziente Umsetzung stets im Blick hat. Zudem wird ein professionelles Change-Management benötigt, damit die Angst der Mitarbeiter vor neuen Prozessen erst gar nicht entsteht.

Die Prozesse und Anforderungen werden in einem Lastenheft sauber dokumentiert. Insbesondere die Integration des ERP-Systems in die bestehende IT-Landschaft hat eine hohe Bedeutung. Zudem werden realistische Projektziele, insbesondere hinsichtlich Budget und Zeit, gemeinsam definiert und breit kommuniziert. Achtet man dann noch darauf, dass sich die im Lastenheft beschriebenen Prozesse und Anforderungen im Pflichtenheft möglichst deckungsgleich wiederfinden, ist die Erfolgswahrscheinlichkeit für das ERP-Projekt deutlich gesteigert.

Die wesentlichen Anforderungen an einen externen Berater können folgendermaßen zusammengefasst werden:

  • Neutralität bei der Auswahl des ERP-Anbieters
  • Professionelles Vorgehensmodell
  • Projekt-Management- und Change-Management-Kompetenz
  • ERP-Auswahl und Einführung muss das Tagesgeschäft sein (Marktkenntnis etc.)
  • Pragmatische Umsetzungsstärke
  • Persönlicher Fit

„Die Vorgehensweise im Bereich Geschäftsprozessoptimierung sehe ich als besondere Stärke von Vallée und Partner an. Die Berater haben uns dadurch kompetent bei der anschließenden Auswahl eines ERP-Systems unterstützt.“

 

Swen Wolke, Vorstand FarmSaat AG
Branche: Züchtung, Produktion und Vertrieb von Saatgut

 

Das Risiko senken und die Erfolgswahrscheinlichkeit steigern – der strukturierte Auswahl- und Einführungsprozess der ERP-Experten von Vallée und Partner hilft

Das VuP-Vorgehen sieht drei Phasen vor:

  1. Prozessmanagement
  2. Ausschreibungsmanagement
  3. System-Einführung

Zu Beginn des Projektes sind die Ziele und Erwartungen an das ERP-Projekt klar zu dokumentieren und die Projektorganisation aufzusetzen. Benötigte Ressourcen müssen definiert und entsprechende Freiräume vorgesehen sein. Der interne Projektleiter sollte bspw. mindestens zu 50% für das ERP-Projekt freigestellt werden, Key User temporär ebenfalls. Das Vorgehen wird in einen Projektstrukturplan überführt und gemeinsam wird geklärt, wie intensiv die ERP-Berater von Vallée und Partner eingebunden werden bzw. wie viel die eigene Belegschaft eigenständig leisten kann.

Am Beispiel der ersten Phase des Prozessmanagements bedeutet dies: Sind die Prozesse veraltet, sollten zunächst optimierte Prozesse im Team mit Vallée und Partner erarbeitet werden. Sind die Prozesse modern und effizient, sollten diese im Lastenheft dokumentiert werden. Im letzteren Fall entsteht deutlich weniger Beratungsaufwand.

In der zweiten Phase des Ausschreibungsmanagements werden in einem strukturierten Auswahlprozess ca. 10 passende ERP-Anbieter in einer Long List zusammengefasst, bewertet und mit dem Kunden besprochen. Gemeinsam werden die TOP 3-Anbieter ausgewählt und zu Prozess-Präsentationen eingeladen.

Ein Referenzkundenbesuch beim favorisierten Anbieter rundet den Auswahlprozess ab. Die abschließende Verhandlung mit dem Systemhaus begleiten unsere erfahrenen Berater ebenfalls und haben bei bislang allen ERP-Projekten einen deutlichen Mehrwert für den Kunden erreicht. Hier bringen wir neben der Verhandlungskompetenz auch viel strategischen Wissen und Erfahrung in das Projekt ein.

In der dritten Phase der System-Einführung wird gemeinsam mit dem ERP-Anbieter auf Basis des Lastenheftes ein Pflichtenheft erstellt, welches als Grundlage dient und alle gewünschten und realisierbaren Prozesse beinhaltet. Qualitätssichernd begleitet VuP den Kunden und den ERP-Anbieter vermittelnd bis zum erfolgreichen Go-Live.

Im gesamten Projekt achten unsere Berater auf die Motivation in der Belegschaft, identifizieren potenzielle Projekt-Bremsen und berichten den Fortschritt regelmäßig beim Auftraggeber. Zudem unterstützen wir bei Bedarf bei der Anlage von Stammdaten, entwickeln und begleiten Testverfahren (Funktions- und Integrationstests, Schnittstellentests) und definieren den professionellen Umgang mit neuen Anforderungen. Gerne testen wir auch bestehende Systeme auf Ineffizienzen!

Newsletter-Anmeldung

Wir verwenden auf unserer Webseite Cookies. In den Datenschutz-Einstellungen können Sie bestimmen, welche Dienste verwendet werden dürfen. Durch Klick auf "OK" stimmen Sie der Verwendung von Cookies zu.

Privacy Settings saved!
Datenschutz-Einstellungen

Wenn Sie eine Website besuchen, speichert oder ruft sie möglicherweise Informationen in Ihrem Browser ab, meistens in Form von Cookies. Kontrollieren Sie Ihre persönlichen Cookie-Dienste hier.

Diese Cookies sind für das Funktionieren der Website notwendig und können in unseren Systemen nicht abgeschaltet werden.

Zur Nutzung dieser Website verwenden wir die folgenden technisch notwendigen Cookies
  • PHPSESSID
  • wordpress_test_cookie
  • wordpress_logged_in_
  • wordpress_sec
  • wordpress_gdpr_allowed_services
  • wordpress_gdpr_cookies_allowed
  • wordpress_gdpr_cookies_declined
  • ga-disable-

Alle Cookies ablehnen
Alle Cookies akzeptieren