Die 10 größten Projektrisiken

− im Umfeld von Industrie 4.0 −

Die 10 größten Projektrisiken

Die Top 10 Projektrisiken im Umfeld von Industrie 4.0 sind:

1. Verschleppung
2. Komplexität unterschätzt
3. Falsches Change Management
4. Einheitliche Standards fehlen
5. Schlecht geschulte Mitarbeiter
6. Veraltete IT-Landschaft
7. Überforderte Führungskräfte
8. Steigende Kundenanforderungen
9. Unwissenheit
10. Schlechte Beratung

In Logistik- und IT-Projekten werden eine Vielzahl von vermeidbaren Fehlern gemacht. Kumulativ kommt das Thema Industrie 4.0 als zusätzliche Quelle von Problemen und Unsicherheiten hinzu. Das Team von Vallée und Partner hat für Sie die Top 10 Projektrisiken zusammengestellt. Wir sagen Ihnen, worauf Sie grundsätzlich achten müssen und wie Sie sich auf bekannte Gefahren, als auch auf den Wandel, der mit der Digitalisierung einhergeht, bestmöglich einstellen. Manche Erkenntnisse können schmerzhaft sein. Stellen Sie sich der Herausforderung und setzen Sie sich mit den größten Projektrisiken im Umfeld von Industrie 4.0 auseinander. Lernen Sie die Ausflüchte kennen, auf die das VuP-Team im Beratungsalltag immer wieder stößt.

1. Verschleppung, Auslastung mit eigenem Tagesgeschäft

Verschleppung ist der häufigste Fehler in Logistik- und IT-Projekten und im Speziellen im Umgang mit dem Thema Industrie 4.0. Oft melden sich die Leute erst, wenn sie abgehängt worden sind. Die erste und größte Hürde ist es überhaupt erstmal zu starten. Vermeiden Sie das Aufschieben von dringend benötigten Projekten, Veränderungen und Anpassungen. Überprüfen Sie regelmäßig Ihr Unternehmen auf Optimierungspotenziale oder wenden Sie sich an ein externes Beratungshaus, um diese Aufgabe zu übernehmen. Es lohnt sich. Der Mehrkostenaufwand kann sich in kürzester Zeit auszahlen. Es ist eben nicht immer der beste Weg „mit dem zu arbeiten, was man hat“. Auch den Satz „das haben wir immer schon so gemacht“, vernimmt man in diesem Kontext immer wieder. Leider ist es aber so, dass häufig die Dinge schon immer falsch gemacht wurden.

Möglicherweise geschieht eine Verschleppung auch aus ganz verständlichen Gründen. Das eigene Unternehmen läuft gut und es wird kein unmittelbarer Handlungsbedarf gesehen. Oder es sind keine Kapazitäten vorhanden, weil einige Mitarbeiter krank sind. Gerade Mittelständler sind durch Ihr Tagesgeschäft ohnehin schon an der Belastungsgrenze und sagen verständlicherweise: „Schaffen wir nebenbei gar nicht“. Es gibt immer Gründe „im Augenblick nicht“ anzufangen. An dieser Stelle macht es Sinn sich einen Partner zu suchen, dem man vertraut und der die Denk- und Planungsarbeit übernimmt. So können Sie sich auf das konzentrieren, was Sie am besten können: Ihr Geschäft.

2. Komplexität, keine ganzheitliche Idee

Hat man erstmal losgelegt, dann tauchen weitere Probleme auf. Das Thema Industrie 4.0 ist derart komplex, dass vertiefte Kenntnisse im Grunde nur noch bei Fachleuten und Beratern zu finden sind. Selbst Konzerne beauftragen externe Experten, um allen Eventualitäten vorzubeugen. Viele unterschätzen die Komplexität des Themas und sind der Meinung, sie könnten alles in dem Bereich selbst meistern und „selbst hinkriegen“. Mal ehrlich: Können Sie als Hersteller von Photovoltaikzellen eine Straße pflastern oder als Anwalt einen Blinddarm entfernen, nur weil Sie zweifelsfrei viel Kenne von Ihrem Fach haben und schon lange erfolgreich sind? Nein? Nicht anders ist es auch beim Thema Industrie 4.0. Jeder ist schon mal über eine gepflasterte Straße gefahren. Deswegen weiß man aber noch lange nicht, wie man sie am besten verlegt. Das ist das „kenne ich“ und „machen wir doch schon lange“ – Phänomen.

Des Weiteren fehlt es häufig an einer ganzheitlichen Idee. Es ist wichtig ein Projekt von Beginn an gut zu planen, damit es später möglichst keine bösen Überraschungen gibt. Die Digitalisierung durchzieht sehr viele Bereiche eines Unternehmens. Zu allererst betrifft dies die in ihm tätigen Menschen, die Prozesse und Organisation und alle technischen Einrichtungen, die IT als Ganzes und vieles mehr. Entscheiden Sie sich für ein Lösungskonzept, welches in sich zusammen greift und abgestimmt ist. Sichern Sie sich möglichst viele Synergieeffekte von denen Sie dauerhaft profitieren. Vermeiden Sie nicht zu Beginn eines Projektes einige Planungsstunden, um am Ende der Umsetzungsphase festzustellen, dass Sie aus der gerade frisch aufgesetzten, neuen Lösung schon wieder herausgewachsen sind. Versuchen Sie ein Projektresultat zu schaffen, welches heutige Probleme löst und zukunftsfest ist. Die gute, ganzheitliche Idee ist das A und O.

3. Falsches Change Management

Beim Change Management werden ebenfalls immer wieder Fehler gemacht. Viele davon sind ebenso unnötig, wie vermeidbar. Wie geht man mit Veränderungsprozessen am besten um? Wie nehme ich meine Mitarbeiter mit auf den Weg? Häufigster Fehler hierbei ist der Umstand, dass die beteiligten Akteure, wie Mitarbeiter oder auch Führungspersonal, völlig unzureichend in die aktuellen Veränderungen durch Projekte mit einbezogen wurden. Oftmals ist nicht mal geklärt, ob alle Beteiligten und Betroffenen das Projekt überhaupt wollen und als eigene Chance und Arbeitsplatzsicherung begreifen. Es entsteht eine Art Verweigerungshaltung und es wird über Standpunkte und Schuldzuweisungen diskutiert. Manchmal steigert sich dieser Zustand auch in ein schlichtes „Recht haben“ und „Recht bekommen“.

Mit dem eigentlichen Projekt befasst sich dann im Grunde keiner mehr. Die Kostenaufwände laufen aber weiter. Führen Sie Gespräche und greifen sie von Anfang an Widerständen vorweg.

Beziehen Sie die zentralen Akteure aber auch die Mitarbeiter als Ganzes in Denkprozesse mit ein. Wenn Ihr Personal eine Lösung selbst mit erarbeitet hat, so wird es auch bei der Umsetzung viel zielstrebiger sein, weil es weniger Gräuel gegen den Mehraufwand hegt. Teamseminare oder auch externe Berater, die eine Orchestrierung übernehmen, sind hier sehr hilfreich. Das Schlimmste ist, wenn Ihre Mitarbeiter Angst haben, weil sie schlichtweg nicht wissen was geschieht und deshalb insgeheim die Projektumsetzung ver- oder behindern. Vermitteln Sie Zuversicht und stellen Sie klar, dass es darum geht das Unternehmen und das eigene Geschäftsmodell zu erhalten und mithin auch die Arbeitsplätze der Mitarbeiter. Doktrinieren Sie nicht nur „von oben“.

4. Einheitliche Standards fehlen

Die Kenntnis über das Fehlen einheitlicher Standards ist in den Führungsetagen von mittelständischen Unternehmen meistens sogar schon vorhanden. Reflektiert gestehen leitende Persönlichkeiten ein, dass einheitliche Standards im eigenen Unternehmen fehlen oder unzureichend ausgeprägt worden sind. Nur ändern wollen viele daran nichts. „Einheitliche Standards fehlen“ ist für Manager irgendein Ausdruck, ein „Bass-Wort“, das für eine Wortschöpfung der IT-Branche steht und für deren Marketingversagen. Unternehmer begegnen diesem Thema oft mit Ablehnung und reagieren empfindlich auf die identifizierte Schlagworthysterie.

Aus diesem Impuls heraus verschließen sich viele der eigentlichen inhaltlichen Frage, die sich dahinter verbirgt und die zunehmend wichtiger wird. „Standard“ hört sich nicht gerade nach Flexibilität an. Paradoxerweise werden Unternehmen durch einheitliche Standards anpassungsfähiger und können schneller reagieren.

Standardisierte Prozesse beschleunigen Reaktionszeiten und bieten Raum, um sich neuen Dingen zuzuwenden. Einheitliche Standards sind auch eine Ausprägung der Risikoabwägung und des Risikomanagements. Positive und negative Indikatoren sollten fortlaufend überwacht werden, um gegensteuern zu können oder auch die Möglichkeit zur weiteren Förderung zu haben. Lassen Sie sich nicht vom Begriff abschrecken oder täuschen. Das Fehlen einheitlicher Standards ist einer der häufigsten Fehler im Umgang mit Industrie 4.0. Sie sind das Gerüst, an dem sich eine zukunftsorientierte Unternehmensstrategie ausrichten kann.

5. Schlecht oder falsch geschulte Mitarbeiter

Es gibt nur selten einen zentralen Ansprechpartner, an den man sich wenden kann. Viele Unternehmen lassen einzelne Mitarbeiter mit dem Thema allein und geben zu verstehen, dass Herr X aus dem Vertrieb das Thema „mit macht“. Daraus resultiert Überforderung und auch eine stiefmütterliche Herangehensweise. Oft sind diese Mitarbeiter, die Aufgaben neben ihrem eigentlichen Kompetenzbereich und Arbeitsaufwand erbringen sollen, schlichtweg nicht geschult oder ausgebildet. Neben der 40 stündigen Vollzeittätigkeit wird von ihnen verlangt eine unternehmensweite Umstellung nebenbei zu stemmen. Ein solcher Zustand ist für niemanden gut. Das Unternehmen erhält keine adäquaten Ergebnisse und von Fairness gegenüber dem mit dieser großen Verantwortung betrauten Mitarbeiter, kann auch nicht die Rede sein. Stellen sie bei der Auswahl ihrer Mitarbeiter sicher, dass die betreffende Person auch das nötige Know-how mitbringt. Übertragen Sie auch die nötigen Kompetenzen an denjenigen, damit er sich auch durchsetzen kann, wenn es nötig sein sollte. Und vor Allem: Schaffen Sie die notwendigen zeitlichen Kapazitäten bei den mit dieser Aufgabe betrauten Kollegen. Überlegen Sie ferner, ob es nicht vernünftig wäre dem Projektmanager aus Ihrem Unternehmen ein externes Beratungshaus zur Seite zu stellen, das Wissenslücken ausgleicht.

Mensch, Produktion, Kommunikation, IT

6. Veraltete IT-Landschaft

Die IT-Landschaft ist ein Begriff, der mit vielen Missverständnissen verbunden ist. Immer noch stellen sich Unternehmer bei dem Ausdruck einen dunklen Raum im Keller vor, mit einem bleichen Techniker und surrenden Serverlüftern. Das hat mit der Realität aber nichts mehr gemein. Der Trend geht hin zu bring-in-your-own-device und zum Outsourcing in Form von cloudbasierten Lösungen. Die IT eines Unternehmens muss heute nicht mehr nur die Instandhaltung der eigenen Hardware gewährleisten, sondern muss den Herausforderungen trotzen, die sich aus der Nutzung einer Vielzahl unterschiedlicher Endgeräte ergeben. Diese haben unterschiedliche Betriebssysteme, nutzen unterschiedliche Übertragungswege, sind mobil oder immobil, entwickeln sich ständig weiter und werden plötzlich durch den Nutzer ausgetauscht.

 

Eine langfristig ausgerichtete IT-Strategie ist vonnöten, um sich hier gut aufzustellen. Sie sollten sich als Unternehmen immer vergegenwärtigen, dass in ihrer IT letztendlich Ihre Geschäftsgeheimnisse abgebildet sind. Eine veraltete IT-Strategie, sowie völlig überholte Soft- und Hardware und ein unzureichendes IT-Sicherheitskonzept begegnen Vallée und Partner dabei immer wieder. Das macht es Unberechtigten leicht illegal auf Ihre Daten zuzugreifen.

Legt jemand den Finger in die Wunde und spricht das Problem offen an, sieht er sich einer Reflexantwort gegenüber: „Wir haben doch eine Firewall!“.

Das Thema wird an dieser Stelle leider viel zu oft trivialisiert und auf allseits bekannte Schlagworte heruntergebrochen. „Wir machen doch Backups“, heißt es da. Bitte führen Sie sich vor Augen, dass Sie immer dann, wenn Sie Daten erheben auch die Obliegenheit haben verantwortungsbewusst damit umzugehen. Das betrifft personen- und geschäftsbezogene Daten, sowie Geschäftsgeheimnisse von Mitarbeitern, Kunden und Partnern. Eine veraltete IT-Landschaft gefährdet Ihre Datensicherheit (unberechtigter Zugriff), Ihre Handlungsfähigkeit (Systemausfall) und nicht zuletzt Ihren guten Ruf. Eine zeitgemäße IT-Landschaft stellt Ihnen intelligente Arbeitshilfsmittel zur Verfügung und ermöglicht durch einen prozessübergreifenden Einsatz von Software Interoperabilität.

7. Überforderte Führungskräfte

Für ein erfolgreiches IT-Projekt empfiehlt Vallée und Partner dringend einen Prozess- und Projektmanager. Sie organisieren das große Ganze und koordinieren den Ablauf mit den Mitarbeitern. Ebenso wichtig sind die Key-user, die noch nicht betriebsblind sind. Keine klaren Ansprechpartner zu haben ist ein großes Problem im Umgang mit Industrie 4.0. Auch ist häufig erstmal viel Überzeugungsarbeit nötig. Führungskräfte verstehen Anregungen und Veränderungswünsche gerne als Kritik an ihrer eigenen Person. „Die alte IT funktioniert doch gut“ wird einem da entgegnet: „Kein dringender Handlungsbedarf.“ Es ist ein heikles Thema. Führungskräfte geben nicht gerne zu, dass irgendetwas in ihrem Kompetenzbereich liegt, mit dem sie nicht fertig werden. Man möchte sich „nicht die Blöße geben“. Das Problem verschlimmert sich so immer weiter. Die Verantwortung wird hin und hergeschoben. Es wird reagiert statt zu agieren. Schuld hat immer der Andere. Und wenn ein Verantwortlicher endlich gefunden ist, dann hat er keine Kompetenzen oder wird mit der Lösung allein gelassen. Gute Führungskräfte holen sich alle nötigen Informationen und lassen Einflüsse von außen zu. Sie bedienen sich des Wissens aus der Mitarbeiterschaft und delegieren, wenn es jemanden gibt, der für eine spezifische Aufgabe besser geeignet ist.

8. Steigende Kundenanforderungen verschlafen

Der servicebewusste Kunde von heute weiß, was er verlangen kann. Transparenz, schnelle Verfügbarkeit, ein persönlicher Ansprechpartner; die Liste der Kundenwünsche ist lang. Zu praktisch jedem Produkt gibt es eine Alternative. Das bedeutet Wettbewerbsdruck. Den Ausschlag für einen Kauf gibt neben Preis und Qualität der Umgang mit dem Kunden: Kurzgesagt der Service. Die Produktion der Zukunft reagiert dynamisch auf Kundenwünsche und übermittelt Daten über Produktions- und Lieferkapazitäten auf Anfrage und in Echtzeit. In zahlreichen Branchen entwickeln sich Produzenten sukzessive zu Serviceanbietern. Über das Produkt hinausgehende Eigenschaften werden zunehmend wichtig.

Die Frage muss hier lauten: Wie kann ich die Nachfrage meiner Kunden so befriedigen, dass sie mir langfristig erhalten bleiben und ich neue hinzugewinne?

Oder auf der anderen Seite: Wie kann ich mich aus einer Abhängigkeit von einem einzelnen, dominanten Kunden durch eine intelligente Produktion befreien? Worauf legen meine Zielgruppe und mein Kundenkreis besonderen Wert? Die Herausforderung ist es diese Schlüsselfaktoren für Ihr konkretes Geschäftsmodell zu evaluieren und so zu stärken, dass Sie im Vorteil gegenüber den Wettbewerbern sind. Sind Sie hier einen Schritt voraus und ist der Kunde zufrieden mit dem Gesamtpaket, nimmt der er möglicherweise auch einen höheren Preis gern hin. Ein Paradebeispiel ist das Thema Multichannel-Services, das nach wie vor gerne ignoriert wird.

9. Unwissenheit und starres Verharren auf veralteten Ideen

Natürlich können Unternehmen nicht alle Umstände kennen, die Logistik- und IT-Belange und das Thema Industrie 4.0 betreffen. Problematisch wird es immer an der Stelle, wenn Führungspersönlichkeiten annehmen sie wüssten alles, Fakten übersehen und daraus Folgefehler und Kosten entstehen. Es gibt in diesem Zusammenhang drei Ursachen für das Scheitern eines Projektes: Nicht wissen, nicht können und nicht wollen. Im Falle des Nichtwissens müssen Mitarbeiter aufgeklärt werden. Können Mitarbeiter die ihnen anvertrauten Aufgaben nicht erfüllen, so müssen sie geschult werden. Das Nichtwollen ist ein kritisches Element, das sich nur schwer beeinflussen lässt.

Wenn Personen auf alten Standpunkten beharren, die vor 10 Jahren zweifelsohne ihre Richtigkeit hatten, führt das nicht selten zu einer Gefährdung des eigenen Geschäftsmodelles. Anpassungsfähigkeit und Agilität werden jedem Marktteilnehmer in zunehmenden Maße abverlangt. Die Technologie des 3D-Drucks beispielsweise hat das Potenzial die gesamte Fertigung, wie wir sie kennen, zu verändern. Die Losgröße 1 wird plötzlich bezahlbar und relevant. Weitergedacht: Was bedeutet es für meine Lieferketten, wenn mein Kunde das notwendige Ersatzteil im hauseigenen 3D-Drucker plötzlich einfach selbst erstellen kann? Und das auch noch billiger?

10. Schlechte Beratung: Es geht einfach nicht mehr weiter

Es gibt viele Gründe, warum ein Projekt im Bereich Industrie 4.0 feststeckt und zu scheitern droht. Dazu zählen Betriebsblindheit und Kompetenzstreitigkeiten zwischen den Mitarbeitern, den Führungskräften oder auch beteiligten Beratungsunternehmen. Fragmentierte Lösungen, die häppchenweise umgesetzt werden stellen immer wieder einen Grund für Stillstand dar. Aus dem Puzzle von verschiedenen Projekten mit verschiedenen Beratern kann nur schwerlich eine abgestimmte, dauerhaft funktionierende Lösung werden. Vallée und Partner empfiehlt Ansätze ganzheitlich zu durchdenken: Und zwar von Anfang an. Nur so vermeiden sie Mehrkosten. Fehlende Neutralität ist kein guter Garant für eine ausgewogene Lösung. Berater, die mit bestimmten Softwareanbietern oder Systemhäusern zusammenarbeiten, favorisieren naturgemäß das Angebot dieser kooperierenden Partner. Eine gesunde Skepsis kann sie vor einer prägenden Fehlentscheidung, die sie für viele Jahre treffen, bewahren.

Nehmen Sie sich die Freiheit sich die Lösung herauszusuchen, die für sie am besten ist und nicht für einen Berater, der Ihnen eine bestimmte Lösung verkaufen will. Und vor Allem: Wählen sie. Dazu gehört auch, dass Sie erstmal verschiedene Ansätze und Angebote kennen lernen, die in ihrer Funktionalität, im Preis und auch menschlich zu ihnen passen. Neutralität bei Ihrem Beratungshaus und eine ehrlich gemeinte Empfehlung sind und bleiben Ihr bester Ratgeber.

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