EDV contra agile IT

20. September 2017 | Blog, Software

EDV contra agile IT

Wissen Sie noch, wie es war, Anfang der Neunziger, als Sie ihren alten 386er per Nullmodemkabel mit einem anderen Rechner verbunden haben? Ein Vierteljahrhundert ist das jetzt her. Windows 3.11 war der neuste Schrei. Die meisten privaten Rechner liefen noch unter MS-DOS. Auf laut klackenden Tastaturen mussten auf der schwarzen Oberfläche dieses bekannten Betriebssystems noch alle Befehle manuell eingegeben werden. Gehören Sie zu denen, die noch „dir“ und „cd..“ eingetippt haben? Wenn Sie sich daran erinnern, ist Ihnen bestimmt auch der Befehl „format c:“ geläufig, den Sie immer dann brauchten, wenn gar nichts mehr ging. Nachdem die Festplatte mit ein paar hundert Megabyte Speicher dann vorschriftsmäßig formatiert war, kam die Boot-Diskette im Floppy-Format zum Einsatz. Im BIOS wurde da die Bootreihenfolge auf das Laufwerk „A:“ gesetzt, damit der Rechner auch wusste, dass er vom Diskettenlaufwerk starten sollte. Die versierten Privatanwender erinnern sich bestimmt.

Im unternehmerischen Umfeld waren es zu dieser Zeit UNIX- oder Großrechner-Systeme, die flächendeckend genutzt wurden. Mainframe-Systeme beispielsweise waren sehr teuer und konnten leicht einen fünfstelligen Betrag an Anschaffungskosten verschlingen. Die AS/400 schuf mit einem zentralisierten Ansatz Abhilfe und galt als das Großrechner-System des Mittelstandes. Einige dieser Lösungen laufen noch heute: Manche bei Banken, andere als Warenwirtschaftssysteme.

Die 90er das waren die Zeiten als es im Alltag noch kein Internet gab, kein Smartphone und kein Google. Ein Meter große Rechnergehäuse heulten unter flimmernden Röhrenbildschirmen in den Büros der Republik vor sich hin und die Jugend sprach über kleine Veränderungen in config.sys und autoexec.bat. In dieser Zeit verstand man unter EDV noch die Hard- und Software mit dem Kabelsalat dazwischen. Nun, seitdem hat sich vieles verändert.

Agile IT: Sicherheit gewährleisten

EDV ist die Oma der IT

An dieser Stelle wird bereits deutlich, warum der Begriff EDV heute immer wieder missverstanden wird. Die Bezeichnung ragt in Wirklichkeit aber noch viel weiter zurück. Im Oktober 1959 stellte IBM den ersten Transistorrechner „IBM 1401“ vor und sprach in diesem Zusammenhang erstmals von „electronic data processing“, zu Deutsch: Elektronische Datenverarbeitung (EDV). Das war 10 Jahre vor der Mondlandung. Ingenieure freuten sich da noch darüber, dass ein Computer in ein einziges Zimmer passte. Es ging ausschließlich um das Ein- und Auslesen von Daten und deren platzsparende Speicherung. Aber es waren auch die ersten zaghaften Schritte in Richtung Digitalisierung.

Warum der Begriff EDV für heutige Fragestellungen nicht mehr taugt

 

Unter EDV lassen sich die heutigen technischen und organisatorischen Fragen überhaupt nicht mehr adäquat subsumieren. Das liegt aber nicht nur an der Begrifflichkeit, die der Verarbeitung und Nutzung von Daten in der Gegenwart nicht mehr entspricht. Es liegt auch an den Menschen, die etwas Spezifisches mit der EDV verbinden. Assoziationen, die früher mal galten, passen heute nicht mehr. Und so wird ein vermeintlich verstandener Begriff konsequent irreführend gebraucht.

Agile IT – Ein Motor für die Geschäftsprozesse

Viele Unternehmen sind deshalb dazu übergegangen nicht mehr von EDV, sondern von IT zu sprechen. IT steht als Oberbegriff für die Informations- und Datenverarbeitung, alle Services und Funktionen als auch für die technische IT-Infrastruktur, die potenziell physisch vor Ort besteht oder virtuell über Netzwerke bereitgestellt wird. Daten und Informationen fließen in diesem Verständnis so ineinander, dass ihr Mehrwert bestmöglich nutzbar gemacht werden kann. Eigentlich geht es im Kern überhaupt nicht mehr um irgendeine technische Bereitstellungen eines Datenverarbeitungs- oder Kommunikationsmittels. Die Geschäftsprozesse selbst sind es, die letzten Endes in der IT abgebildet werden. Es handelt sich also um kein reines Technikthema mehr, sondern um ein verschmolzenes Technologie-/Organisationsthema. Prozesse werden nicht mehr nur bloß abgebildet, sondern bestimmte Geschäftsprozesse gibt es nur deshalb, weil es die IT gibt und sie diese Prozesse zu ermöglichen vermag. Die agile IT ist darauf aufbauend jene, die zudem anpassbar, skalierbar und flexibel zu handhaben ist.

Die Welt dreht sich nie wieder so langsam, wie in den letzten 10 Jahren

 

EDV-Systeme aus den Neunzigern waren noch sehr statisch geplant. Das System wurde gesichtet, beurteilt, gekauft und dann lief es 20 Jahre und wurde durch Personal am Leben gehalten. Das heißt: Wartung. In dieser Herangehensweise ist kaum Raum für Anpassungen und Veränderungen. Alles dauerte länger und es fehlte Dynamik. Auch mussten sich diese Systeme erst noch amortisieren und man blieb dann zwangsweise lange bei diesen Systemen.

Hinzu kommt, dass sich das gesellschaftliche Umfeld sehr schnell wandelt. Technologie ist fest mit dem Alltag verbunden. Eine Idee, die in einem kleinen Ort entdeckt wurde, kann über das Internet innerhalb von Minuten die ganze Welt erreichen. Geschwindigkeit ist ein wichtiger Faktor. Startups zum Beispiel brauchen grundsätzlich eine agilere IT-Struktur. Diese muss skalierbar sein und sich flexibel an Wachstum und Flaute anpassen können. Wachstum ohne lange Bindungen und langfristige Fixkosten. Eine Lösung zu kaufen macht mithin eher weniger Sinn.

Zeitgemäße, skalierbare Lösungen finden

Die Umsetzung von Innovationen hat heute kein langes Zeitfenster mehr. Wenn eine Idee zündet muss die IT bereit sein und einwandfrei und belastbar funktionieren. Der wirtschaftliche Fortschritt einer Unternehmung ist aber leider nicht immer sicher planbar.

In Startups muss alles zunächst einmal losgehen und sich finden. Buchstäblich wird vieles erstmal einfach gemacht – ohne, dass sich ein langfristiger Plan hinter diesem Handeln verbergen würde. Die Devise ist „sell it before you make it“. Das betrifft auch den Bereich CRM, bzw. ERP-System. Hals über Kopf startet die Unternehmung durch und für schnelle Resultate wird sich erstmal mit Excel-Tabellen und Access-Selbstentwicklungen durchgeschlagen. Bis zu einem gewissen Grad funktioniert das auch. Was aber wenn das Unternehmen schnell wächst? Zehn Mitarbeiter, zwanzig, fünfzig, einhundert: Irgendwann wächst man aus dem „Selbermachen“ heraus und es ist keine Zeit mehr da, während man sich eigentlich im Hauptteil der Arbeitszeit dem Kerngeschäft widmen möchte.

Auch ist oft nicht klar, ob ein Erfolg dauerhaft anhält. Für ein sich so schnell wandelndes Umfeld muss eine Lösung her, die Zeit spart und sich flexibel an die Bedürfnisse anpassen lässt. Das heißt maximale Skalierung. Das System muss funktionieren egal, ob gerade einer oder hundert Arbeitsplätze benötigt werden. Auch das Abmelden von Arbeitsplätzen spielt hier eine Rolle, wenn beispielsweise 50 Plätze in absehbarer gar nicht mehr gebraucht werden. Kurze Laufzeiten, Flexibilität, Skalierbarkeit, geringe Fixkosten, keine jahrelange Festlegung und wenig Risiko sind die Anforderungen. Wie diesem Anspruch begegnen? Welche Lösungen könnten Resultate bringen?

Cloudlösungen oder klassische Wasserfallmethodik

IT- Funktionalitäten über eine Cloud zu gewährleisten kann hier Sinn machen. Dafür wird aber ein anderes Vorgehen benötigt, das eine lange Anforderungsaufnahme überflüssig macht und direkt in die Umsetzung mündet. Keine klassische, lineare Wasserfallmethodik also.

Diese agile Methode der Umsetzung, wird auch als „Scrum“ bezeichnet und beinhaltet neben den technischen Selbstverständlichkeiten auch eine passende Prozess- und Organisationsstruktur. Gemeint ist hier die Abkehr vom starren Abteilungs- und Silodenken, hin zu einer beweglichen, umsetzungsorientierten Arbeitsweise. Unter diesen Bedingungen macht die hauseigene IT nicht mehr alles selbst, sondern es werden Dienstleister mit einbezogen, die bestimmte Aufgaben übernehmen. Mit Scrum kann man sehr erfolgreich sein. Voraussetzung ist aber, dass alle Rahmenbdeingungen passen und diese Methodik durch alle Unternehmensebenen gelebt wird.

Im Cloudumfeld wird die Steuerung und die Kontrolle von Dienstleistern wichtiger. Innerhalb der eigenen Unternehmung laufen die Fäden zusammen und alles muss orchestriert und geplant werden. Sie brauchen einen guten Überblick. Es sind Leute an den Schaltstellen vonnöten, die IT-Architekturen verstehen können, gleichzeitig das Geschäftsmodell begreifen, Sozialkompetenz besitzen und kommunikationsstark sein. Dienstleister sind zu koordinieren und Aufgaben zu delegieren.  Aber gibt es diese betriebswirtschaftlich gebildeten, prozessverstehenden IT-Mitarbeiter mit Menschenkenntnis überhaupt?

Ja, die gibt es. Und wahrscheinlich schlummert dieses Potenzial versteckt irgendwo in Ihrem Unternehmen.

Mensch im Mittelpunkt: Nichts geht ohne die richtigen Leute am richtigen Platz

Natürlich müssen Unternehmen in erster Linie Geld verdienen und Profite maximieren. Während dieser Tätigkeit wird es nötig sich immer wieder neu zu erfinden. Um erfolgreich zu bleiben müssen sich auch bekannte Marken alle Wege offenhalten.

Dreh- und Angelpunkt ist auch hier das Knowhow der Menschen. Das Beratungshaus Vallée und Partner hat das verstanden.  Deshalb vertritt man bei VuP das MOT-Prinzip, das vorsieht den Menschen an die erste Stelle zu setzen und Organisation und Technik danach um ihn herum zu gestalten.

Mensch, Organisation, Technik

Dieser Weg fängt mit dem authentischen Wollen an, mit den eigenen Mitarbeitern etwas zu verändern. Sie werden bei allen Veränderungen immer auf einen gewissen Widerstand treffen, welcher unterschiedlich stark ausgeprägt sein kann. Ängste werden Ihnen bei ihren Mitarbeitern begegnen, die Sie nur durch Prinzipientreue und Ehrlichkeit ausräumen können. Klare Kommunikation ist gefragt: Vertrauen schaffen, überzeugen, handeln.

Change-Management steht immer unter dem Verdacht, dass es um unangenehme Dinge, wie beispielsweise Arbeitsplatzabbau in der Belegschaft, gehen soll. Zitternde Mitarbeiter kommen da zu Teamveranstaltungen. In diesem Umfeld ist zunächst mal gar nichts produktives zu bewirken. Wie auch? Wer ist schon kreativ, wenn er glaubt, dass sich seine Existenzängste gerade realisieren?

Faire Kommunikation vs. vollendete Tatsachen – Nehmen Sie Ihr Team mit

In einer vernetzten, von Technologie umspannten Welt sitzen einige dem Trugschluss auf, dass die Personen, die im Unternehmen arbeiten, unwichtiger würden. Das Gegenteil ist der Fall. Das Wissen und die Identität Ihres Unternehmens findet sich in Ihrem Mitarbeiterteam. Über allem sollte am Ende des Tages der Gedanke stehen: Der Mensch zuerst.

Unser Ratschlag ist es die Mitarbeiter im Unternehmen bestmöglich zu beteiligen – sie mitzunehmen und in Veränderungsprozesse mit einzubinden. Damit steigt auch die Akzeptanz für neue Herangehensweisen und Lösungen. Schlechte oder unfaire Kommunikation führt zu Blockade. Das heißt aber nicht sich vor wichtigen Entscheidungen zu drücken. Verantwortung muss vom Führungspersonal getragen werden, auch wenn es sich um Dinge handelt, die man aus menschlicher Sicht weniger gern tut. Schmerzhafte Entscheidungen gehören zu jedem Geschäft dazu, sofern sie unvermeidlich sind. Auch die bereits erwähnte Stellenstreichung.

Change-Management: Anbietersuche konkret!

Die eben benannten Grundsätze können Sie bei einem Change-Management unterstützen und Ihnen eine Umsetzung erleichtern. Aber Sie müssen sich ab einem bestimmten Punkt im Projekt auch für eine konkrete, technische Lösung entscheiden. Hier kommen beispielsweise beim Thema Cloud im CRM-Bereich Lösungen von Sales Force in Betracht, ein Durchstarter, der sich in wenigen Jahren zum Marktführer in diesem Bereich entwickelt hat. Bei einer ERP-Auswahl sind Lösungen von SAP und Microsoft immer eine gute Benchmark. Machen Sie aber nicht den Fehler und versteifen Sie sich auf einen bestimmten Anbieter. Auch kleinere Marktteilnehmer haben starke Produkte. Welches konkrete System es am Ende wird, sollte von Ihren speziellen Anforderungen und Bedürfnissen abhängen. Einige wollen einfach keine Cloudlösung. Andere wollen diese ausschließlich.

Nehmen Sie die Angebote vom Markt außerdem nicht einfach so hin. Verhandeln Sie! Brauchen Sie alle Module aus einem bestimmten Paket? Haben Sie für sich das Beste herausgeholt? Ist der Preis ok? All dieses Fragen können im Vorhinein geklärt werden, damit Sie Zeit und Geld sparen und im Wettbewerb mit Konkurrenten einen Vorteil haben. Am Ende des Projektes sollte für Sie ein deutlicher Mehrwert stehen. So haben Sie mehr Raum, um sich auf Ihr eigentliches Geschäft zu konzentrieren.

Sich neu aufstellen: Reboot & Relaunch

Um zurück zu kommen auf die MS-DOS-Sprache der Neunziger: Rufen Sie mit „dir“ doch mal alle Files auf und ordnen Sie sie zeitgemäß an. Vielleicht hilft es ja auch die eigene Festplatte zu formatieren und mit einem externen Datenträger neu zu starten. Oder Sie ergänzen Ihre bestehende Lösung durch ein paar neue Elemente. Um sich im Bereich IT gut aufzustellen kennen Sie den Befehl ja jetzt. Sie wissen schon, was wir meinen.

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