Einführung von ERP System – eine Aufwandsbetrachtung

Einmalkosten der Einführung eines ERP Systems

Aller Anfang ist schwer. So auch bei der Einschätzung und Planung der ERP Einführung. Die Preisvorstellungen liegen oft nicht sehr nah bei der Realität, ob durch Über- oder Unterschätzung, und basieren meist auf einer unausgereiften Vorbereitung. Es fallen vor der ERP Einführung also schon erste Kosten durch die Vorbereitung an. Im Unternehmen sollte ein Team gebildet werden, welches das gesamte Projekt begleitet. Die Projektaufgaben müssen zusätzlich zum Tagesgeschäft bearbeitet werden. Die Analyse, die Planung, die Auswahl und letztlich die Einführung erstrecken sich über einen längeren Zeitraum und verursachen interne Aufwände, die schwer einschätzbar sind.

In dieser Phase können Berater eine Hilfestellung geben und für Sicherheit in der Planung sorgen. Unsere ERP-Spezialisten können bspw. in der Ist-Analyse der Geschäftsprozesse unterstützen und zusammen mit Ihnen die Anforderungen professionell ausarbeiten. Natürlich versursacht auch externe Beratung Kosten. Diese Investition zahlt sich aber aus: die eigenen Projektmitarbeiter werden dadurch entlastet und gewinnen Zeit für das Tagesgeschäft..

Tipp:
Schaffen Sie sich ein erstes Bild von anfänglichen, internen Kosten und einer möglichen Dauer der Vorbereitungsphase – Fragen Sie Ihren ERP-Anbieter, Berater oder andere Unternehmen nach Erfahrungswerten.

Kosten des Systems

Einen pauschalen Preis für ERP-Systemlösungen gibt es nicht, da die Nutzung bei jedem Unternehmen von den unterschiedlichsten Faktoren beeinflusst werden kann. Die erste Vorstellung externer Kosten bildet demnach das Angebot eines potenziellen ERP-Anbieters. Klassischerweise aufgeführt werden die Ausgaben für Hardware, der Erwerb von User-Lizenzen oder jährliche Cloudgebühren. Zudem entstehen Dienstleistungskosten für die Implementierung, die Konfiguration und Migration, in der Regel Einmalkosten genannt.
 
Die Softwarekosten werden meist durch die Useranzahl und den Funktionsumfang bedingt. Je nachdem wie viele Softwareanwender ein Unternehmen benötigt, werden unterschiedlich viele User-Lizenzen erworben oder gemietet. Bedingt durch die gewünschten Funktionen, kann die Anzahl der User zusätzlich variieren. Folglich fallen die Kosten bei einfachen Unternehmensstrukturen und einem geringeren Funktionsumfang geringer aus. Sind die Geschäftsprozesse jedoch zunehmend komplexer oder kommen zusätzlich angebundene Unternehmensteile und -standorte hinzu, muss mit einer größeren Anzahl an Applikationen und stark variierenden Kosten gerechnet werden.
 
Der zweite große Kostenanteil besteht aus Dienstleistungen zur erfolgreichen Einführung der Unternehmenssoftware. Mit der Anpassung von Modulen und Applikationen, Schulungen, Tests und Datenübernahmen wird die ERP-Lösung auf das Unternehmen zugeschnitten. Dies muss nicht immer Programmierung bedeuten. Im besten Falle können die Standardprozesse der Lösung verwendet werden. Aber natürlich können auch Sonderprogrammierungen notwendig sein, die ebenfalls in Dienstleitungskosten münden. Es ist im Vorfeld schwierig einzuschätzen, welche genauen Kosten anfallen. Eine intensive Planung und Analyse sowie ein vollumfängliches verbindliches Kernanforderungsdokument und im extremen Fall ein detailliertes Lastenheft, können Einschätzungen jedoch vereinfachen und Investitionen absichern.
 
Tipp:
Unterbreiten Sie dem Anbieter Ihre Kostenvorstellung – Beidseitige Überraschungen werden vermieden.
Analysieren Sie den Userbedarf und schreiben Sie ein genaues Kernanforderungsdokument. Der bestmöglichen und kundenspezifischen Anpassung des Systems steht dann nichts mehr im Wege.
Named User Modell vs. Concurrent User Modell – Überlegen Sie sich, wie viele Nutzer in Ihrem Unternehmen zur gleichen Zeit am System arbeiten. Eine genaue Analyse kann bares Geld sparen, da die notwendige Nutzerzahl bei den unterschiedlichen Lizenzmodelle auch unterschiedlich berechnet wird.

Kosten, die bei der Einführung eines ERP Systens schnell übersehen werden

Im Angebot werden einige, mit dem ERP-System zusammenhängende, Kosten auf den ersten Blick ersichtlich. Doch fallen auch im Laufe der Nutzung weitere intern und externe Kosten an.

Zu Beginn der Nutzung einer neuen ERP-Softwarelösung müssen die Mitarbeiter an das System herangeführt werden. Schulungen und eine gewisse Eingewöhnungszeit finden neben dem Tagesgeschäft seinen Platz. Die fehlenden personellen Kapazitäten können eine kurzzeitige Produktivitätserschlaffung und zusätzliche Kosten verursachen.

Gern übersehen werden außerdem die Kosten für Anpassungen am laufenden System und Kosten für Softwarepflege, Hotline oder mögliche Release-Wechsel. Während die oben beschriebenen Ausgaben für die Lizensierung und Implementierung der Software einmalig anfallen, sind alle weiteren aufgeführten Leistungen meist wiederkehrende Kostentreiber und realisieren sich häufig erst nach er Einführung von einem ERP System.

Updates und Wartungen der ERP-Software werden zumeist in Wartungsverträgen für jährliche Kontrollen abgeschlossen, die preislich je nach Lizenzen und Useranzahl variieren. Steht jedoch ein Release-Wechsel bevor, wie aktuell z.B. der Wechsel von SAP R3 auf S/4Hana, sollten zudem zusätzliche Kosten für schnellere Prozessoren oder größere Speicherkapazitäten, also zwingend erforderlicher neuer Hardware mitberücksichtigt werden.

Tipp:
Ein langfristiger Vergleich der unterschiedlichen Kostenblöcke auf 5 oder 10 Jahre sollte immer angestellt werden. Externe Auswahlberater können helfen, die wenig übersichtlichen Angebote von Softwarehäusern transparent zu machen, abzusichern und Verhandlungserfolge zu erzielen. Eine derart langfristig angelegte Investition, die den Unternehmenserfolg maßgeblich mit beeinflusst, sollte systematisch analysiert, geplant und „nicht übers Knie gebrochen“ werden.