Businesslösungen für den Mittelstand

Der deutsche Mittelstand ist der Motor unserer Volkswirtschaft. Gut 99 % aller Unternehmen in der Bundesrepublik sind klein bis mittelständisch oder werden von Familien geführt. Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) bieten außerdem für mehr als die Hälfte aller Deutschen einen sicheren Arbeitsplatz. Innovationen, hoch entwickelte Technologien und weltweit gefragte Produkte zeichnen den Mittelstand aus. Um auch weiterhin am Weltmarkt bestehen zu können, bringt die digitale Transformation durchschlagende Veränderungen mit sich. Es gilt Businesslösungen für den Mittelstand zu finden. Den Unternehmenserfolg mit Hilfe moderner Software zu unterstützen ist längst nicht mehr den Big Playern vorbehalten: Business Intelligence, Chatbots oder Workflow-Management sind nur einige Beispiele hierfür. Doch bereits die Investition in die Basistechnologie, z.B. ein ERP- oder CRM-System stellt die meisten KMU vor große Herausforderungen. Es stellt sich folglich die Frage, mit welchen Businesslösungen sich der Mittelstand fit für den Wettbewerb machen sollte.

Zusammenspiel verschiedener Tools in der eigenen Systemlandschaft

Um die Nutzung eines ERP-Systems kommt heutzutage kaum noch ein Unternehmen herum. Die offensichtlichen Mehrwerte, wie die Planung, Verwaltung und Steuerung durch ein Produktionsplanungs- und Steuerungssystem (PPS), die Finanzbuchhaltung (FiBu) oder ein Warenwirtschaftssystem (WaWi), bringen jedoch kaum mehr einen Wettbewerbsvorteil, sondern stellen eher einen Hygienefaktor dar. Eine ausgebaute Businesslösung, also die Kombination und das reibungslose Zusammenspiel verschiedener Systemanwendungen und somit integrierten Prozessen, kann die Stellung eines Unternehmens dagegen verbessern.

Vor allem wenn ein Unternehmen besonderen Wert auf die Daten aus Vertrieb und Marketing legt, sollte auf ein Customer-Relationship-Management (CRM) nicht verzichtet werden. Durch das zentrale Speichern von Echtzeitdaten greifen alle Mitarbeiter des Unternehmens auf eine einheitliche Datenbasis zu. Effektives Arbeiten und richtiges Reagieren durch den vereinfachten Zugriff wird möglich. Die Erweiterung eines ERP-Systems um ein CRM-Tool hat den Vorteil, dass Serviceleistungen vereinfacht werden, auf Vorlieben oder Gewohnheiten schnell reagiert werden kann und Kunden sich langfristig binden lassen.

ERP- und CRM-Systeme lassen sich meist gut miteinander verknüpfen, wenn entsprechende Schnittstellen vorhanden sind. Die Anwendungen sollten daher vorab aufeinander abgestimmt werden, damit einer fortlaufenden Pflege der Daten auf Dauer nichts entgegenwirkt. Ergänzt man die beschriebene Businesslösung um ein Workflow-Managementsystem, können zusätzlich Prozesse gesteuert und überwacht werden. Eine Integration in eine bestehende Softwarelandschaft ist zumeist möglich und auch sehr sinnvoll. Workflow basiertes Monitoring kann die Fehleranfälligkeit verringern, die Durchlaufzeiten verkürzen und die Transparenz erhöhen. Sind Personengruppen und technische Aufgabenträger festgelegt, lassen sich Aufgaben, Werkzeuge, Termine oder notwendige Dokumente aus dem Arbeitsfluss automatisch ableiten.

Business Intelligence-Lösung (BI) und Process Mining

Mit dem wachsenden Grad der Digitalisierung, steigt auch das Volumen der Datenmenge und der zu verwertenden Informationen. Das Zusammenspiel von ERP-System und Business Intelligence-Lösung (BI) gewährleistet, dass aus automatisierten Abläufen Informationen herausgezogen und diese für eine andauernde Verbesserung genutzt werden können. BI analysiert die gepflegten Daten (bspw. im ERP-System) von Kunden, Lieferanten, aus der Produktion oder dem Produktportfolio und stellt diese, je nach Bedarf, zusammen. Durch verschiedene Tools innerhalb der BI werden Daten und Ergebnisse visualisiert und Hilfestellungen und Optimierungsvorschläge, bspw. zu Prozessen oder dem Marktgeschehen, gegeben. Die Befähigung schneller reagieren zu können, führt auf lange Sicht zu erheblichen Wettbewerbsvorteilen.

Ein vergleichsweise neues Themenfeld innerhalb der BI ist das sogenannte Process Mining, mit dessen Hilfe vor allem das Controlling von prozessbezogener KPIs   profitiert. Mithilfe von Ereignis-Log-Daten aus den IT-Systemen (sogenannte digitale Fußabdrücke) können tatsächliche Ist-Prozesse mit den theoretischen Soll-Prozessen im Fluss verglichen und grafisch analysiert werden. Auch die Ermittlung von Prozess-Mengengerüsten ist auf diese Weise möglich. Die daraus resultierenden Analysen von Best- und Worst Practices können weitere Vorteile im Wettbewerb verschaffen.

Die sinnvolle Integration aller Systemanwendungen bringt in der für das Unternehmen richtigen Kombination einen enormen Wettbewerbsvorteil. Vorhandene Daten können auf diese Weise bestmöglich genutzt werden und die Effektivität wird nachhaltig gesteigert.

Homogene Systemlösung oder Best-of-Breed Ansatz

Hat sich ein Unternehmen für den Ausbau der eigenen Systemlandschaft entschieden, so steht es vor einer schwierigen Entscheidung: Die Auswahl der „richtigen“ Anbieter. Es stellt sich vor allem die Frage, ob die Einführung eines zusätzlichen Systems überhaupt notwendig ist oder die kombinierte Systemlösung des aktuellen Anbieters ausreicht.

Für kleinere Unternehmen ist die Entscheidung aber zu allererst eine Frage der Kosten, die nicht zuletzt auch bei der anfallenden Pflege der Businesslösung und der damit verbundenen Aufwände entstehen. Die meisten ERP-Anbieter haben Komplettlösungen in ihrem Produktportfolio und können damit den Standardbedarf abdecken. Eine Integration in die bestehende Systemlandschaft ist zudem einfacher und vermeidet doppelte Datenpflege. Die geringeren Einführungs- und Pflegekosten stehen jedoch im Konflikt mit einem geringeren Leistungsspektrum und möglicherweise mangelnder Flexibilität.

Wird der Best-of-Breed Ansatz verfolgt, heißt es die besten Software-Anbieter für jeden Bereich des eigenen Unternehmens zu finden und die verschiedenen Systemlösungen sinnvoll und zielführend zu kombinieren. Die so entstandene Businesslösung ist individuell zugeschnitten und an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst, bedarf jedoch einer umfangreichen Pflege. Letztlich muss ein Unternehmen sich fragen, was es wirklich benötigt, um die eigenen Ziele zu erreichen und von Synergieeffekten zu profitieren.

Businesslösungen für den Mittelstand: Blick in die Zukunft

Standardisierte Prozesse, die unterstützt werden durch moderne Softwarelösungen, sind Hygienefaktoren geworden. Die Corona-Pandemie hat die Notwendigkeit reibungsloser, systemgestützter Prozesse nochmals verstärkt. Software bzw. IT sollte deshalb als Werkzeug betrachtet werden, welches den Unternehmenserfolg befördert. Jedes Unternehmen sollte daher die für sich erforderlichen Werkzeuge systematisch auswählen und implementieren. Integrierte, systemunterstützte Prozesse sind, in den Händen gut qualifizierter Mitarbeiter, der beste Garant für den Unternehmenserfolg.

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